探讨非政府部门档案工作边缘化的现状及对策

文/海南省人民医院院办文书档案室 李倩

档案工作被忽视、被冷落是国内普遍存在的现象，尤其在非政府部门，如笔者所在单位里，档案工作普遍被单位领导不重视、被单位内其他部门忽视、被档案人自己轻视，边缘化现象至今未缓解。

一、医院档案工作被边缘化的现状

作为档案工作者，你有否遇到档案管理设备难充实、科班档案专业人手难配备、文件资料难收集、现有档案人员接受继续教育机会稀缺等问题？这是当前国内众多非政府单位的档案部门面临的共同困境。边缘化描述的是一种不入主流，没有号召力、影响力和权威力,容易被忽视被冷落的处境。就本人所在医院而言，档案工作被边缘化也很明显，没有档案岗位的固有编制，引进档案专业科班人员难，到目前单位未配备一名档案专业科班出身人员；多年来单位没有成立综合档案部门，办公室、人事部门、财务部门、设备部门、基建部门都散落着应归档的重要资料；5年前，医院成立综合档案室，按要求，每年年初，各部门都应该将应归档的档案资料移交给综合档案室，但大家档案意识不强，各部门为一己之利，不配合档案资料移交工作，另一方面各部门应归档的文件资料又没有得到专业化的收集、保管，致使残缺不全；在问题的多次发生后，单位领导也未能及时督促制止，档案工作的质量未能得到大的提升，被边缘化现象凸显。

二、档案工作边缘化的原因

究其原因，边缘化是档案自身利用价值没有得到充分体现所致。事务的价值体现在其自身的满足和外界的认同，但也只有完善自身并创造了所说的被利用价值才能被认同。对于档案工作的自身，档案收集不够完整、保管不够妥当、提供服务的方式单一，导致档案的自身价值有限，不被认同势必造成被边缘化的结局。

（一）档案部门不完善自身

档案工作的本质，就是做好档案的收集、保管、提供利用，以达到维护历史记忆的原始性、真实性、连续性，这是档案部门不可推卸的社会责任。围观档案工作的三环节，有以下之难：

1.收集难。收集工作是档案工作起点与基础，没有收集，档案工作无从谈起，但日常工作中收集难处处可见。譬如，部门负责人外出开会带回的重要资料不愿意移交档案部门，职能部门牵头制定的合同协议正本要自己保存，大型活动会务无档案产生，基建项目、大型设备在验收环节没有档案工作人员参，致使资料收集整理残缺不全，档案的原始凭证价值和历史查考作用被人为降低，无法有效提供利用，给单位和社会都带来无法用数据说明地损失。档案部门成为既往资料的一个存放点，不能主动为外界提供被利用的价值，档案工作当然会被忽略，被边缘化。

2.保管条件差。大部分单位无专门档案装具、库房小，配套设施不达标，致使档案存在丢失、易损毁的风险，且难以应付突发事故，基本的档案管理物质设备和技术手段难以得到有效保障。就笔者本人所在单位而言，虽有120多年的历史，但受限于医院历史资料难收集，至今未能编就一部成册的院志，这不仅是医院的损失，更是社会记忆的损失，是对历史的不负责。但从另外一个角度而言，档案部门未能提供相对完整的历史资料，这也让档案部门失去了一次让单位领导层重视的机会。

3.提供利用渠道有限，服务缺乏创新，档案价值难以得到体现。档案提供利用是档案工作价值的集中体现。目前，就笔者所在医院的档案利用情况看，所提供利用水平低，产品单一，档案仅能作为一个物件，不能成为档案人主观劳动的优化产品，编研成果接近于零，与医院经营管理主流业务有所偏离，直接导致档案工作价值难以得到有效体现。

4.档案工作人员专业化水平低。尤其是随科技的进步，计算机技术的广泛应用，部分档案工作人员由于自身的知识水平跟不上社会的需要，观念落伍、方法老化，许多工作感觉力不从心，对自身所从事的档案管理工作失去兴趣，导致档案工作人员积极性和主动性不高，责任心和进取心不强，机械的应付着表面的工作，对档案管理工作中出现的问题不闻不问、不注意思考，自己被自己所边缘化。

（二）档案工作不受外界青睐

1.在社会界，特别是在新技术、新项目受到青睐的技术型单位（如医院），对现代信息技术重视越来越强烈，注重对隐性知识的挖掘，忽视对显性知识（档案）的开发利用。而借阅性质突出的档案部门，在信息化水平越来越高的当今社会，未能受到应有的重视，工作人员受到冷落，接受继续教育的机会少，内心不平衡，加之在传统观念下认为档案工作只是看好库房而已、毫无技术含量，从而轻视档案工作，使得档案馆工作人员的工作热情受到打击。

