基于支付业务流程优化的财务资金管理系统的实践与思考

禹宾宾

（珠海大横琴集团有限公司 广东珠海 519000）

一、引言

财务资金管理信息化是企业实现数智化管理的重要内容和必要环节，并且因为财务核算、管理等标准相对统一，常被用作企业实现数智化转型的突破点。现代大型集团公司从事的业务往往涉及多个行业，各业务上下游产业链纵横交错，集团公司内、外部经常进行大量的资金运作，给集团经营管理带来更多挑战。

D公司是一家大型地方国有独资企业集团，资产规模超过1 000亿元，每年营业收入超过80亿元，业务涉及一级土地开发、房地产开发、产业投资、城市运营、工程建设管理、旅游文化、园林绿化、信息技术管理服务等多个行业。集团公司内各类支付审批流程繁杂且不同，线下纸质审批时效慢，且审批流程存在不规范的现象。同时，集团有超过五十家控股合并子公司，大量频繁、复杂的内部关联交易，给合并报表编制工作带来更多困难。为解决支付审批效率和流程规范问题，提升财务报表编制的准确性和及时性，D公司自2020年开始建设基于支付业务流程优化和财务报表生成的资金支付审批系统，并以此为契机，优化财务资金管理系统，提高全集团的财务资金管理和集团管控水平。

D公司业务板块较多，管理层兼任不同公司岗位的现象经常发生，但各公司经营业态和审批流程差异较大，个性化审批流程较多，因此在建设财务资金管理信息化系统时，明确了提高全集团各类业务审批效率、规范和固化审批流程，并在预算控制下完成资金支付审批，同时使得资金支付单据流转到总账凭证，继而生成各类财务报表的总体目标。为实现上述目标，D公司重点做了以下工作：一是全面梳理集团各项业务场景、支付审批权限等；二是集团统筹考虑实现支付业务与预算相结合、发票管理及税务工作的同步处理问题；三是重新梳理集团财务管理制度涉及的各类支付、报销标准；四是充分考虑数据流转协同、资料上传、报表生成以及后期审计等可能面临的管理问题；五是预留开放式接口，为兼容其他非财务的系统做准备。

二、基于支付业务流程优化的财务资金管理系统构建的整体思路和具体方法

（一）整体思路。支付业务是企业财务管理中的重要一环，也是财务报表数据反映真实业务的起点和重要纽带。D公司拟通过在财务资金系统中构建总账、资金、税务、预算、报表、人力等六大模块，及时为经营管理提供分析数据，同时将所有凭证电子化，实现财务数据全链条可追溯。为此，首先，系统需要建立方便快捷、标准规范的支付业务发起流程模块，包括在电脑端填报和在手机端填报支付信息。常规支付业务在发起时，应在预算控制和各项报销标准下进行，如有特殊情况，需激发特别审批流程（比如超出预算的支付，需提请相关级别的管理审批等）。其次，所有的支付审核都可以在手机端实现，方便所有人员按权限随时随地进行审批，彻底解决纸质审批“找领导”难的问题。再次，出纳人员根据审核后的单据付款、签字，完成支付环节。支付完毕（或挂账）的单据流转到总账系统，从而生成会计凭证、财务报表和各类分析报表。同时，基于支付审批业务流程中获得的增值税发票，建立完善的税务管理模块。对支付业务发起端进行控制，从源头上实现增值税发票验真、查重；在实现进项税管理的同时，搭建开票管理功能模块，实时掌握发票开具的真实情况，进行严格的增值税销项管理。在统一的发票管理池管理增值税进项和销项。结合总账系统和报表系统，实现自动生成增值税申报表和所得税申报表等。

D公司建设财务资金管理系统的整体思路是：建立资金支付审批流程和报表生成（包含税务管理流程）两条线并举的财务资金信息化流程，实现财务资金链条全流程可追溯的系统，促成集团财务资金管理水平的全面提升。整体设计思路如图1所示。

图1 财务资金管理信息化设计思路

（二）具体实施方法。

1.支付业务单据类型优化的方法。D公司的业务发展很快，下属各板块公司的审批支付单据类型多样，如工程支付单、计量支付审批表、材料支付单、差旅费报销单、业务招待费报销单、借款单、费用预提单等，每种单据的审批流程各不相同，业务人员在申请支付费用时，疲于多种单据填报。同时，对于公司经营管理来讲，纸质审批规范程度较弱，在一定程度上存在支付审批风险漏洞。

优化方法：精简审批类型，实现线上审批。以工程单为例，原公司支付工程款时，工程人员需同时签报两种纸质审批表：一是计量支付审批表（房产公司较为通用的模板），由外部单位性质的监理单位、造价单位、公司内部工程人员、成本合同人员、项目财务人员、总经理审批；二是工程款付款审批单，依次由公司内部成本合同人员、财务经理、总经理、董事长审批，支付工作效率低下且存在重复审批，不利于财务管理效率的提升。为减少付款单据填报的种类，D公司在全面梳理各个业务审批流程的情况下，根据权责对等且不重复原则，将现行十几种付款单据优化整合为工程支付单（兼计量支付审批表）、付款通知单、费用报销单三种类型。同时，设置项目类型，区分差旅费、招待费、办公费、借贷款等，并将公司制度规定的差旅费、业务接待费标准嵌入到发起流程，提前审核合规性，实现一定的智能化审批。在网页端、手机端设置好所有审批流程、审批权限，业务经办人员实现线上填单，上传相关资料作为附件，所有支付审批均实现线上审批，固化和规范了审批流程，提高了审批效率。

