顶级合规流程的关键要素

◎ 文 安德鲁·M.林克 约翰·F.库朋斯 杰西卡·P.古德费勒 翻译 李立娟

在合规制度日益重要的情形下，公司内部律师被赋予将风险管理整合到业务流程中的重任。对他们来说，了解顶级合规流程的关键要素至关重要

安得烈·M.林克

JELD-WEN公司纽约州夏洛特市助理总法律顾问。林克负责监督JELD-WEN在整个北美地区的产品、环境和一般责任诉讼。他也是JELD-WEN运营部门的总法律顾问，并就质量保证、产品安全、合规方面向高层提供建议。

约翰·F.库朋斯

Nelson Mullins Riley & Scarborough律所哥伦比亚办公室合伙人，库朋斯在产品责任诉讼、监管和预防咨询领域有丰富的经验。他是DRI和北卡罗来纳州审判辩护律师协会的董事会成员。

杰西卡·P.古德费洛

Nelson Mullins Riley & Scarborough律所哥伦比亚的工作人员，古德费洛在产品责任诉讼领域有丰富的经验。

随着监管透明度的增加，公司必须积极主动地保护自己的品牌。因此，一个有效的合规流程对各公司而言至关重要。风险合规程序的建立、监控和维护可以识别产品的危害性和违规行为并作出监管报告，这些有助于提高风险识别能力、加强企业的决策能力以及减少不利的监管风险。在经济全球化的环境下，公司的内部律师每天都在为客户提供合规和风险建议。在公司的监管审查制度日益重要的情形下，公司的内部律师被赋予将风险管理整合到业务流程中的重任。

公司应该审视自己的内部产品的安全性和合规流程，以帮助确保公司能够及时地识别风险并遵守报告义务。本文将列出产品安全和合规流程的关键要素，并前瞻性地对如何通过一系列的步骤和核查表形成有效的合规流程提出建议，为公司内部律师提供最好的实务经验以提高公司的合规水平。

监管机构的信号

近几年，面临监管程序问题的公司越来越多。许多观察家认为这种日益增长的趋势需要州以及联邦机构更严格的监管。在实践中，各公司是由美国消费者安全协会（CPSC）以及类似的联邦监管机构监管，包括美国高速公路安全管理局（NHTSA）以及美国食品和药物管理局。他们采取的措施同样能够对公司产生巨大的财务影响。

在过去的三年里，各联邦监管机构制定的规则数量大量增加。企业方面预估政府的这些行为将在2015年继续增加。既然我们进入了一个被监管者持续审查的时期，可以预期公司的股东和投资者会更加关注公司的行为。

通常新规则的颁布往往会伴随着新处罚措施的施行。监管机构已越来越多地采用整体方法进行监督，不仅仅是关注结果，比如数据安全漏洞或是否严格遵守监管要求，而且对一个单位的内部控制是否符合法律要求也同样关注。

近年来，联邦监管机构在以下两个领域的工作愈加频繁：更多地通过民事手段进行处罚，以及强化对强制性合规流程的重视。

2014年我们可以看到一些前所未有的高额民事罚款。例如，截至5月30日，消费者金融保护局（CFPB）已经执行了超过1.39亿美元的民事处罚。在2013财年，由于墨西哥湾沿岸深水地平线石油泄漏事件产生的破纪录的罚款，美国环境保护署通过联邦行政和民事司法程序共有11亿美元罚款入账。

美国高速公路安全管理局

美国运输部的美国国家高速公路安全管理局（NHTSA）在5月宣布，由于通用汽车对旗下雪佛兰科宝安全缺陷未能向联邦政府及时报告，它被处以3500万美元的民事罚款，并接受史无前例的监管要求。这个罚款是NHTSA就违规汽车召回行为做出的单笔最高的民事罚款。

通用汽车与NHTSA达成和解协议的部分内容是，他们同意在全美范围内就与安全相关的流程做出重大且明显的改变，并且提升应对相关潜在安全缺陷的能力。通用汽车另外就在NHTSA的调查中未能按时提供其要求的相关文件而受到额外的民事处罚。

