试谈关闭企业档案管理工作

文/广州广悦资产管理有限公司 罗演萍

档案是指公司自筹建以来及属下各企业在其职能范围和各种活动中形成的具有保存和利用价值的各种门类和载体的历史记录；档案是历史的真实记录，是公司的宝贵财富。广悦公司成立于2001年2月，其主要职责是管理广汽工业集团属下非正常营运企业，主要工作任务是资产处置、清理债权债务，解决企业历史遗留问题，最终注销关停企业的工商登记或实现国有股权转让退出。成立以来共接管120多家非正常生产经营的企业的档案资料，由于接管的都是关停企业，要解决的都是原企业正常期间积累的无法及时解决的历史问题，因此必须建立在大量的历史档案基础上，可以说缺少历史档案，工作寸步难行。

随着经济体制改革的不断深化，部分国有企业由于无法继续经营，相继关停，企业的关停带来了档案的归属和如何保证完整安全等一系列问题，而且，往往这类关停企业的档案资料保存最成问题。一方面，这些关停企业大都历史悠久，投资关系、资产关系、债权债务关系、劳动人事关系相当复杂；另一方面，随着企业经济下坡，工作人员对档案资料收集整理不再重视，致使大量档案资料出现散、乱、破损、虫蚀等现象。

一、近年来从我司接管关停企业的档案资料中，普遍存在着以下问题

（一）机构不健全，档案管理混乱

企业成立以来，没有设置专门的档案机构和专职人员，各类档案处于部门分散管理，保管部门每年未按要求进行规范归档、立卷整理工作，随着企业效益逐年下滑，大部分企业在关停过程中没有把档案管理纳入破产清算工作程序中，致使这些企业的档案既没经过系统整理和必要的鉴定，更未编制必要的检索工具和列出清册，不同价值的档案混杂在一起；有的企业只是将档案按照不同的类别装入编织袋或纸箱中存放，基本上处于无人管理状态，更可怕的是有部分关停企业的档案已遭受火灾、水浸、虫蚀现象，场面一片狼籍。由于管理不善，部分企业的个人档案丢失现象屡有发生，因此引发一系列的遗留问题。

（二）保管条件差，安全隐患大

由于大部分关停企业已处于多年的停产状态，领导不再重视档案工作，多年没有投入相应的资金改善档案室，造成档案保管条件差，有的企业没有设立专门的档案室，档案与其它杂物堆放在一起；有的企业虽设立了档案室，但由于无专人管理，室内布满灰尘，且没有配备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防潮、防虫鼠等设施，存在着很多档案发生损坏、虫害、霉变、褪变乃至失盗等安全隐患。由于这些档案没有经过系统鉴定、整理，保管条件又比较差，严重影响了档案资料的安全保管和有效利用。

（三）人员变动大，档案不规范

在档案接收中发现，部分关停企业的档案从没有进行规范分类、整理、排序、编目等工作，各类档案一捆一捆地堆放在铁柜或纸箱中，也没有标识清楚，造成查找困难。在接收档案时，留守人员对档案情况毫不知情，只是负责保管锁匙，在办理档案移交接收时，企业留守人员无法提供移交清册，因此造成接收十分困难。

综述以上情况，建议企业不管是处于正常经营或关停状态都必须重视档案管理工作，领导带头做好档案工作，只有做好档案管理工作，才能确保各项工作顺利开展，通过有效、准确的了解企业历史，发展过程，才可以提供有力的依据，解决历史遗留问题，从而真正发挥档案的作用。

二、如何做好档案管理工作

（一）领导带头重视档案工作

每个企业应该从筹备成立开始就要重视档案管理工作，由公司领导亲自抓好档案管理，成立档案管理机构和配备专职人员，负责日常收集、整理企业发展全过程的档案资料，并按规定做好年度各类档案的归档、立卷、整理、编目等工作。

（二）加强档案库房建设

参照省、市档案局制订的标准，建立专门的档案库房，购置相应的防潮、防湿、防霉、恒温、防盗、铁柜等档案专用设备，配备消防器材，每年投入资金改善和更新库房设施，只有做好档案库房的基础建设，档案资料的保管质量才能得到有效保障。

（三）注重培训，稳定档案队伍

由于关停企业和留守人员的特殊性，企业停止运作或工商销号都会带来档案管理人员的大幅变动，为了确保档案管理的服务水平，但凡档案管理岗位的人员变动，必定在第一时间安排其他人员进行岗位培训，并在最短的时间内做好档案的交接手续，同时，档案人员最好有一定的稳定性，在企业关停期间做好档案交接的各项准备工作，确保档案资料安全、顺利地向上级单位移交。