烟草行业采购合同管理风险及对策

（贵州省烟草公司贵阳市公司 贵州 贵阳 550001）

当前，烟草行业蓬勃发展，各个企业的经营成果显著。但是，全社会环保意识的加强和人们健康观念的提升，禁烟和限制烟草的压力使烟草企业的扩张和交易规模都受到一定程度的影响。在采购方面，企业的采购合同管理面临越来越多的法律法规约束，法律风险时刻存在，因此，通过预先准备，以最低成本进行积极干预，将法律风险造成的影响和损失减至最小，成为烟草企业亟待解决的一个问题。

本文从烟草公司采购合同的角度出发，结合实际工作，对法律风险进行探讨，并对烟草公司如何优化采购合同的法律对冲机制进行深入分析。在工程、服务、物资的公共采购合同管理中，风险控制和风险管理对烟草企业的稳定发展和合作企业的产权保护具有重要作用。风险的预防和控制，引起了采购部门人员和法律研究人员的注意。作者简要分析了采购合同管理中的风险防控，为相关采购合同管理中的风险控制工作提供参考。

一、采购合同管理概念

（一）采购合同

供求关系合同是企业（供应商）与分包商之间在经过双方协商和协议后缔结的法律效益文件。协议双方将遵循规范并遵守协议规则，在合同中体现各自的经济目标。每个合同都是经济合同，双方均受 《经济合同法》的约束和规范。

（二）采购合同管理的主要内容

采购合同管理的主要内容有采购合同的生成、审批、履行、沟通与任务、付款、成本、续约等方面，例如，当事方参与的合同的授予、履行、修改、取消、转让、终止、审查、监督和控制。其中，结论、履行、修改、取消、转让和终止是合同管理的主题。检查、监视和控制是合同管理的职能，目的是使合同风险最小化，避免在合同签订和履行过程中的不必要损失，为合同的顺利履行提供保证。

二、采购合同的构建依据

（一）合同管理的法律法规

《招标法》《政府采购法》《合同法》《建筑法》《招标投标法》实施细则、《工程质量管理条例》公告施工等法律法规，为合同管理提供了法律依据和保障。

（二）建立完善的采购管理制度体系

完善的采购管理制度体系，能够提高采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合。采购管理制度体系包含严格的询价议价程序，遵循一致性原则、最低价搜索原则、廉洁原则，根据相关经验和商品服务的经验教训，内容涉及设备、原辅材料、生产及非生产性低值易耗品、各类与日常生产运行相关的服务、新建改造工程、修缮工程及其他与工程建设有关的采购等诸多方面。

（三）建立完善、规范的标准合同文本体系

结合项目、材料和服务采购过程中的具体环节，参考合同管理方面的国际经验和惯例，为材料和服务项目开发合同文本、标准和模型。例如，提供报价和合同管理投标基础。

（四）创新采购模式

在初始物料采购模型的基础上，企业更新其他领域的总体设计、采购合同模型，完善公私合营采购模型，在基础设施领域，利用互联网信息技术更新电子采购模型系统。

三、采购合同管理中的主要风险内容

（一）合同内容风险

在采购过程中，合同内容风险的主要体现在合同存在不合理内容，损害合同权益，影响财务付款和物资供应，这与双方的稳定运作和发展是不相容的，还会造成巨大的经济损失和合作纠纷。

（二）来自合同管理自身的风险

在顺利进行采购活动、预防和控制风险的基础上，通常以合同形式确定合作内容。合同具有法律约束力，可以有效约束双方，保障交易的顺利进行，完成买卖。如果合同本身存在问题，则存在难以撤消的风险。因此，在签订采购合同时，企业应集中精力进行链接溯源，从源头上消除合同有关风险。合同通常涉及以下四个风险：第一，合同内容没有明确的信息，相关条件不清楚。第二，双方的信息和经济、法律义务不明确，导致合同签订后不履行或违约。第三，合同中存在欺诈或不当行为。第四，由于合同本身的管理问题而无法签订合同。

（三）合同执行风险

在管理采购合同时，当事方必须在签订合同后，根据合同标的内容开展相关工作，以保护自己的权益。违反合同的风险会损害一个或多个当事方的权益，如在合同签订时未约定应当承担的责任，缺乏适当的监督机制和限制性措施，对合作各方的关系产生重大影响，结果导致经济纠纷。

四、采购合同管理中可能存在的问题

（一）财务人员没有足够的合同处理机会，可能面临更大的资本风险。

按照如今的采购管理流程，管理层在采购管理委员会批准后进行年度采购计划，要找到符合项目需求的供应商。在采购过程中，一些公司的业务部门未与财务团队进行沟通，而合同涉及太多财税方面的专业知识，不审合同风险很大。比如：合同未约定发票类型，最后专用发票难取得；合同未约定发票开具项目及税率，最后取得低税率的发票；混合销售合同没区分清楚，最后多交了税。会计依据权责发生制的原则，资产、负债的确认的源头都是合同，只有把控合同，才能把账理清楚，否则财务没法做好财务分析和内控。例如，一份销售合同回款周期远大于应收账款的周转期，企业现在资金紧缺，这合同应该怎么签？

