信息化背景下地震档案管理的新思考

臧珊珊

摘 要：在我国信息化发展的背景下，当前地震档案管理面临着新的形势。地震科技档案为科研人员探索地震预测方法、统筹推进监测预报、震害防御、进行应急救援体系建设提供了丰富的数据支持，地震档案的保管、研究和利用对不断提升全社会抵御地震灾害的综合防范能力有着重要的意义。结合当前防震减灾工作的要求，要转变传统档案管理形式，有序化收集档案信息和逐步完善档案信息管理系统，搭建数字化平台。

关键词：地震档案；档案管理；信息化

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）11-0172-02

地震档案是我国国家档案资源的重要组成部分，是进行科学研究和防震减灾工作的基础资料。它应该完整、全面、真实、详尽地记录和反映地震监测、震害预防、应急救援、科学考察、震害评估、震后恢复重建以及防震减灾宣传教育等多个方面的内容。地震科技档案为科研人员探索地震预测方法、统筹推进监测预报、震害防御、进行应急救援体系建设提供了丰富的数据支持，地震档案的保管、研究和利用对不断提升全社会抵御地震灾害的综合防范能力有着重要的意义。

随着信息化时代的全面到来，国家着力推进了信息化建设和发展，传统的档案管理和利用方法面临着新的挑战。信息化通过通信、网络、数据库技术为支撑，将各类信息资源搜集、汇总至数据库，对信息和数据进行归类和分析研究之后，为人们提供生活、工作、学习等方面数据资料和辅助决策。信息化的普及、资源整合与数据的研究利用可以极大提高效率，为推动经济发展和社会进步提供强大的技术支持。近年来居民的信息化普及率逐年递增，截至2015年底，我国网民数达到2.88亿，互联网普及率达到50.3%。通信、网络、数据库的应用已经逐渐渗入到各个领域，传统的资料承载载体已经逐步被数字化载体所取代。信息技术的不断发展改变着人们固有的生活方式，信息资源获取途径也从单一化向多元化发展。在信息化迅猛发展的大背景下，地震档案的产生载体、利用群体和管理方式都会发生新的变化。人们对地震档案信息资源的获取途径、查询结果、利用效率都有了更高的要求。因此，地震档案工作就要主动去适应信息化管理的新常态，分析防震减灾工作的新形势，认清防震减灾工作的新任务和新目标，转变传统的档案管理方式，顺应社会信息化的发展趋势。

一、地震档案管理的现状

2008年以来，汶川地震、玉树地震等震级较高的地震频发，防震减灾形势日益严峻。为确保防震减灾水平和能力不断增强与提高，国家提高了防震减灾工作的重视程度，地震相关领域的科学研究也不断深入开展，由此也产生了了大量的地震档案。近年来，我国地震档案管理取得了一定的发展，一些经济发达的地区率先转变管理思维，逐步探索新的地震档案管理模式。然而，与一些信息化程度高的发达国家和档案管理发展比较好的专业相比，我国地震档案管理还存在一定的滞后性。

（一）传统纸质档案较多，档案数字化程度低

目前，地震档案主要以传统的纸质作为载体，文书、文献是档案保管的主要组成部分，档案数字化工作还没有进行全面的开展。纸质档案的保管和利用存在一定的条件限制。在纸质档案保管方面，纸质档案的保管需要大量的存储空间，档案室面积需要不断扩展以满足档案數量日益增长的需求；同时，纸质档案还需要一定的存储条件，在适宜的温度、湿度下，需要定期除虫、除尘。然而在存放一段时间之后，年代久远的纸质档案还是会出现字迹模糊、纸张老化变色等问题。在纸质档案利用方面，档案管理者一般都根据档案借阅者的需要，对档案通过计算机管理系统进行检索或去档案室进行实物查询，然后借阅者通过对档案进行查阅或复印、扫描等方式进行留存和备份。在这一过程中，由于利用不当等原因，极易出现档案破损、污损等问题。一些年代久远、利用频率相对较高的原始档案极有可能出现损毁而导致无法再利用。

（二）归档内容不够丰富全面，缺乏系统性

目前，地震科技档案的归档范围主要包括科研项目档案、地震安全性评价、地震监测数据记录等内容，地震应急、科学考察、烈度考察、灾害评估、灾后重建等技术性活动记录数量不多不全，特别是围绕一个突发地震事件前后应对过程的完整资料没有收集。突发地震事件的应急响应预案和准备工作的相应档案一般也没有部门或负责人进行统一的收集、整理和保存，没有按照灾害发生的时间顺序从地震数据监测、震情信息发布、应急救援、灾害评估、灾后重建等方面进行档案记录，各个负责部门的零散记录由于跨行业、跨部门、整理收集不及时等原因无法统一汇总，资料过于分散，难以形成一个完整的体系，缺乏系统性。

