基于资产管理系统和财务系统互相融合的高校固定资产管理合作机制设计

洪雪芬 谢和女 （广东金融学院财务处 广东广州 510521）

一、研究的目的与意义

我国大多数高校的固定资产管理都是由资产处或后勤处来履行职能。由于高校固定资产种类繁多，职能部门一般都有各自的资产管理系统，与财务通过对账的方式来进行固定资产的信息核对，并通过资产管理系统提供固定资产的折旧信息。但资产与财务分属不同的管理部门，无法将固定资产管理系统、存货系统和财务系统等诸多管理系统置于一个管理信息系统，高校财务系统的安全性难以得到保障，如果黑客通过管理信息系统进入网银和国库支付系统，其后果将不堪设想。2017年10月24日《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》（财会[2017]25号）发布，高校固定资产核算内容的要求更加细致，除“固定资产”外，增加了“公共基础设施”“政府储备物资”“文物文化资产”和“保障性住房”四个科目。高等院校的固定资产管理从某种意义上来说应该是广义的固定资产管理，管理的复杂性进一步上升，再沿用传统的管理方法进行固定资产的管理，难以实现固定资产的精细化管理。

就目前的情形而言，如何低成本、高效率地解决高校固定资产管理中存在的问题，保障高校固定资产的安全完整和高效利用，是加强高校财务管理必须要解决的问题，本文尝试通过资产管理系统和财务系统相互融合的合作机制，来探索高校固定资产管理的有效途径。

二、文献综述

固定资产管理是重要的跨部门管理工作，很多学者和从事资产管理的工作人员，站在不同角度对固定资产管理展开了相关研究。陈彬（2021）认为固定资产作为教学科研的物质基础,是高校各项事业有效运转的重要保障，固定资产管理要结合新政府会计制度要求管理。王玉伟等（2021）认为高校固定资产价值管理与实物管理在制度与机制比较落后，提出应用分级管理来实现协调等对策。唐华（2021）研究认为民航高校在固定资产管理运行体制机制中存在固定资产管理制度没有充分体现我国事业单位分类改革的目标要求等问题，提出了着力抓好民航高校固定资产管理制度的修订完善等对策。任方辉（2021）从不同角度对高校固定资产管理存在的问题进行了分析，从观念、机制、模式、手段以及监管这五个方面对高校固定资产管理新模式实施提出了一些建议。王化柱（2021）引入预算绩效理念，构建了一个“资产管理有队伍、资产配置有预算、资产使用有效率、资产处置有程序、过程管理有控制”的固定资产管理模式，并提出了基于预算绩效视角下的固定资产管理流程。左琳（2021）认为健全的项目库建设与管理机制对于项目后期的投资决策十分重要，提出了重点项目库和成熟项目库的管理办法。杨雨锜等（2021）提出了完善公立医院固定资产管理制度、强化固定资产会计核算、加强固定资产日常管理及实现信息化管理目标等措施。徐焕玲（2021）分析了高校固定资产信息化管理的发展现状，认为存在信息化落后、管理部门职能不清和缺乏监督制度等问题，提出了优化信息管理平台、打通部门壁垒和优化绩效考核等对策。

通过现有的研究成果发现，很少有文献就资产管理系统和财务系统互相融合的合作机制进行研究，这为本文提供了研究空间。

三、现行高校资产管理系统运行中高校固定资产管理存在的问题

现有高校固定资产管理系统已经实现了固定资产的信息化管理，形成了固定资产清单，实现了对固定资产新增、使用和报废的全过程管理。但是，由于资产管理系统是单系统运行，缺乏资产管理和财务管理相互融合的合作机制，在具体管理实践中存在五方面问题。

（一）固定资产入账不及时

由于资产管理系统和财务系统没有定期核对，导致固定资产入账不及时。比如某高校由于经办部门一直未交验收资料，不能办理固定资产入账，导致单位某年购买的采油发电机组在十年之后的专项资产清查中才被发现，在财务人员的多次催促下，经办部门才办理相应验收手续，完成固定资产入账。

（二）固定资产增加或减少的折旧计提不够准确

由于资产管理系统和财务系统没有定期交换制度信息，致政府会计制度变更以后，仍按照原有制度增加或减少折旧计提，导致固定资产增加或减少的折旧计提不够准确。比如某高校201X年度固定资产，按政府会计制度要求，新增加的固定资产应在当月开始计提折旧。经核实 ，本年度新增固定资产仍沿用旧制度，从下月才开始计提折旧；减少的固定资产应在当月停止计提折旧，经核实，本年度减少固定资产仍沿用旧制度，从下月才停止计提折旧。201X年度新增或减少的固定资产，折旧计提或不提的时间不符合新政府会计制度要求。究其原因，某高校会计核算所采用的固定资产折旧额是根据资产管理部门的资产管理系统数据进行计提的，由于资产管理系统未按照新政府会计制度及时更新，无法按照新政府会计度的要求计提折旧。

