浅析现代信息技术在档案信息化建设中的作用

姚艳丽

摘 要：随着信息技术的快速发展，档案信息化建设成为档案事业现代化建设的必经之路。就信息技术档案信息化建设中所发挥的作用进行了研究，通过分析档案信息化建设过程中存在的问题以及档案信息化建设中能够运用到的现代信息技术，论述了现代信息技术在解决档案信息化建设过程中问题的作用和影响。

关键词：信息技术；档案； 信息化

中图分类号：F49 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）26-0123-02

引言

随着科学技术的飞速发展，现代信息技术发展也有了质的飞跃，并逐步渗透到我们的工作学习乃至生活中，成为社会各行业现代化发展的核心和主导。行业的需要和政府的重视，使得信息化成为推动现代化的基础[1]。档案是积累和传播知识的重要载体，是非常重要的信息資源。为了满足现代信息化建设的需要，档案信息化建设势在必行，因为这将直接影响着档案事业的稳定健康发展。档案信息化建设又离不开现代信息技术的支持，现代信息技术的发展直接关系着档案信息化建设的发展。

一、国内外研究综述

当前，国家对档案信息化建设给予了高度的重视，也出台了相应的政策，加快了我国档案信息化的进程。研究者对档案信息化的研究更加全面，随着现代信息技术的发展和大数据时代的到来，越来越多的学者开始对档案信息化建设中所运用的当代信息技术进行了深入的研究。目前，国内的研究主体是高校的理论研究者，这些研究者大多分布在经济发达地区，中西部地区在当前的条件下出现在该领域的研究者很少。而国外学者对于该领域的研究还较少，一般都是偶尔涉及，没有深入系统的研究。

二、档案信息化建设概述

1.档案信息化建设的内涵及意义

档案信息化是指以档案信息资源为对象，运用计算机、网络等现代信息技术，对档案信息进行科学的搜集、保管、整理以及开发和利用，使得档案事业走向现代化的过程，包括档案信息化所需的基础设施、标准规范、人才队伍建设等。档案信息化建设对于档案事业的健康发展意义重大，能够加大信息资源的存储量、提高档案的运行效率、促进档案信息公开化，可以进一步提高人们的档案意识、提高档案的利用率。

2.档案信息化建设存在的问题

在国家政策和先进技术的支持下，档案信息化建设获得了一定的成效。但档案信息化的建设并不是一帆风顺的，还存在一些问题亟待我们对其加以分析和解决：首先是资金投入不足；其次是专业人才短缺[2]；再次是体制机制不完善；最后是信息资源整合难[3]。

3.档案信息化建设中所需的信息技术

在档案信息化建设的过程中，可以运用到的现代信息技术有很多。一是海量化存储技术，包括移动硬盘、光盘、存储卡、数据库技术等；二是数字识别技术，包括数码相机、摄像机、扫描仪、电子标签（RFID）、手机二维码、PS、GIS、GPS等软硬件系统；三是虚拟技术，包括虚拟终端、 虚拟存储、虚拟桌面、虚拟展厅等；四是检索技术，包括搜索引擎、智能检索、图像检索等；五是融合技术，包括移动通讯（3G、4G）、有线电视、互联网三网融合，手机、电视机、计算机三机合一，以及计算机、大数据技术等；六是移动技术，包括笔记本电脑、智能手机、移动电视、平板电脑、MP4、电子阅读器等；七是信息安全技术，包括数字签名、数字加密等。

三、现代信息技术在档案信息化建设中的作用

现代信息技术对档案信息化建设的影响非常大，促进了档案管理与服务水平质的提升。运用物联网、云计算、大数据分析等技术建立了更加高效、快捷的档案管理与档案信息服务体系；通过手机、电脑等移动设备，丰富了档案信息化的载体，使档案信息化建设呈现出基础设施集约化、档案管理智能化、数字档案管理集群化以及档案信息服务智慧化等趋势。

1.基础设施集约化

近年来，各地档案部门为了加强档案信息化建设，已经投入了大量的人力物力财力，建设了机房、配备了相关设备及软件，进行了档案数字化以及信息系统的运行维护。然而，信息爆炸社会的到来使得不同来源、各个种类、不断积累的大量电子文件档案不能及时归档，这些都使得对档案的有效保管和开发利用更加困难，也危害着网络信息安全[4]。

电子政务云平台建设有效地帮助档案管理部门解决了这些困难。档案部门将各个档案应用服务系统迁移到政务云平台，可大大减轻配置设备、运行维护、数据备份、安全防御、应急演练等技术工作量 [4]。

2.档案管理智能化

随着科技的发展，越来越多的先进信息技术应用到了档案领域中，使得档案实体以及库房建设和管理更加科学、更加智能化，如智能密集架、智能温湿度控制设备、门禁系统、RFID芯片控制系统等。物联网技术的运用，也将档案管理转移到智能化的网络管理体系，提高了档案管理中的各项工作效率，包括档案的查阅、统计、盘点以及安全监管工作等等，实现了馆库与存放的档案、档案实体与档案信息、档案与人等互联互通、相互感知，实现更高效的智能化管理[4]。

3.数字档案管理集群化

当前，各地的档案馆数字化建设项目都是相互独立的，档案信息资源相对分散，需要查阅的档案经常要结合多个数字档案馆网站或者通过多个部门和地区进行查阅，造成效率低下。信息技术的发展能够有效解决这个问题，以大数据、云平台技术为基础，各部门可以建立文档整理、档案管理以及档案信息资源一体化的集群化信息共享系统，实现多个数字档案馆资源的一体化，连接其他信息系统，在查阅档案的时候可以进入多个数据库进行搜索，从而解决跨库、跨地区查阅的困难。将各地区、各馆的数字档案信息进行统一的整合，突破地域和空间的限制，建立档案信息资源的大型数据库，以达到某些档案信息资源在全社会范围内共享共建的作用，这样既提高了档案的利用价值，又提高了档案的查阅效率，能够进一步完善档案的社会功能 [4]。

4.档案信息服务智慧化

随着信息的大量积聚，馆藏档案信息资源量将越来越大，给档案的整理、开发和利用都带来了很大的挑战，使得一些高利用价值的资料不能及时归档。而利用数据分析、数据挖掘等大数据技术可以从根本上解决这一难题。利用数据分析等大数据技术对大量的信息资源进行科学分类、查找、管理，能够更加快速准确地对信息资源进行整合、挖掘和开发利用，可以按照不同需求进行定制，以推送的形式向定制人员、工作单位提供更丰富更多样化的服务，使档案信息服务的智慧化展现得淋漓尽致。另外，可以建立移动档案信息服务中心，通过微博、微信客户端发布档案信息，让更多的移动用户可以享受便捷的档案信息服务[4]。

随着科技进步，信息技术也有了长足的发展。现代信息技术在档案信息化建设过程中成功运用，成为了档案信息化建设进程中的重要一环。现代信息技术的应用能够增加档案信息的存储量、提高档案的运行效率、推动档案信息资源共享的实现，从而进一步提高社会档案意识、强化档案的社会功能以及提高人们对档案重要性的认识。总之，脱离了现代信息技术的奠基，档案信息化建设的高楼不会拔地而起。

参考文献：

[1] 吉志红.档案信息化在现代化事业发展中的重要性[J].现代经济信息，2015，（14）：88.

[2] 孔丹莹.档案信息化建设中存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2015，（3）：64.

[3] 黄丽华.信息技术对档案信息化建设的影响与路径指引[J].中国档案，2015，（10）：60.

[4] 陈艳云.信息技术对档案信息化建设的影响[J].办公室业务，2016，（1）：76.