新形势下加强成人高等教育学籍管理的思考

崔 彦，宋 桢

(南京林业大学 继续教育学院，南京210037)

成人高等教育(以下简称“成教”)是对符合规定标准的在职或非在职人员进行多途径、多方式的高等教育活动，旨在满足成年人提高自身素质或适应职业要求的需要，其性质为继续教育。［1］学籍管理是成教教学管理工作的重要组成部分，对全面掌握学生情况、维护正常教学秩序起着至关重要的作用。学籍管理的质量和水平直接关系到学生的切身利益，也影响着学校的社会声誉。

一、成教的特性

成人教育的对象主要是成人学生，由于教育对象的不同，成教有着显著区别于全日制普通高等教育的一些特性。

1.生源的特殊性

成教的学生来源比较广泛，大部分是已参加工作的在职人员，年龄层次跨度大、学习基础参差不齐。以笔者所在学校的校本部函授生为例，从2009级至2013 级的学生年龄结构看，入学年龄跨度一般在21—43 之间，入学年龄在22—28 岁区间的占班级总人数的70%以上。另外，生源地域分布分散，大部分学生隶属于就近的教学点，也有部分学生远在外地甚至外省工作或生活，学籍管理过程除了面授期间的集中管理外，其余大部分时间学生都不在校，常规管理只能隔空联系，无法适时面对面交流。学生绝大多数是在职学习，而且大多数学生除了在岗工作，还肩负着家庭责任，“工—学”矛盾较为突出。

2.求学动机与目的多样化

成教属于继续教育性质，相对于普通全日制本科学生而言，成教生的求学动机与目的更加多样化。［2］有些是因为岗位工作需要，单位要求员工进一步丰富专业知识或提升学历;有的是自身有这方面的主动需求，希望进一步提升自己，也有的仅仅就是为了混一个文凭，至于学什么则无关紧要，目的就是为了提干、转岗或增加工资待遇，或者是职称晋升。不同的求学动机导致学生对待学习形成截然不同的态度，从而间接影响着管理的难易度和复杂程度。

3.学习形式的独特性

成人教育对象的年龄、资历、文化素质等差异性很大，对成教学生不可能像普通全日制本科生那样整齐划一、按部就班地进行管理。由于成教学生大都是在职人员，时间有限，只能通过函授或业余等方式进行学习，学生大部分时间不在校。

二、成教学籍管理的特点

由于成教生源的特殊性、学习动机与目的的多样化以及学习形式的独特性，与普通高等教育学籍管理相比，成教学籍管理具有自身的特点，突出体现在以下几方面:

1.管理对象参与程度差异性大

求学目的与动机不一样，学生对待管理的态度和参与程度也明显不一样。大部分学生学习目的较为明确，比较珍惜学习机会，积极主动，对学校管理各个环节的事项比较配合，比如按期报到、办理注册或毕业相关手续等，能按照相关要求及时完成;少部分对学习持无所谓态度的学生基本处于被动状态，对求学期间需要自己负责完成的事情缺乏主动意识，对自身利益缺乏必要的关心，往往依赖学校提醒甚至是反复催促。

2.信息沟通不及时

函授或业余的教学性质决定了成教学生绝大多数是在高校设置在各地的教学点学习，隶属于就近的教学点直接管理。学生大部分时间不在校，信息交流很难做到及时。成教学生大多数是在职人员，工作流动性大，因缺乏主动沟通意识，有些学生更换联系方式后没有及时告知学校。当学校因涉及学生本人利益的学籍问题需要与学生沟通时需要花费很多精力，延误时机、耽误工作进程。

3.管理难度大

由于成教的特殊性，成教学籍管理工作繁琐，影响因素多，管理难度大。上级主管部门对成教学籍管理要求日益规范化、透明化，各高校学籍管理工作必须在教育部信息管理平台上体现，学籍管理不再单纯是学校内部管理问题。［3］而且，教育部信息管理平台上的各项操作都有一定的时间限制，必须在规定期限内完成。那么在此之前，学籍管理人员就必须做好前期相关的准备工作，如基本信息核对、数据整理等。单就新生注册前专升本学生前置学历清查这一项工作，每年都要耗费大量时间和精力。［4］还有部分学生学制年限较长，比如5年制高中起点本科，因时间跨度大、过程性管理时间长，在此期间学生变化性因素多，学籍管理难度也相应增加。