与处罚相关的新闻通稿中，美国交通部部长安东尼·福克斯说：“安全是我们的首要任务，今天的声明需要引起所有生产厂商的注意，因为如果他们不能迅速报告和处理与安全相关的缺陷，他们将会付出代价。” 另外一个更为震撼的消息是，福克斯大臣催促国会支持《发展美国法案》，这将会使NHTSA有权提升罚款的上限，如在本案中将罚款从3500万美元增加到3亿美元。

消费品安全协会

美国消费者安全协会（CPSC）的处罚在数量和频率上将会继续加大。例如，今年以来，一个消费产品制造商同意支付310万美元民事罚款，美国消费品安全协会工作人员依据联邦法律指控该公司明知为步入衣柜设计的二三步折叠梯子的缺陷却并没有立即向美国消费品安全协会报告。美国消费品安全协会的工作人员称：“该款梯子可能会意外断裂，导致消费者跌落。”

此制造商于2010年7月29日向美国消费品安全协会提交报告。当时，1200多名消费者已经将该公司生产的梯子退回，同时其收到至少24人的伤害投诉。在2011年1月20日，该生产商和美国消费品安全协会宣布将38000个梯子召回。

强制性内部合规流程

除了增加罚款，一些监管机构要求各公司实施和执行由特定机构推行的符合法律法规规定的合规流程。

上述的民事处罚的例子可以看出，管理机构与汽车制造商以及消费产品制造商的和解协议中分别纳入了内部合规计划的要求。作为美国高速公路安全管理局的同意令的一部分，该汽车制造商被要求建立一个流程，可以让员工举报有关已经存在或潜在的安全缺陷或不遵守联邦机动车安全标准的行为，并向美国高速公路安全管理局提供书面文件说明其所采取的流程和策略。

同意令，也包括提高员工培训和与安全有关缺陷报告的规定：

●【制造商】已经开始基于合乎规则的文件改善员工培训，并鼓励对包括缺陷和缺陷的安全后果问题进行讨论。

●【制造商】应完善和落实能够迅速地识别、报告与安全相关缺陷的流程。这些流程的改进基于但并不限于以下目的：

a.提高分析数据的能力，以确定潜在的安全相关缺陷；

b.鼓励和增进不同领域和学科的信息共享；

c.提高召回决策做出的速度（包括明确减少召回决策做出之前所需要的步骤）；

基于已经存在的和潜在的安全缺陷与国家公路安全管理局增加沟通。

汽车制造商还同意向美国消费品安全协会的工作人员提供针对改进流程和控制系统的书面文件，并提供一切信息、材料以及协会工作人员认为所必需的材料，以评估该公司是否遵守协议的条款。

减轻处罚和品牌损失

在当今的全球市场环境下，公司开始审查其合规程序以应对来自监管部门的越来越多的关注，以确保他们对可能的监管审查做好准备。公司可以通过发展与相关机构规则相一致的合规制度，降低在报告义务和遭受处罚方面的风险。

合规程序应建立、监控和维护协议以便识别违规和向相应的监管机构进行报告。

此外，企业可以从近期的和解协议中了解什么内容是监管机构希望公司的合规流程应该囊括的，一个符合法律法规的合规流程应包括：

●书面标准和政策，其中包括对记录保存；

●无论是合规官或其他授权高级经理机要人员对合规相关的问题或疑虑进行报告的机制；

●对公司全体员工进行与合规相关政策和程序的培训，使全体员工之间进行有效的交流；

●合规人员的管理监督；

●与合规相关的记录应至少保留五年，以便当相关机构需要时能够及时提供。

公司遭遇监管执法行动时，可以采取适当措施来减少潜在的不利影响。以下四项措施可以考虑：

●合作：与监管机构开放的合作是在确定适当的处罚措施时可以考虑的一个因素。从这个角度出发，与监管机构的交流同样重要。请求与机构的工作人员面对面地对争议和质询进行回应；建立沟通渠道和增加信任。

●证明一个强大合规制度的存在：如果公司能向监管机构展示，它是一个良好运行的体系，即使某些特例导致失误，但是如果能使得监管机构相信这类的错误并不会被重复，那么一个诚信的向合规努力的形象就树立了。如果处罚的真正目的是阻止违规行为，那么惩罚一个保持严格的合规标准并积极主动地在运营中努力保持合规的公司的用处不大。