2.基于各项费用预算管控和报销标准控制的优化思路。预算管理是大型集团企业经营管理的重要部分，D公司原来的预算管理较为落后，需要支付审核人员实时手工跟进台账登记和校对，存在一定的管控滞后性和大量的重复劳动。

优化方法：首先，通过在系统中的预算模块提前嵌入预算数据，严格控制各项费用的支付。如某公司某部门的差旅费本年预算额度是2万元，通过在系统中设置某半年的差旅费为全年的40%等来直接约束，业务人员在发起差旅费报销流程时，如果超过此金额申请支付，需要通过在系统中触发特别审批流程。其次，通过梳理各项支付标准，如差旅费、业务接待费等，将管理制度规定的标准嵌入资金支付系统。如根据差旅费规定“出差外地的市内交通费，报销标准为每人每天不超过80元，按出差日历天数计算，据实报销。”如有报销单超过80元/每人/每天的标准，将无法提请报销流程，或是触发特别审批流程进行审批。

3.基于支付业务的税务管理工作优化思路。在国家积极推广电子发票的背景下，税票管理愈发成为企业财务管理的重要内容之一。D公司原税票管理工作是基于纸质发票进行的，发票查重、验伪等都是手工处理；纳税申报和收票、开票以及和总账核对工作较为繁琐，费时费力，协同性较低。而且在处理电子发票方面较为落后，不能满足相关要求。

优化方法：从报销支付业务源头控制发票，税票管理工作随资金审批支付和账务处理同步进行。业务人员在填制报销单据时，将发票上传（或直接通过OCR技术识别发票信息），以及读取第三方开具的电子发票，在查重、验伪之后，随报销审批流程而结转，最后对接税务平台，生成总账的销项和进项，结合财务报表数据生成相关税务申报表，直接推送至税务平台。

在支付业务发起端，根据不同的业务类型，区分识别增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、农产品收购发票、农产品销售发票和完税凭证等可以抵扣的增值税扣税凭证，对于不能抵扣的发票或需要转出的进项税，需要在识别真伪和验重之后，流转到总账系统时，根据预先设置的规则，按相关税务规定和会计准则进行相应处理，避免多抵或漏抵。对于税控管理，相关财务人员应及时根据国家相关税收法律规定进行不同的设置，如可抵扣的事项和比例变动等。

4.基于财务总账凭证来源视角的制单规范思路。大部分公司财务系统的应用现状是：会计人员直接在总账中根据纸质单据编制各种记账凭证。这不利于审核人员以及后期审计追溯查账凭证相关工作的进行，即总账凭证来源于线下纸质凭证，不方便随时调取，而且存在记账凭证金额与纸质凭证金额不一致的风险。

优化方法：所有总账凭证编制都应来源于支付业务系统数据流转，减少人为干预，提高财务报表数据的真实性。以付款通知单为例，业务人员在系统中填制供应商名称、银行账户、付款金额等，待所有相关人员审批后，该付款单位和金额数据自动流转到总账系统中，出纳根据已审批的结果支付相关款项，会计根据出纳结算的付款单据制单，环环相扣，实现业务系统数据到总账数据及财务报表的流转，为后期公司实现会计档案电子化打下良好的软件和硬件基础。

5.基于财务报表生成视角的报表优化思路。财务报表编制有严格的编制规范，而且报表编制工作量较大，尤其是对于大型集团企业，其内部又存在各种关联交易抵消、各种报表项目重分类，财务人员手动加工编制报表费时费力，企业内部对账混乱，且编制效率和准确率不足。

优化方法：（1）对于内部关联交易，各内部关联单位需要在业务系统端发起系统审批，经双方审核人员审核之后方可流转到财务系统生成总账凭证，进而生成各自报表数据，并在合并层面生成抵消或调整分录。子公司之间的往来必须通过发送协同凭证给对方，等待对方确认之后方可继续流转和进行账务处理，否则不能进行最后的结账工作。（2）对于不同公司的报表项目存在不同重分类的情况，设置个性化报表重分类公式，将相关总账的科目余额结转到不同的报表项目中。同时，在系统中预先设置各种重分类和结转公式，减少人为调账现象的发生。经支付审批端发起的数据，层层流转之后生成财务报表、各类经营报表。不同层级的管理人员，可以根据不同标签实现凭证联查，即追查到最开始的业务人员填制的付款单据，实现报表的每个数字都有据、即时可查。

三、基于集团管控和审计需要的财务资金管理系统优化方法

（一）集团管控角度的财务资金管理系统建设。D公司拥有众多业务板块和子公司，在管控方面存在着诸多难点，包括子公司资金借贷、大额资金支付的监控、财务报表数据生成的准确性和及时性、纳税合规合法性等，这些管理难点随着公司规模的扩大和业务的快速发展愈发明显。