4.管理成本较高

一是从站(点)对学生直接管理来说，除非是授课期间管理者能与学生进行面对面地沟通，其他时间遇事联系学生都必须依靠其他媒介，比如电话、传真、信函、邮件等，管理方面需要投入的时间成本和经济成本都比较高。二是从高校与站(点)之间的联系来说，学籍管理过程中双方需要频繁地相互联系，有些工作仅需要通过网络、电话等就完成，然而还有一些工作环节必须通过邮寄、快递等渠道，管理成本高，比如新生报到注册的相关材料、学生成绩登记表、毕业生资格审核材料、相关证书等。

三、学籍管理普遍存在的问题

近几年来，成教学籍管理日趋规范化和标准化，但由于成教发展的总体环境和各高校自身等多方面的主客观原因，成教学籍管理工作中普遍还存在一些问题:

1.重招生、轻管理

目前，全国成教机构众多，发展良莠不齐。除少部分学生外，大部分成教生日常管理都直属于高校成人教育学院设立的校外函授站或教学点管理。由于信息不对称，学生对有些机构的办学目的和实力并不了解，而有些办学机构为了继续生存下去，想尽一切办法广泛吸纳生源，利用各种途径把学生录取进来之后相应管理却跟不上;有的重经济利益轻过程管理，在招生工作上投入了较多的人力和物力，在学籍管理方面却吝于投入。［5］有的由于生源萎缩或因离主办高校较偏远、沟通交流不便，疏于管理。有的高校对教学站(点)也缺乏有效监督，导致学籍管理不规范，影响教育质量。

2.管理制度滞后或制度执行不力

成教学籍管理制度必须体现成人教育的特色，在制度规定与具体管理方式方法上理应与全日制普通高等教育学籍管理有所不同，但实际上很多学校大多是照搬普本学籍管理制度，只是在某些方面放宽了条件。有的学校虽然制定了相应的制度，但没有根据成教形势和社会发展变化及时修订，时过境迁，致使有些管理办法和措施难以与时俱进地跟进执行。有的虽有完善的规章制度，但执行过程中的力度不够，落实不到位，制度与实际执行不相符。［6］

3.学籍管理手段较落后

很多高校都缺乏一个相对成熟完善的学籍管理系统，工作中多采用常用办公软件和简单开发的单机模块管理，造成各个环节衔接不畅通或者工作程序繁琐。［7］由于学籍管理软件不整合，成绩录入、统考报名、学位申请与审核等工作与学籍管理模块互不衔接、关联，每项工作都要人工操作进行数据传导、转换，不仅效率低，而且容易出错。有的学校虽然开发了学籍管理系统，但由于开发投入较小或开发初期对于系统的需求分析不够，导致操作不便捷，对使用者的软件操作水平要求相对较高，一般管理人员难以胜任，或有的系统功能较为简单不能完全满足实际工作需求，从而影响工作效率和服务质量。

4.学籍管理队伍不健全

成教学生基本信息核对与维护、前置学历审查、学籍学历电子注册等工作较为繁琐、工作量大，需要充足的人员，然而有些学校管理人员配备不足，造成工作中疲于应对。［8］有些学校人员配备虽然充足，但人员结构不合理，缺乏相应的专业人才。学籍管理人员平时忙于应付日常工作，没有时间学习，业务能力得不到提高。

四、成教学籍管理的改进对策

一方面，成教办学有着自身的特殊性，成教学籍管理也因此具有有别于普通全日制本科的显著特点，管理工作有一定难度。另一方面，近些年来各级教育主管部门对成人教育的学籍要求日趋严谨和规范，因而，各高校成教管理部门必须采取有效措施，积极探索改进方法与对策，以适应形势的发展需要。笔者认为，可以从意识、制度、硬件、软件(管理者与被管理者两方面)等几方面着手。