2.在医院内，虽然医院属于公益性质，但受自负盈亏的压力，不得不考虑经济效益。档案在现有的传统管理模式下，价值创新不强，很难直接体现为有利于医院创造社会效益和经济效益的因素而不受青睐。种种原因交集，致使档案工作地位不高，被外界边缘化现象突出。

三、如何扭转档案工作边缘化的局面

任何处于边缘的事物，它的结局要么是从边缘重新返回中心，要么是从边缘走向消亡。档案是医院经营痕迹及成果的固化，是以文字、图表、声像等形式记录整理的显性知识，是医院重要的基础性工作，有必要争取积极因素，让档案工作回归医院中心工作。

（一）把好入门关

档案管理工作本是一项被动、单调、繁杂、机械化而又默默无闻的管理活动，工作的程序化明显，它需要工作人员对本工作充满爱、拥有良好的业务知识，有甘于寂寞的心理素质。因此，在确定档案部门工作人选时，衡量人选的心理素质是首选，因为，?在一个群体中，一人的情绪容易通过感染和模仿等途径蔓延开，或将成为群体行为，工作人员边缘化的心态对日后的档案管理工作埋下了隐患，因此这一现象必须得到关注。

（二）配备专业人员

医院如何创新档案价值，凸显档案工作价值，提升档案工作地位，配备专业化的档案工作人员是关键。档案人未接受系统的档案专业知识培训，没有相应的理论知识框架，即使拥有十足的责任心，虽能做好现有档案资料的收集、保管，也难以提高档案的利用质量，因为缺乏理论知识，就难于鉴定材料的归档标准、难于开展编研，而恰恰正是后面的这两项工作，更能生产出有利档案转化成能参与医院日常工作的产品，如按类别编辑档案资料，以复印件装订成册提供利用，在各部门因相关工作需要查阅档案时，可以在短时间内了解到该项工作的前因后果及历史沿革。知识的系统性、全面性及查阅时间的高效性能使档案工作的社会地位逐步提高。

（三）开展广泛深入的档案宣传

大力宣传以增强社会档案意识。产品再好也需要一定的营销手段，宣传档案的利他性，扩大档案工作在医院内的影响力非常关键。宣传的方式有很多，可以直接向分管院领导介绍、可以通过纸质通知告知全院，也可以通过网络在院内宣传，还可以申请组建医院档案专业委员会，让多产档案的部门负责人成为委员，共同参与到医院档案管理工作的决策中来，以达到争取院领导、部门负责人的信赖与支持，让职工了解档案、认识档案、利用档案，促使档案工作融入到医院的主流工作中，扭转档案总被束之高阁的态势。同时打造档案工作人员良好的服务形象，注重宣传档案工作的先进人物、先进业绩，进一步增强作为档案工作者的光荣感和自豪感。扩大档案工作的服务外延，让档案人不再深居馆内，改变传统的封闭性视野，转变观念，为单位大众服务，满足医院各方面的档案需求，并通过档案人，把档案服务功能延伸入临床一线、入机关、入决策者的台面。人被利用是光荣的，档案人的工作成果能有利于他人的工作，将增强档案工作人员的荣誉感、自豪感，强化工作的自觉性与积极性，推动档案事业的创新与进步。

（四）定期开展具有针对性的培训

有计划安排档案工作人员接受继续教育，不断提高档案工作人员的专业素质和业务能力，尤其是让非档案专业科班出身的档案工作人员综合素质得以提升，让档案工作业务骨干积极参加各项现代化管理业务技能知识培训，使之掌握档案管理的现代化技术，逐步从繁琐的手工劳动中解脱出来，拥有更多的时间和精力开展档案资料的编研和利用等工作，以适应实际工作的需要。

（五）建立健全考核激励机制

考核激励机制是一种具有竞争精神科学的奖励制度，它的运行能够创造出一种良性的竞争环境，同时它也是一种人性化的管理机制。建立健全档案工作的考核奖励机制，它的目的也在于最大限度的调动档案工作人员的自觉性、积极性和创造能力，不断开发和利用档案信息资源，为医院提供服务。如从物质和精神上进行鼓励，鼓励档案馆工作人员为实现自己的价值努力奋斗，也在医院内部促成一种尊重知识、尊重人才、尊重创新的良好文化氛围，在全院内营造良好的档案文化氛围，以促进档案事业的可持续发展，

档案工作不可或缺的地位决定了档案边缘化的窘态应为阶段性的，改善该项工作的方式也是多纬度的。作为档案工作人员我们力所能及的努力就是从自己的纬度出发，要用心探索，积极争取，竭自己主观能动性，创档案服务新局面，尽档案工作的社会责任，必将有利于推动档案工作向单位中心工作靠拢而改变被边缘化的窘态。

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