●在报告中展现良好的业绩记录：向监管机构提供良好的记录报告，以及在本次违规行为之前没有其他处罚记录也很有帮助。

●证明保护消费者的承诺：良好程序以及良好记录的目的是向公众展示他们将减少给公众带来的损失并通过承诺保护消费者。

强大合规程序的构成

高层管理者的承诺

一个强大且有效的合规计划需要来自高层领导和高级管理人员的承诺。像消费金融的某些行业，高层领导的承诺包括董事会就全公司的政策的批准。无论是基于法定要求或是选择一个供应商的业务决策，几个联邦监管机构已授权董事会在评估和风险管理中进行参与。

为此，董事会和管理层的监督往往是一个公司合规管理体系的必要元素。近期，在一些美国消费者金融保护局的同意令中，可以发现公司董事会和高级管理层在实践中对控制合规流程监督不力。这些同意令有一个共同特征就是应董事会或董事会的一个委员会的要求定期提交报告。

指定高级人员作为合规协调员

公司应确定团队中合规个人责任制。该合规小组成员应包括负责监督合规流程的人员，还包括对公司产品以及公司产品安全、法律、公共关系和市场等部门相关人员进行跟踪的人员。合规协调员应带领团队，负责确保合规政策和程序得到遵守。

指派公司的一位高级人员深入了解与公司相关的监管机构报告及其他合规性要求。通常情况下，一家公司可以通过与各种客户交流了解到产品安全争议或违规情况，这些可能不会被传递到一个中央存储库。无论公司规模的大小，当收到信息的人对信息不重视或者没有意识到相关的事故，信息——即使是坏的信息——将被孤立起来。如果没有明确的培训和稳健的措施，员工可能会收到客户的投诉——或许在电话或无关的谈话中传递——或许因为微不足道、不是他们的责任或者没有严重到需要报告的程度而被忽视。

应该使你的团队明白，每一个产品的投诉或违规都存在潜在的重要性。每一个投诉，索赔或事故报告应层层上传保存到一个中央资料库，记录并彻底跟进。确保每一位员工训练有素，使其在与消费者通话时能够充分讨论发生了什么，以确保事件报告的准确性，以及没有细节被忽视。

积极响应消费者且对其保持透明

随着互联网和社交媒体的发展，全球范围内消费者的声音可以被及时地反馈。如下建议可以考虑：

●在争议发生之前与重要客户建立可信任关系。

●快速回复问题或客户的投诉。

●在产品召回、检索和其他与产品安全有关的争议时与零售商进行最好的合作。

与政府机构建立公开透明的关系

越来越多公众监督迫使监管者变得更加积极、主动以及深谙媒体之道。公司要在这些方面有更好的认知，首先要认识到制定一个胜诉策略（保护商业目标，避免不必要的监管措施，并停止失控的诉讼）并不比在危机最初时刻有更多的机会。政府官员更希望公司披露信息。最明智的公司利用这个机会优先得到他们的信息，回答批评者的质疑以及证明自己最可信。积极主动、精心设计的披露不仅可以安抚监管者——如果不能将他们变为同盟的情况下——而且如果需要，数年后，公司的监管故事也能在审判定案时有所帮助。

保持记录的充足和准确

对公司所销售的产品应保持完整和准确的记录并保证记录符合联邦和内部政策以及程序的规定。在向消费者销售产品的例子中，记录应包括销售、采购记录、试验报告、历史的投诉、索赔、退货和其他相关信息。信息应该存储在数据库中，并且能够容易被授权主体查询，评估合规性以及向相关机构报告违规情况。

评估合规流程的功效

有些公司经常以读到其他公司不幸的消息为乐，但是这样的情况也可能会发生在他们自己身上。举个例子，威廉姆斯·索诺玛公司在管理产品召回方面拥有悠久历史——以至于美国消费品安全协会在十年前就公认其出色的系统。然而，即使有合规人员、一个成熟的数据库跟踪系统和有效且历史悠久的召回管理，严重的产品缺陷还是使得该公司在2013年花费昂贵的费用进行修复。花时间去评估公司的评估产品系统，以更好地记录和监督投诉、退货和索赔，确保任何相关的产品问题或违规行为能被报告或纠正。