（三）缺乏地震档案信息资源共享平台

随着地震档案数量的不断增多、信息化水平的不断提高，使得档案查询方式由最初的纸质检索向计算机检索转变。由于一直以来地震档案“重保管、轻利用”的管理思想，各个地震部门的档案一直处于各自管理的状态，主要以日常归档保管为主，很难进行部门之间的交流、合作与利用。部门之间档案信息无法实现有价值的数据资源相互流转、学习和共享，鲜有机会对其他地区和部门的地震档案资源进行分析和研究。现在的地震科学研究早已摒弃了大量的纸质文献堆砌，而是需要更精准的数据分析、更直观的事实考证来作为基础。由于地震科研工作者对地震信息资源检索的期望日益提高、学科间交叉不断渗透，低效率、复杂化的信息检索已无法满足他们对地震数据资源获取的需求。这就亟须建立一个更为专业化、使用便捷化、内容丰富化的档案信息资源共享平台来满足地震工作者的日常需要。

二、加强地震档案管理建设的对策

（一）转变传统地震档案管理形式，推进档案数字化建设

由于专业发展、区域间信息化进程存在差异，地震档案的数字化进程也不尽相同。地震档案管理部门应结合自身需要，将珍贵的纸质档案进行数字化处理，对新产生的电子文件及时归档，根据全宗原则进行分类以保持档案的完整性。同时尝试与社会力量相结合，将档案数字化业务外包给有资质的公司。业务外包的内容应当包括地震档案资源的数据化处理、档案数据库的建设与管理、档案管理软件的开发与设计、软件系统的升级、计算机硬件系统的维护等方面的内容。在地震档案数字化过程中，管理部门要先做好档案的整理分类，修复重要的破损图纸、文件等前期工作，为档案数字化工作的顺利展开做好铺垫。可以遵循先易后难的工作原则，优先处理外观完整、自身状况良好、按全宗归档的地震档案。残破比例较高的文档和图纸可以暂缓处理。与档案数字化外包公司合作需要注意以下几个方面：首先要根据自身情况选择技术和业务处理能力强的公司进行商谈合作。要核实外包公司的专业资质、以往承接项目和经济情况并对外包公司的新技术研发水平和应用能力进行审核和评估，看是否能满足大批量档案数字化的需要。需要注意的是，地震档案还包含一些地理信息图纸，纸张较大，因时间关系可能出现图像模糊的情况，应根据具体情况和需要，看能否提供大张图纸扫描和图像复原等相关技术。其次，要与外包公司和参与的工作人员签订安全保密协议，做好地震档案的安全和保密工作。同时要在协议上清楚地注明惩罚机制和出现纠纷时候的解决处理方法。再次，地震档案部门要组织专人，对档案数字化的进度和日常工作进行辅助和监管，确保数字化工作顺利、有序的进行。

（二）有序化收集档案资源，保证地震档案的系统性和完整性

要完善地震档案归档和管理规范，各级地震管理部门应扩大地震档案的归档范围，利用各级抗震救灾指挥部的应急联动协调机制，与相关单位和部门建立起抗震救灾档案信息资料的交流渠道，有效地收集地震监测数据、震情发布信息、媒体方面的影像和照片、应急救援进展情况报告、震后灾害评估报告、灾后重建具体方案等方面的资料信息。根据震后响应的进展情况依据时间顺序将详细的档案资料系统、完整地收集起来。地震部门应建立专人负责机制，每一阶段性的抗震减灾工作结束后，及时对工作进展的情况资料进行收集整理，然后交由档案室归档。部门内部要完善工作制度，由被动等待档案部门来收要档案，到主动按时交接归档资料，便于工作人员在规定时间内完成资料汇总。留存完整、系统的地震档案应急处理资料，有利于日后对抗震救灾的各项工作进行情况分析，找出存在的优势和不足，及时进行经验总结，以便调整工作方案，更好為震后应急响应工作提供服务。

（三）搭建数字化平台，实现资源共享

在信息化背景下，信息技术的发展可以为地震档案信息资源数字化搭建良好的平台。需要加快推进数字化进程，由地震主管部门牵头，制定统一的方针政策，建立地震档案信息数据库。先由各地区地震局完成档案数字化。各单位将现有的馆藏档案数据和检索目录信息按照统一的标准和格式进行分类登记，并利用适合的软件将信息统一进行导入并上传至数据库备份。在网络环境下实现自建地震资料数据库和网络数据库相连接并进行资源整合，完成各种信息的一站式搜索，实现不同信息资源检索的智能跳转。在建设过程中，可以以地理信息系统（Geographic Information System，GIS）为平台，将计算机软硬件技术、网络技术、数据库技术进行整合，根据地震档案管理的特点和需要，设计分类管理和检索模式。对于地震档案中的涉密资料，可以为不同级别的用户设立用户权限，在数据库完成审核之后，实现可开放资源的查阅和利用。地震档案数字资源共享将大大提高地震档案资源的利用率，节约时间成本，同时也为地震科学研究的发展起到一定的推动作用。

信息化时代的到来为地震档案管理的发展提供了新的契机，同时也带来了了更多挑战。随着信息技术的不断进步，我国信息化水平也快速提高，地震档案的管理应该顺应时代发展，改变传统的纸质管理模式，加强信息资料交流与共享，以更加科技化、便捷化的方式合理利用，为防震减灾事业提供更加全面的服务。

参考文献：

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[2] 王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011，（6）.

[3] 张瑾.科技信息资源共建共享平台构建研究[J].图书馆学研究，2012，（7）.

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[5] 李娟.新常态下我国地震科技档案管理新思路[J].高原档案，2015，（9）.

[6] 王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011，（6）.

[责任编辑 杜 娟]