（三）固定资产核算范围不清晰

高校饮食服务部门财务和高校其他部门财务在平时是分开核算的，在年终时高校要将所有部门的财务活动汇总，编制合并报表。高校饮食服务部也要购置厨具等各种固定资产，由于饮食服务部门购买固定资产也要通过资产管理部门进行采购和管理，两部门缺乏信息沟通，可能导致饮食服务部门财务和高校其他财务都进行了固定资产的核算，固定资产核算范围不清晰问题突出。

（四）受托代理固定资产会计处理不符合要求

高校财务处要承担学校党委、工会和团委代理资产核算业务，工会购买固定资产也要通过资产管理部门进行采购和管理。财务和资产管理部门缺乏信息沟通，可能导致财务在受托代理固定资产的会计处理上不符合要求。比如某校工会的会计核算工作委托学校财务处代管，工会201X年用工会经费购买的扫描仪、电脑、保险柜等固定资产，对该笔业务会计处理，与现行政府会计制度的相关规定不一致，虚增了学校“固定资产”及“累计盈余”，虚减了“受托代理负债”。

（五）对以前年度购买的受托代理资产未做调整

由于财务和资产管理部门缺乏信息沟通，在高校新旧制度衔接工程中，导致受托代理固定资产没有进行相应账务处理。比如根据高校新旧会计制度衔接规定，高校有使用受托代理资金购买固定资产的，应当将原账的“固定资产”科目余额中使用受托代理资金购买固定资产的金额转入新账的 “受托代理资产——固定资产”科目借方，已计提折旧的，应当将原账的“累计折旧”科目中对使用受托代理资金购买固定资产计提折旧部分的金额转入新账的“累计盈余”科目。但很多学校对受托代理资产没有进行过相应的处理。

四、高校资产系统与财务系统相互融合的管理机制

高校资产管理系统和财务系统相互融合，必须采取一定合作方式，真正实现两个系统的融合。两个系统的融合不是简单的互联互通，而是要在信息共享、信息稽核、权限设置和线下协商等方面形成系统的管理机制。

（一）建立固定资产信息共享机制

赋予财务部门固定资产核算人员进行资产管理系统的查询权限，财务部门管理固定资产核算的工作人员有权限进入到学校资产管理系统，赋予其查询的权限，但是不赋予其操作的权限，因为财务人员的行为不能影响资产管理系统的运行。这样做的好处是，既可以从资产管理系统获取新增固定资产的信息，明确固定资产所处的状态，监督固定资产的处置流程，又可以和财务系统固定资产信息进行比对。

（二）建立固定资产信息稽核机制

分管固定资产核算的财务人员进入资产管理系统后，发现固定资产管理在真实性、完整性和及时性等方面存在问题时，可以对固定资产管理发出稽核指令，要求固定资产管理人员就上述问题做出解释，允许固定资产管理人员就其管理的合理性做出说明。如果固定资产管理人员能够就其管理问题做出合理性解释，则取消稽核指令；如果不能就其管理问题做出合理性解释，则要求改正管理错误。

（三）建立固定资产信息处置权限机制

分管固定资产核算的财务人员在资产管理系统的权限必须明确，仅具有查询的权限。对于固定资产的新增、处置和报废只有查询的权限，要保证资产管理人员运行权限不受干扰；同时也要保证分管固定资产核算财务人员的稽核权限。高校可以根据固定资产的不同特点，依据以上要求，设立分区域、分层次的固定资产信息处置权限。

（四）建立线下协商机制

建立跨部门定期交流协商制度，高校资产管理部门和财务管理部门应建立定期交流协商制度，落实制度对接、规范核算、信息提醒和固定资产处置的具体工作。就固定资产管理问题充分协商，探讨固定资产管理政策法规实施中的细节问题，适应现行高校资产管理系统的运行现状，保证两个系统的相互合作。

（五）共同参加固定资产管理培训

高校财务管理部门由于继续教育的职业要求，一般每年都会进行职业培训，当培训内容涉及固定资产管理时，可以要求资产管理部门的人员一起参加相关培训；当资产管理部门的培训内容涉及核算时，财务管理部门的人员，也应当要求财务部门资产管理人员参与，通过各种培训让两个部门人员都掌握新制度、新要求，思考适应新制度、新要求的方式方法，以适应高校固定资产管理的需要。

