规范档案管理与规范卫生监督工作初探

文/颜秋兰

随着人们法制观念的增强和卫生监督体制的改革，卫生监督工作与往年相比有了较大变化，一些服务项目由原来的以监督带动服务模式转变为以规范、优质、高效的服务来赢得服务对象的模式。因此如何规范工作，提高工作质量，成为各级卫生监督机构亟待解决的一大课题。在工作中我们探索用规范档案管理来规范整体工作的做法，收到了良好的效果，现总结如下。

一、制订工作程序

根据卫生部卫生监督规范要求，监督所对日常工作制订了详细的工作程序，明确各项工作应遵循的原则、工作方法、步骤以及工作中应保存的资料和保存资料应涵盖的信息等，这些资料将作为档案资料的重要来源，并以此作为评价工作质量高低的重要依据。

二、档案管理方式

档案按照科技事业单位档案管理标准进行收集、整理，实行所、科两级负责、全所统一管理的模式。

（一）成立组织。监督所成立档案管理委员会，设专职档案管理员，负责全所档案资料的收集、整理、管理、使用，并负责对各科档案的收集、整理、管理、使用进行监督、指导。各科室设兼职档案员，负责本科资料的收集、整理、归档。

（二）资料的收集、归档。一是完整性资料。完整性资料按照工作程序要求，明确归档的资料，各科室应于次年1月15日前移交所档案室，所档案管理委员会指定专人负责档案的接收。交资料时，接收人应逐项审核移交档案的完整性、规范性，符合要求的交接双方签字，由档案室按档案管理要求装订成卷，对不符合要求但可弥补的由科室在规定时间内进行充实完善，符合要求后再移交。对不可弥补的，由科室写出说明交档案室一并整理归档。二是跨年度性资料。对一些年度内不能完成的工作，由所档案管理委员会审核签字认可，待工作完成后资料再移交归档。三是延续性、活动性资料。对一些延续性、活动性内容不能固定的资料，科室每年写出总结性材料报所档案管理委员会，所档案管理委员会逐项审核后，形成活页档案，由科室保管。如工作延续性终止或资料内容不再变化，随时按程序整理归档。

（三）档案资料的保管。各科移交资料整理归档后，对反映主要业务工作总体水平的资料以及在基础工作中形成的综合性、分析性并具有一定学术价值和保存价值的档案，原则上由所档案室统一管理。科室使用频繁或需在一段时间内集中使用的资料，科室可办理借阅手续，由科室保管。

（四）电子档案的管理。随着办公自动化速度的加快，一些档案资料电子化速度也在加快，所按照各项工作程序研制开发了相应软件，对这类档案资料，年终也需随文字材料一起移交档案室，所档案管理委员会按标准审查合格后收集整理，刻录光盘存档。

三、考核

严格的考核是规范档案管理，促进工作上水平的关键。各科档案管理考核由所档案管理委员会负责，纳入所综合目标管理考核中，从资料的收集、整理，到档案资料的管理、使用都有明确的考核细则和量化标准。考核分为定期考核、不定期考核和年终移交档案考核3种形式。

（一）定期考核。定期考核即是所档案管理委员会每季度对各科资料的完整性、规范性进行检查，对检查出的问题提出改正意见限期改正，并在下次检查中作为必查内容进行复查，再次检查仍不合格的予以通报批评，并按标准扣除综合目标管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所档案管理委员会不定期抽查科室资料，发现问题及时提出改正意见，并作为定期检查时的必查内容。再次检查仍不改正的将依照标准扣除综合目标管理得分。

（三）年终移交档案考核。年终移交档案时，所档案管理委员会对各科资料完整性、规范性、及时性进行全面细致的考核，发现不规范、不及时的，责令其限期改正，对逾期不进行改正或造成档案资料缺失不能弥补的，除通报批评和按标准扣除综合目标得分外，并取消其先进科室评选资格，有关责任人不得评为年度考核优秀和先进工作者。

四、体会

通过几年规范档案管理与规范卫生监督工作的探讨，达到了档案管理和工作双促进的目的。我所档案管理先后通过科技事业单位档案管理省一级和科技事业单位档案管理国家二级评审，连年受到省市档案局的表彰。通过规范档案管理也使工作得到规范，工作质量得到提高，工作形成规范化、制度化，应对突发事件的能力显著提高。几年来，无一例差错事故出现。在上级业务部门单项和综合考评中都取得了好名次。由于严格规范的工作和系统、全面、真实可靠的资料积累，也使我所科研论文硕果累累，近几年完成科研10余项，在省级以上杂志上发表论文近百篇。由此可见规范档案管理是规范工作，提高工作质量行之有效的手段。