优化方法：通过系统设置的各项资金支付审批权限，结合集团下达的预算指标，分级分类管控子公司的各项支出，如设置子公司支付超过500万元以上（或超过预算）工程类支出需经过集团公司相关领导审批；同时，设置子公司支付预警线，实时监控各子公司资金支付情况，如对比分析子公司同比、环比支付情况变化太大时（可以根据不同公司情况设置不同比率），将提示预警给相关人员，便于相关人员跟进。同时，在集团层面，赋予相关人员一定权限，查阅各公司报表生成路径，判断报表数据的准确性和真实性，达到监控目的。

（二）审计角度的财务资金管理系统建设。对于国有企业而言，企业的经营管理在一定程度上受到不同利益相关者的监督。财务人员在提供各项审计取证函时，要频繁、重复提供各项资料，如何高效配合审计工作成为财务管理工作的一项重要内容。

优化方法：借助支付业务到财务报表一体化的信息化路径，为审计提供更加便捷、直接的会计原始凭证资料。通过严格约束支付审批单的发起流程，确保各项支付单据所需原始附件清晰、齐全上传至系统，为后期各类审计人员直接追溯原始资料提供便捷性。在实际工作中，对审计相关人员开放一定权限，让其直接查询系统，在一定程度上减轻财务人员提供与各种审计相关的财务资料的工作量。

四、财务资金管理信息化系统的实施效果

（一）大大提高了集团各项资金支付审批效率。所有付款审批流程转移到线上之后，据统计，全集团平均审批效率提升超过两倍，原需要约三天的审批时间缩减为一天。同时，线上审批规范、固化了付款审批流程，杜绝了资金支付审批流程的随意性，强化了财务资金内部控制，防范了任意支付风险的发生。

（二）加强了对全集团的预算和子公司的经营管控。通过对全集团的预算控制和资金支付审批的控制，大大加强了集团对子公司的管控，有效防范了子公司重大风险的发生。在全集团共用统一财务平台的情况下，有利于集团实时掌握各公司资金状况、大额资金支付状况，有利于集团及时对子公司的各种财务状况做出反应。

（三）为管理层提供准确及时的经营数据分析。以资金支付审批为切入点，优化了财务总账处理、报表生成工作，提高了财务报表编制的及时性和准确性。并且，通过系统提供实时经营财务数据，帮助管理层及时掌握企业信息，做出管理决策。

（四）加强了税务管理工作。“营改增”后，增值税管理成为企业税务管理的重中之重，通过在支付端严格控制进项税的管理，减轻了财务人员管理发票的工作压力，化解了涉税风险。如发票验真、验重等重复性、低价值工作被系统代替，同时，通过对比报税系统的增值税进销项等和财务系统的总账涉税数据逻辑关系，校验公司纳税和账务处理的准确性和合理性，在很大程度上降低了少交或多交税的风险。

五、实现企业财务资金管理信息化的建议

随着信息技术的加速发展和5G的应用，企业实现数智化转型是大势所趋，但许多企业在财务资金管理系统建设过程中还存在一定的局限性，如财务资金系统相对独立，容易形成信息孤岛，与其他业务系统兼容成本代价较高；绝大多数的系统都是第三方开发的，数据泄密之后，责任难以划分；信息系统的稳定性需要不断加大，数据库、软件及网络等任何一方面崩溃会导致整个系统瘫痪；另外，传统财务人员还面临需要同时掌握财务专业知识和一定信息技术的压力等。因此，企业在数智化转型过程中，还应关注以下方面：

（一）充分考虑前端业务信息化程度以及对各个信息化系统的兼容程度和代价。企业数智化转型绝不仅仅是财务资金信息化，更应该是企业全流程的数智化，企业在实施数智化时，应该站在集团角度全盘考虑、统一规划，只有这样，才能减少资源浪费、避免重复工作，避免各个模块信息化的割裂，切实通过数智化赋能企业的创新力和竞争力。

（二）加强财务人员和企业IT人员的综合技能培训。企业应该在数智化方面加强培训，制定良好的奖惩激励，激发员工的积极性。可以不定期对财务人员进行IT培训，包括学习简单的计算机编程语言、系统应用逻辑等，亦可以向公司IT人员传授一些基本财务知识。

（三）加强信息安全建设和系统稳定性建设。信息系统给现代人带来很大便捷性的同时，也有其特定的风险，如果信息系统瘫痪将会极大影响企业的经营管理。因此，任何信息系统都应该有充分的应急预案，包括病毒入侵、数据泄密、系统崩溃之后的应对措施，企业应该持续加强信息安全建设，常抓常紧。如企业可以制定信息安全制度，定期检查数据库是否被病毒入侵，定期杀毒等。同时，设置系统自动备份功能，可以在系统崩溃时挽回一定损失。

（四）获得高层管理人员的大力支持。在企业财务资金信息化推进过程中，应设置专班专组解决信息化过程中遇到的问题，由公司董事长或总经理直接主导和参与，这是信息化能够顺利推进的强有力保证。