论新形势下档案管理现代化

文/吉林省第五地质调查所 李海珠

随着全球经济一体化的不断发展，现代企业制度开始在全球范围内广泛建立起来。而企业的档案管理工作作为企业内部管理的关键环节，对企业行政管理工作的开展起着重要作用。而由于档案管理工作的特殊性，很容易造成它与企业发展的其他方面脱节，进而影响到企业的顺利运行，因此，在科学技术日益发达的今天，寻求企业档案管理的现代化发展是解决档案管理工作滞后问题的重点。

一、企业档案管理现代化的重要性

（一）档案管理的概念

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史资料的一种专业，所以档案管理工作是一项管理性的工作。但是，档案管理系统不是孤立的，而是与企业的其他部门相互联系的，是企业运营管理系统中不可缺少的组成部分。它通过提供档案信息来为企业的运营实践服务，这是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了使企业的发展更好地适应社会发展的需要，它具有一定的服务性。

（二）档案管理现代化的必要性

1.时代发展的要求。新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。而随着现代化的电子信息技术和高新科技在全世界范围内的迅猛发展,计算机、网络等第三次科技革命带来的新技术、新手段在社会生活的各个领域和部门中得到大范围的普遍运用。自动化办公和无纸办公已经成为现代企业发展的一个新趋势,而档案管理工作作为现代企业不可缺少的一环，必须不断进行管理方法和理念的改革，使其跟上时代发展的步伐,朝着实现现代企业档案管理的现代化发展。

2.工作效率的要求。现代企业的发展越来越重视工作效率，办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的，提高工作效率，节约办公时间和办公资源，是市场经济时代的主流发展方向。而如果一直沿用过去传统的档案管理模式，就必然会出现办公效率低下、查询时间长、管理资源浪费过多等现象，这样的档案管理方式严重影响了企业对档案管理的利用效率，消减了其存在的意义。档案管理部门也很有可能成为企业的鸡肋部门。从另一个角度来说，企业内部实行的办公自动化也对档案管理的现代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企业的电子档案库，这样既方便资料查询、提高了档案管理工作的效率，也有利于节约档案管理资源。

3.档案保护和利用的要求。对档案的的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理的现代化。许多档案由于存放的时间过长，再加上对档案的防护措施不足，导致有些纸质的档案材料由于长期因疏于保护而出现脱落、模糊等现象。此外，传统的档案资料保管方式非常落后，不利于其他部门的随时查阅，在企业内部，也不利于档案资源信息的共享，而在同一时间段，几乎不能同时与他人同时掌握相关的档案资料，降低了档案信息的利用效率，不利于实现各项工作的高效性和机动性。

二、我国现阶段的档案管理现代化发展中存在的问题

（一）档案管理工作人员的专业素质不高

伴随着社会的进步和发展，必然要求广大社会主义建设者和劳动者的素质也能够得到更为全面的提高。而企业档案管理部门的工作者作为现代企业档案管理现代化发展的操作者必然要计算在内。企业档案管理人员的专业素质和职业技能的高低对企业相关的档案管理工作的现代化发展起着至关重要的作用，它是决定企业档案管理工作好坏、成败的关键因素。

档案管理的现代化是一项对相关工作人员的素质要求很高的一项工作，它除了要求档案管理人员有较高的档案管理方面的专业素养和职业技能外，还要求档案管理人员具有较好的职业道德和个人修养，了解时代发展的特点，具有与时俱进的新精神，最重要的一点就是要掌握现代化的管理理念和技术，而且能将现代科学技术与档案管理融为一体。只有这样，才能让企业的档案管理工作跟上时代发展的步伐，适应企业的发展速度。但是，目前由于我国的现代企业制度尚处于探索发展阶段，我国的档案管理工作也处在初级发展阶段，而相关的档案管理的工作人员的职业技能和专业素养离现代企业档案管理现代化发展的要求还有一定的差距，在档案管理人才培养和训练方面还有所欠缺。

（二）档案管理工作的规范性较差

企业档案管理能否顺利展开的一个重要因素就是档案管理的规范化和标准化的程度。但是，由于目前我国的经济还处于转轨发展时期，许多行业都存在变动，不少行业的规范性和标准化程度还不高。当然这个问题也反应在了国内企业档案管理的问题上。现阶段，我国不少企业的档案管理工作都存在管理秩序极度混乱、内部管理人员的责任分工不到位、档案管理、分类等工作规定不明确、档案的保密工作没有明确的规定等现象。而如此没有规范性的档案管理不仅给企业的档案管理工作的本身带来一些问题，妨碍了企业档案管理的现代化，同时，也对企业的其他部门的工作造成了一定的阻碍，不利于企业的良性发展。

三、实现档案管理现代化的基本措施

（一）大力培养优秀的现代化人才

加强对企业档案管理岗位技术人员的培养,打造一批能够掌握现代科学技术的优秀档案管理人才,适应自动化办公、无纸办公等现代办公方式。在培养企业的档案管理人才时，必须要致力于培养一批具有较好的综合素质、档案管理的理论知识，以及能有效掌握现代电子通讯技术、网络技术等科学技术的综合性管理人才。走出一条科技含量高的企业档案管理的现代化之路。而对档案管理的人才培养和引进还要注重对工程技术人员、组织管理人员、技术操作和维修人员的分类培养。此外，企业还要定期对相关的工作人员进行在岗的专业技能和现代企业管理的理念培训，以此来打造一支充满活力的企业档案管理工作的专业型人才队伍。

（二）实现档案管理的标准化和规范化

要实现企业档案管理的标准化和规范化管理，首先就要建立一套标准的档案管理工作的理论原则和技术方法，在行业内形成对档案管理的规范化建设。而实现档案管理的标准化和规范化对企业档案管理的现代化发展起着很重要的作用。进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案、维护档案的完整与安全、便于利用的原则。也只有按照这个原则真正实现了档案管理工作的标准化和规范化，才能为企业的档案管理现代化打下了坚实的基础。

（三）使档案管理的建筑和设备达标

从硬件设施建设方面来说，要实现档案管理的现代化，就必须要建立高标准的档案存放库，对存放档案的建筑物的要求一定要达标，要从屋子的湿度、温度、位置等各个方面来考虑，要确保档案存放的安全性和可靠性，还要加入一些可控温、控制湿度的电子信息设备等，加大档案管理的科学性，争取早日实现对档案管理工作的现代化目标。

[1]李春雨,王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家,2009(12):15-17.

[2]李红.论新形势下的档案管理现代化[J].中国水运（社科版）,2007（04）:18-20.

[3]陈丽莲,黄建峰.档案管理的现代化[J].办公室业务,2012(09):22-25.