工程建设文档全过程控制策略与方法

赵宏刚

从工程开始至竣工结束，项目文档的全过程控制非常重要，是能否按时移交文档的保障。严格控制环节，确保竣工文档的同步归档与移交。

一、前端控制

工程前期超前实施、做好事前控制，即工程开工前，先建好档案机构，制定各项规章制度，做到档案工作提前介入；对档案管理做到事前主动控制，通过提前策划，编制管理办法、加强培训学习等办法。

1.明确项目档案管理目标。查合同中对于工程资料管理标准、移交套数、移交时间以及有无特殊要求。对合同中资料管理方面的疑问要及早与业主沟通，理解合同中的具体要求。确定最后移交竣工资料的样式。

2.编制项目文档管理办法。结合总包合同、业主意见及我院的要求进行编制。必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度。以规范工程竣工文件的传递流程、装订要求、验收程序和移交计划等要求。在收集和编制竣工文件时做到有章可循，标准一致、职责分明。此办法将作为整个项目的资料管理标准。保证工程开工后资料管理的统一性。

3.加强培训学习。由于电建项目的参建单位多，项目档案管理工作面广而量大，各参建单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。组织各参建单位及总承包项目部的技术人员、资料管理人员档案业务学习，落实本工程竣工资料管理办法及相关标准，做到思想一致。

4.加大档案的宣传力度。增强员工档案意识。利用多种形式加强对工程竣工资料管理重要性的宣传，提高相关人员档案管理上的重视。比如组织培训学习、定期资料检查。

二、过程控制

工程施工过程中，对资料形成的质量、形成的进度进行跟踪控制。坚持档案管理的标准，对工程过程形成的资料严格把关，控制的关键是资料本身的质量和资料与实体进度的同步进行。

1.定期组织检查。检查工程进度与资料积累是否同步，工程验收、评价与资料归档是否同步。是否按文件组成形式归档，文件材料的质量是否达到档案管理要求的标准。重点检查施工记录（浇筑记录、养护记录等）总承包无存档的资料。

2.控制原材料原件的归档。施工单位上报的原材料报验，在监理审查合格后，在返还施工单位时，总包留存原件。避免施工单位移交竣工资料时原件丢失或不交。对于施工单位的施工原始记录等也要督促按时、按实体进度报送总承包资料室归档。确保总包存有完整的工程施工资料。

3.资料保证金控制。将工程资料纳入月度验工计价的范畴，约定5%的进度款作为资料考核。施工单位资料保证金应结合工程资料形成和报验情况给付。根据项目竣工资料管理办法，严格控制奖罚制度。提高施工单位对竣工资料管理工作的重视。有时间对现场进行了解，做到现场与资料相结合。了解资料产生到闭合的过程，资料流程、产生时间都要了解。资料要与工程月度进度计划相结合。本月应该产生多少，没完成多少，如何识别，这就必须要求我们对专业方面要进一步了解，参照月度进度计划控制资料保证金的发放。

4.项目文件编号。编号也是基本工作中的一个控制点 。工程资料编号具有标识作用，所有的工程资料，都可以通过编号的唯一性进行跟踪，提高查找效率，强化资料管理完整性。各参建单位包括总承包管理人员务必在每个文件资料上按要求填写编号，保证准确无误。

5.工程施工进度计划与资料管理相结合。工程部编制施工进度计划的同时，编制文件材料形成计划。检查工程实体进度的同时检查文件材料形成的情况。检查工程过程质量的同时检查文件材料形成质量；不允许资料后补跟不上计划。对缺少的资料进行原因分析，采取必要的措施予以纠正，如扣发当月资料保证金等。及时对缺少的资料跟踪，保证工程资料形成过程的受控状态。以分部工程为控制点，加强过程控制力度。要求各分包商把每个分部工程施工完成后，分包商须在规定时间内整理完成该分部工程所含的竣工文件（分部工程施工记录及验评资料、原材料）。

三、 竣工控制

每个单位工程施工完成后，分包方须在规定时间内整理完成该单位工程的竣工资料，并按规范标准组卷后移交总承包方组织审查。审查通过并整改完毕后，由分包商换取总承包方另两套分部工程资料进行组卷，并在规定时间内移交总包方。

设备文件归档时，文件盒上注明越细越好，一般注明合同号，可以再分专业。资料清单单独集中一份便于查询。设备合格证原件一定要放好，重要的合格证和特种设备需要在当地注册的质量证明材料单独存放（如三大主机、压力容器、电动葫芦、衡吊、电梯等）。

四、建议

不断自我提升业务，对施工现场加强学习。对于资料形成过程，如何形成要有大概的了解，做到工程与资料管理相结合，才能更好的做好档案管理。

全员参与档案质量管理，全员控制项目文档的质量，专业技术人员负责技术审查，档案人员负责档案审查。

（作者单位：山东电力工程咨询院有限公司）