五、对高校资产系统与财务系统相互融合合作机制的要求

建立资产系统与财务系统相互融合的高校固定资产管理合作机制，不仅要解决两个系统之间信息交互、相互监督、相互纠错和制度衔接等功能，而且还应该在提高固定资产使用效益方面发挥更大的作用。具体来说，应该满足以下要求：

（一）能实现资产系统与财务系统固定资产管理制度的对接

高校固定资产管理系统产生的信息，按照要求是要向财政系统上报的。高校财务系统信息（含固定资产信息）按照要求也要向教育财务系统上报。财政固定资产管理系统和财务固定资产管理系统依据的管理要求有明显区别，其具体的管理制度也不相同。在相互融合管理系统之间，必须实现固定资产管理制度的对接，也就是要实现资产管理系统制度和财务资产核算管理的对接，形成信息交换的机制，以保障管理制度的对接，打破不同管理系统只遵循各自管理制度的情况，以保证两个系统都能满足相应制度的规范，又都能为对方提供相应的信息。

（二）规范固定资产核算，保证固定资产价值的准确性

高校资产管理系统和财务系统相互融合的合作机制，改变了资产管理平台的运作方式。比如高校固定资产的更新改造核算，是高校固定资产核算容易出现的问题之一。对固定资产更新改造的支出费用是增加固定资产的原值还是作为事业支出，由于缺乏沟通渠道，导致会计核算准确性出现了问题。在相互融合的合作机制下，资产管理部门和财务管理部门应通过相互协商，可以依照固定资产核算管理办法对以下问题明确：对维持固定资产功能的更新改造支出，财务部门按照事业支出处理，资产管理部门不对固定资产价值进行调整；对于增加固定资产功能的更新改造支出，财务部门按照增加固定资产价值处理，资产管理部门需要对固定资产价值进行调整。通过相互融合的合作机制就可以实现固定资产核算的规范。

（三）建立起固定资产信息相互提醒的渠道

高校资产管理系统和财务系统之间可以建立固定资产相互提醒渠道，形成规范的流程。高校购置固定资产，首先要申请项目，项目批准后会形成相应的预算，依据预算再通过采购或建造，需要安装固定资产还要进行工程安装，然后通过验收，才能形成相应的固定资产，在这个过程中介入的部门有采购（或建造）和资产使用部门，财务部门和资产部门是两头监督，中间由职能部门负责，只有建立相互融合资产管理合作机制，才能有效沟通固定资产信息，有效降低固定资产入账不及时、核算范围不清晰和特殊固定资产处理不规范等问题的发生。

（四）有效提高固定资产处置效益

高校固定资产按使用情况分类，可以分为使用中的固定资产、未使用固定资产和不需用固定资产。随着资产管理系统和财务系统相互合作机制的建立，未使用和不需用固定资产信息由于可以通过系统的比对迅速识别，从而加速未使用固定资产投入使用的流程，提高固定资产的使用效率。对不需用固定资产两个部门可以通过协商，确定不需用固定资产的处置方式、交易报价、交易税费和收益处置等，避免因某一个部门不了解固定资产处置的具体规定，而给高校固定资产处置带来不确定的损失。比如某高校处置商铺一套，由于资产管理部门对房产交易涉及的税收不了解，没有对处置固定资产报价的涉税条款进行专业论证，结果多缴纳税款80余万元，影响了学校固定资产的处置收益。在上述案例中，只要实现资产管理系统和财务系统相互融合的合作机制，通过部门间的协商，将固定资产报价锁定为税后金额，就会有效提高固定资产的处置效益。

六、研究展望

高校固定资产管理与企业固定资产管理有很大不同。企业固定资产管理强调的是减少固定资产占用或提高资产的使用效益，其考核的指标主要是固定资产收益率、固定资产产值率等效益指标；高校的固定资产是为了完成教书育人或科学研究等社会职能而购置或建造的，所以用评价企业固定资产管理的指标来评价高校固定资产管理肯定是不适合的。但是固定资产管理的基本原理又是相通的，即固定资产要账实相符、要安全完整等。在目前高校固定资产管理体系下，应遵循现有的管理体制，以规范固定资产管理为重点，而不是将固定资产管理职能转嫁给财务管理部门。随着区块链等新兴管理工具的推广应用，将“区块链+绩效管理”的模式用于固定资产的绩效管理，可以为固定资产管理提供更好的管理平台。