关于如何加强医院人事档案管理的探讨

文/山东省枣庄市立第二医院 姜起

一、引言

人事档案，是对一个人的品德作风、政治面貌、主要经历等个人情况进行记录的文件资料，它是人事部门或组织考察、了解以及任用一个人的重要凭证和依据。医院人事档案，是指医护人员在科学研究、医疗过程中所形成的文字资料，它是医护人员思想品德、工作业绩、科研水平、专业能力等情况的集中反映。在医院的建设管理中，人事档案管理体现着至关重要的作用，首先，它为领导提供了各类医护人员的信息以及用人的依据；其次，它为劳动工资制度的改革提供了必要依据；最后，它还为医院员工的福利待遇、各专业的医护人员的职称评定提供了重要依据。所以说医院人事档案是重要的人才开发资源。在医疗卫生机构和人事制度改革的不断深入下，使得医院人事管理体现出了管理多元化、人事众多的特点，同时也带给人事档案管理更大的挑战和困难。

二、医院人事档案管理现状分析

（一）缺乏人事档案管理的意识

作为医院，医疗是其核心任务，为社会提供安全、优质的医疗服务是医院的运作目标，所以医院管理人员基本上在医院业务发展和医疗质量两方面较为重视，过于看重行政后勤服务于临床一线的方面，而轻视了其他方面的要求与条件，对人事档案的有效利用及其业务建设产生了极大影响。档案管理者的档案利用、归档意识普遍较为淡薄，这对医院的档案管理工作产生了直接的影响。医院的员工或科室不积极将各种工作业绩、科研成果、进修培训等特色材料归档，在人事档案中未体现出个人工作表现、业务能力等方面的动态信息，影响档案内容的完整性。有些人事档案材料仅记录了个人的政治情况、组织鉴定、入团（党）情况、工资变动等相对陈旧的情况，无法全面、真实地反映医院职工的现状。

（二）人事档案管理方法缺乏先进性

人事档案管理工作具有极高的机密性、政治性和专业性。在计算机技术的不断发展、成熟下，档案管理数字化、电子化成为了档案管理发展的必然趋势，它对档案管理工作效率、管理水平的提高有重要的促进作用。目前从整体而言，医院的计算机技术应用还处在低水平的状态，管理手段的落后，使得人事档案的涂改、丢失、损毁现象明显增多。同时，还有部分档案存在字迹不清、材料来源不明的现象。

（三）缺乏主动服务的意识

重管理、轻利用，是医院人事档案管理者存在的通病。目前，医院的人事档案管理普遍采用传统管理方式，在材料收集方面缺乏及时性和主动性，被动的工作模式对人事档案动态性规律缺乏重视，从而也让医务人员的专业水平在人事档案中得不到应有的重视。档案管理者在主动服务于医院的各种管理、档案信息的利用方面，服务意识较为薄弱。其中很大一部分档案管理者都没有过正规的档案专业教育、培训的经历，缺乏档案专业知识和档案法律意识。

三、加强医院人事档案管理的建议

（一）强化档案管理意识

通过在医院内部宣传《档案法》的方法，全面提升全体医务工作者的档案意识。档案管理意识的强化，首先要从医院各级领导做起。对于档案工作的重要性，各级领导要提高认识，充分意识到人事档案管理是组成医院管理的重要部分，人事档案作为医院的信息资源，它是人事管理工作的直接参与者，也是顺利开展各项人事管理工作的前提和基础；其次，要在医院中通过各种信息渠道，大力宣传人事档案的重要性。让员工充分意识到人事档案管理与自身利益息息相关，它是自己的职位调动、提拔、晋升的重要依据，进而让员工归档意识得到有效提升；第三，增强档案管理者的工作主动性。要让档案管理者认识到，保持人事档案信息的及时、全面和完整是其工作责任，让其工作紧迫感、责任感得到增强，促使其主动对档案信息进行了解、收集和鉴别，让其主观能动性得到全面发挥；最后，档案员必须要树立良好的服务意识，变换服务模式，将为医院服务作为人事档案管理的最终目标。

（二）改革人事档案管理模式

要建立全新的人事档案管理体系，首先就需要建立完善的人事档案管理制度，制度是实现规范化管理的前提。树立人事档案规范化的管理思想，使用新观念、高标准来对人事档案进行规范化管理，对工作程序进行严格要求，通过科学的、合理的管理方法，提高人事档案管理工作的质量。

1.对档案材料的形成过程加以规范。对于档案材料的收集，档案管理者必须要完整收集个人的材料，包括其在各时期中的相关经历，以及品德、才能、业绩方面材料。材料不仅要全面，还应当有针对性，所有材料不能千篇一律，对于职业、人群的不同，其收集的材料也有所不同。在档案材料鉴别方面，档案员要从手续完备与否、观点明确与否、表达精炼、准确与否等方面来进行鉴别，将假材料、无价值材料剔除；将与要求不符的材料退回，纠正以后再归档；将归档范围之外的材料退回相关单位；从而保证材料的不积压、不散失，让人事档案内容达到最优。在档案的查阅、出借、使用、转移等方面要加以规范。必须做到档随人走，杜绝篡改、编造档案的现象。同时，为了保证档案的机密性和安全性，要定期或不定期将档案材料进行核对，保证档案和当事人相符。

2.加强档案管理信息化建设。伴随着社会信息化发展，对医院人事档案管理也提出了信息化要求。人事档案管理信息化对建设现代化、规范化的人事档案管理有重要的帮助，对人事档案职能的发挥有重要的促进作用。人事档案的信息化管理，是指利用网络信息技术计算机技术，实现医院各类人事工作信息的传输、检索、加工和存储，高效而及时地服务于人事工作。信息化管理能避免档案材料因滞后而带来的时效性失真，并能减少档案形成过程中的诸多手工环节，所以使档案形成过程中错误率大大降低，提高了档案信息的完整性、准确性。要实现人事档案管理信息化，就需要医院加大资金投入，采购先进的档案管理设备，从而尽早实现人事档案管理信息化的转变。

（三）提升医院人事档案员的综合素质

医院人事档案管理以及当今社会信息化的特点，对人事档案工作者提出了更高的要求。档案员不仅要遵守相关的规章制度，还需要不断学习，提高自身的道德修养、业务素质，同时还要广阔的知识面、开阔的视野，在策略水平、工作技能方面得到提升。另外还要能熟练掌握并运用相关的计算机技术，让人事档案管理实现科学化、高效化、规范化。

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