（二）价格方面的问题

在这方面，许多物资供应公司未能实现统一的定价体系，导致价格标准不均衡，增加了采购管理的复杂性。由于主观影响，物资购买价格评估存在较大偏差，因此没有可靠的定价基础。采购人员职位频繁变动，对材料采购价格缺乏了解和掌控的情况进一步加剧，订立合同时无法充分考虑价格因素。

（三）合同管理系统不完善，权利和责任不明确。

先进的合同系统覆盖在公司合同管理的方方面面，公司在组织结构、人员配备、程序、监督和控制、绩效评估方面，都有特定的规则。而一些公司没有建立合同管理系统或合同管理系统不完善，缺乏常规约束，各部门之间的责权不明确，甚至部门之间发生冲突，亟需对此进行改进。

（四）合同细节管理方面的问题

毫无疑问，每笔交易的风险水平是不同的。合同可以用来降低风险发生的概率，但不能保证一定不会出现问题。因此，对于合同来说，以标准化的管理来确保安全交易，是避免风险和损失的重要保障。

五、加强企业采购合同管理

（一）完善采购合同管理制度

1.完善合同管理基础制度

公司的采购管理系统是采购管理的基础。建立科学、严谨的合同管理制度，明确权力和职责，制定科学的管理标准，确保所有合同依法、合理管理。完善合同管理系统，执行全面的合同管理，要先明确的权利和义务，才能更好地执行流程管理和合同管理。

2.完善采购合同审查制度

合同审查应至少包含以下方面：第一是合同主体是否合法，主要是对实体资格的核实，审查签订合同的当事人是否是经过有关部门批准成立的法人、个体工商户；审查法定代表人或负责人的资格等。第二是合同的严肃性，重点审查合同内容是否损害国家、集体或第三人的利益；是否有以合法形式掩盖非法目的的情形，是否损害社会公共利益等。第三是检查合同约定内容在目标和重要性之间是否存在矛盾。确定合同条款有无遗漏，条款是否具体、切实可行。避免条款不全、抽象，为以后发生纠纷埋下种子。

（二）完善合同管理人才体系

通过内部选拔和外聘，企业可以组建一支了解法律、运营，并可以处理合同问题的管理团队。通过法律、管理、技术等方面的知识的定期或不定期培训，提高人员的知识水平和实践技能。合同管理团队建立竞争性聘用机制，实行岗位责任制，奖励合理建议，鼓励和增强合同管理人员的积极性、主动性和创造力，为公司争取更多经济利益。（如下图1所示）

图1 合同分层管理

（三）参与合同内容的审核，减少财务风险

合同管理应加强财务部门在合同起草阶段的参与程度，合理应用财务专业知识，降低潜在的财务以及金融风险。在合同标的方面，要考虑合同标的内容是否满足公司的需要、合同细节是否合法合理，财务人员要评估合同涵盖的公司可利用资源是否能够保障合同目标的实现。

（四）加强采购合同管理人员法律培训教育与队伍建设

企业采购合同管理的质量与采购管理团队的质量密切相关。因此，提高合同管理人员的素质，是提升公司合同管理水平的重要途经。首先，要不断招募法律人才，对合同所涉及的法律条款严格把关。其次，烟草企业必须定期培训合同经理，增强综合能力；第三，定期到业务部门进行调查研究，实践与理论的结合，从公司实际业务除法，制定合法合理的采购合同管理办法，既有效地降低风险，又能保障公司业务顺利开展业务。

（五）建立合同管理信息系统

伴随着数据处理的加速，企业可以利用计算机和网络技术创建网络信息管理和处理系统，以实现合同签署、执行、终止等方面的集成管理。所有合同管理涉及的项目计划、成本管理、质量管理、财务管理，和其他子系统集成在一起，能更好地实现信息共享，提高工作效率。

结束语：

综上所述，采购合同管理的基本原则促进管理标准和利益的同时提高。加强合同管理和控制合同风险的最重要出发点，是在合同准备和执行阶段进行合同审查及分层管理，通过完善财务链接和监督机制，实现采购合同管理科学化、数字化。随着市场经济的发展，烟草企业和大多数企业一样，都面临着法律风险。在众多法律合同中，采购合同是商业活动中最常见的合同之一，其所扮演角色也最为重要。然而，至今为止，烟草企业采购合同依然还存在着主要条款不明确、当事人无法履行合同等风险。如果烟草企业没有系统的风险防范体系，不仅影响企业管理、运营的开展，更会损害企业合法权益和经济效益。所以，本课题的研究对于提高烟草企业合同的法律风险防范，维护烟草企业采购合同的合法权益和经济效益，构建规范有序的企业运行秩序有着重要意义。