1.高度重视学籍管理工作

学籍管理是成教教学管理的一个重要组成部分，贯穿于全过程，对全面掌握学生情况、及时改进教学管理起着至关重要的作用。特别是实行学籍、学历信息电子注册后，各高校学籍管理工作已不再单纯是学校的内部管理问题，所有的学籍管理必须在教育部的数据库和管理平台上予以体现，毕业证书要在教育部进行电子注册并上网供社会查询。从这个角度来说，学籍管理质量也是反映高校成教管理工作质量的一个重要观测点。然而，成教因生源组成复杂、办学形式灵活、教学点分散等特点给学籍管理带来一定难度，这是共性问题。尤其是网络学习、远程教育大趋势大背景下，更需要我们不断努力，逐步解决和完善学籍管理中存在的一些问题。

2.健全管理制度，保障学籍管理规范化

建章立制是搞好成人高等教育学籍管理的基础。各高校必须根据国家政策和省级教育行政部门的规定，结合学校自身特点，制定切实可行的适合成教特点的学籍管理制度，结合实际形成一整套包括收集、整理、归档、交接等环节的学籍管理工作规范，并将其纳入学籍管理者岗位职责范围，要求学籍管理者熟悉管理规章的内容、各项办事程序。同时要明确成教管理部门与各院(系)、教学点在学籍管理方面的职责、权限和相应要求，以确保各项制度有力执行，并在实践过程中不断总结、及时修订、不断完善。

3.开发、完善网络版学籍管理系统

学籍管理过程中常会涉及大量的数据转换、统计、导入导出等工作，工作中常会遇到学生需要查询或咨询某些问题、领导做工作报告或相关决策时需要某些数据做参考的情况，凭借功能相对完善的网络版学籍管理系统，这些问题都会高效、及时地得到解决。而单向的管理系统只有具体管理人员才能操作、查询，既耗费管理人员精力，又影响工作效率和服务质量。缺乏一个相对成熟、完善的学籍管理系统，严重制约着工作效率和管理水平。因此，开办成人高等教育的高校很有必要结合成教的特点，开发、完善网络版学籍管理系统，［9］针对不同对象，比如学籍管理人员、学院领导、学生、教学站(点)等，相应赋予不同的权限，实现信息共享和分权管理，以此更方便、快捷、高效地开展学籍管理工作，促使成教管理更趋向规范化和现代化。

4.加强学籍管理队伍建设

一是要配齐管理员，不仅仅是高校成人教育部门要配齐、配足学籍管理人员，各个函授站(点)也要注重学籍管理人员的配备。二是要尽量保持管理人员的相对稳定，在人员变动时要做好业务交接工作，必要时要有一个老、新人员的“传、帮、带”过渡期，以便新接手人员能尽快熟悉业务，不至于延误时效性强的工作。三是要加强管理人员的学习培训和交流，特别是对函授站(点)学籍管理人员的业务操作培训。

5.加强新生入学教育

让学生从入学之日起就充分了解学籍管理的相关规定，了解整个学习过程中相应各个环节自己需要做什么、大概的时间点以及相关办事程序，这样便于学生心中有数，提早做好准备。管理过程中更要加强与学生的交流，重视宣传和引导，让学生充分认识到学籍的重要性和严肃性，使其由被动变主动、由被管理变为积极参与者、合作者。如此，可以大大减少因不了解管理规定、不清楚办事程序而导致的被动、无视或者是主动参与过程中的频繁问询，为学籍管理者节省时间和精力，从而提高管理效率。

［1］顾明远．教育大辞典:第3 卷［K］．上海:上海教育出版社，1991:55—56．

［2］［8］牛丽民．完善新时期高校成人教育学籍管理工作的几点思考［J］．吉林化工学院学报，2012，(8):121—123．

［3］时亮．浅谈成人高校学籍管理与电子注册［J］．浙江青年专修学院学报，2010，(4):61—64．

［4］李珏．从规范成人高教学籍管理来维护学校和学生的利益［J］．继续教育研究，2010，(7):118—119．

［5］曹永军．浅论新形势下成人高校学籍学历电子注册管理制度的建设［J］．西北成人教育学报，2010，(5):13—14．

［6］张建林．浅论成人高等教育学籍管理制度的改革［J］．高等函授学报:哲学社会科学版，2011，(1):5—6．

［7］刘耀南．基于QQ 群的成人教育学籍管理平台的应用研究［J］．嘉应学院学报:哲学社会科学版，2011，(1):70—74．

［9］向彦．成人高等教育校外函授站学籍管理存在的问题及对策［J］．教育探索，2012，(8):99—100．