探讨ISO9001标准在企业档案管理中的应用

文/泰州石油化工有限责任公司 江秀萍

企业档案管理和质量管理是企业管理中不可缺少的工作，在企业生产经营、技术改造中发挥着重要的作用，公司自1999年开始贯彻ISO9001标准以来，即将档案管理融入ISO9001质量管理体系中，按照体系标准要求重新整合档案管理流程，实现了互为促进、持续发展的效果。

一、企业档案管理的含义和要求

（一）企业档案的含义

企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件材料，来源于市场营销、生产技术管理、劳动人事管理、设备能源管理等一系列和质量管理有关的活动，并以书面文件、图纸、磁盘、电子媒体等形式保存下来的记录，从理论上讲，企业档案大量地来源于企业质量管理活动。

（二）企业档案管理的要求

一是在组织管理上，需建立与单位实际相适应的档案管理体制和档案工作机构，配置专、兼职档案员，制定并落实文件材料整理归档等一系列档案工作制度。二是在档案保管条件上，要配置专用的档案库房并符合库房管理的“七防”要求，配置符合要求的档案装具及设备设施，三是在档案基础业务建设上，能够按标准规范开展文件材料及档案整理、保管、鉴定、统计工作。四是编有一系列档案检索工具和档案汇编材料，搞好开发利用工作。

档案工作的实质是一项管理工作，除了需要档案部门规范化、科学化、专业化管理外，档案工作同各个部门各个环节相连，档案材料的汇集依赖于各部门的资料的汇集。

二、ISO9001质量管理体系的要求

ISO9001标准是一个管理标准，主要由质量管理体系要求、策划、资源管理、产品实现、采购和测量分析改进等章节构成，质量体系贯穿了产品生产制造、基础设施管理、试验检测、售后服务等产品质量形成的全部过程，实际上就是一个过程控制，在这个过程中必然产生着大量的企业档案。同时ISO9001标准要求建立并保持文件化的质量体系，保持文件的适用性。具体讲，就是要有质量手册、程序文件和作业指导性文件共三个层次的文件，这些文件必然是企业质量管理中应归档保存的重点内容。按照ISO9001标准的要求，企业建立一个文件化的管理体系，编制了包含对文件和记录控制、过程控制、内部检查、不合格控制和纠正预防措施等内容的质量手册和程序文件。本公司管理方式是规定质量记录程序由综合档案室编制文件及控制，按照质量记录控制程序文件要求，我们又编制了第三层次受控文件《质量记录清单》，部门质量体系管理中产生的记录名称，使用部门、保管部门及保管期限在清单里一目了然，该清单明确了哪些记录应归档，哪些记录由部门保存。应该归档的记录由各部门文件管理员收集归档，如机械动力部的《设备台帐》、《设备检修任务书单》，有些记录在《质量记录清单》规定由部门自行保存，如各生产车间的《岗位操作记录》、《日巡检记录》，即每天对生产装置的工艺记录、电器仪表、生产设备的日常巡查工作，作为后期工作参考凭证；再如公司人力资源部的《职工培训登记表》，作为日常管理工作的考核目标及质量审核的依据材料，需要随时利用检索，也自行保管，以便于随时调借记录和定期的外部审核。

三、企业档案与质量体系在管理目的手段上实现有效整合

ISO9001标准要求企业建立并执行质量记录的档案管理程序，在标准中的“4.2.3文件控制”和“4.2.4记录控制”对文件的管理和质量记录的管理进行了明确的定义，无论是文件发布前的批准、审批、更改、修订、发放、保存废止，还是质量记录的标识、贮存、检索、保管和处置等等都和档案管理工作如出一辙，非常便于为评价产品过程和服务是否符合规定要求和质量体系有效运行，提供分析依据。可见“质量记录”从管理程序到管理目的乃至名词术语都与档案管理要求相似。因此，“质量记录”相当一部分属于“企业档案”的范畴。“质量记录”的控制必须依靠档案工作管理网络提供保证和支持。公司在开展ISO9001标准认证中原有的档案管理体系对资料的控制发挥了重要作用，所以企业档案和质量体系在管理目的、管理手段、管理要求上较为相似，档案业务同质量体系紧密相联。

四、通过贯彻ISO9001标准，有效的促进了公司档案管理工作规范化

贯彻ISO9000标准就要求加强文件和资料的控制，统一文件生成、审批程序，统一文件的格式，做好文件材料的分类和标识，既保证了文件材料的统一性和准确性，同时也保证了档案的完整性、统一性和有效性。公司进行ISO9001质量管理体系的达标，使各部门建立了本专业的管理体系外，文件控制程序，记录控制程序和档案管理办法同样也覆盖部门的整个管理过程中。

一方面我们根据《工业企业档案分类试行规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2009年又重新修订了《企业档案分类方案及保管期限表》，按质量体系受控文件发放，对各类档案归档范围、保管期限、主要形成部门做了重新修改，进行了规范化管理。另一方面，为了促进公司的质量管理体系作用的发挥，结合档案管理工作既要符合制度规定又要符合使用部门的利用查找的原则，结合质量管理体系的要求，对归档方式、归档要求、保管、利用、鉴定、销毁、移交等制度进行修改，即《档案管理制度汇编》，按受控文件进行发放，使其从内容上更全面的涵盖了质量管理体系中涉及的档案管理内容；同时我们在公司各部门内部设立兼职档案管理人员，通过培训方式将公司的《档案管理制度汇编》贯彻落实到每个部门，使质量体系运行中产生的文件材料在保管、存放、检索、利用方式上符合档案制度要求，为了加强管理，我们还建立了《档案管理考核细则》，对有档不归或不符合档案管理规定的单位和个人，对照细则硬考核，硬兑现，年终对表现突出的单位和个人，将给予表彰奖励。从而规范档案管理的绩效考核，有效地促进了企业档案工作的综合管理。

尽管ISO9001系列标准没有把档案工作作为一项单独的要素列入标准，但由于档案工作的职能作用及其与质量体系中各要素的关系，形成了档案工作与贯彻 ISO9000标准间相辅相成的联系，企业档案管理工作是质量管理体系的重要环节之一，也是保证质量体系持续有效运行不可缺少的部分。与此同时，要使贯标工作与档案管理自身规范有机的结合，既要重视质量体系，也要杜绝片面地把贯标工作与档案管理工作对立起来的错误做法，甚至破坏了档案工作自身的规范。总之，只有正确地处理好质量体系工作与档案工作的关系。才能推进档案管理工作与质量体系认证工作不断的向前发展，最终实现不断持续改进、规范企业基础管理工作的目标。

通过贯标，企业的档案管理进一步规范化，并经过持续改进，不断提高，且始终处于受控状态，使制度符合企业的生产运行，这样的制度才是合理和实用的。ISO9001标准在企业档案管理中的应用也是适宜的。

[1]GB/T 19001-2008/国际标准 ISO9001-2008,质量管理体系要求[S].

[2]国家档案局,国务院国有资产监督管理委员会印发.国有企业文件材料归档办法[Z].2004-1-20.

[3]国家档案局,国家经贸委,国家计委.企业档案管理规定[Z],2002-7-22.