国际会议的财务运行管理

马昆龄

摘 要：财务运行管理是国际会议能够顺利完成的重要保证。财政部于 2015年 7月 30日发布《在华举办国际会议经费管理办法》，对在华举办国际会议的收入、支出等费用管理做出了新的规定。依据财政部的新规定，结合参加国际会议财务运行管理方面的工作经验，对于国际会议财务预决算及会议过程的财务管理进行了探讨，为相关财务人员提供参考。

关键词：国际会议；预算；决算；财务管理

中图分类号：F233；F713.83 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）20-0134-03

国际会议是指经由相关外事管理部门批准、在国内举办的有其他国籍人员参加的会议。为保证国际会议能够顺利举行，必须加强财务的运行管理。笔者从财务预算、结算和会议过程管理等几个方面，对国际会议的财务运行管理方式和内容进行探讨。

一、国际学术会议的财务预算工作

预算对于会议财务管理是至关重要的，因为估算出会议总收入、总支出的金额，就能预知最终的盈亏。预算的结果应该是收入大于支出，否则就要调整预算中的支出金额或者努力寻找其他会议收入来源，以保证会议不出现亏损。

（一）收入部分

1.会议注册费

注册费是会议最主要的收入，是决定会议能否做到收支平衡的重要因素，对它的定价至关重要，定低了必然亏损，定高了就有可能减少参会代表的数量。

国际会议的注册费主要包括代表注册费和陪同人员注册费两大类型。陪同人员交纳的注册费通常仅为代表注册费的一半或更少，这要视注册费中所包含的项目而定。

会议组织者希望尽可能早掌握会议的盈亏程度，所以鼓励会议代表提前注册、提前交纳注册费。为此可以设置一个截止日期，在这个日期之前注册的代表，其注册费可适当减少。

2.赞助费

当估计会议注册费的总收入不够支出时，要想增加收入的办法使会议的财务预算达到平衡，首先考虑的是寻求赞助商，其次是政府部门的补助、基金赞助或私人赞助。

3.中央财政拔款收入是指在无会议注册费收入、赞助费以及国际组织专项资助，或者已有收入但不足以弥补会议支出时，中央财政对国际会议的补助。

4.饭店优惠佣金

饭店接待会议代表时会在各方面给会议提供一些优惠条件，给组织者一定比例的返还。

5.旅游与展览收入

来参加国际会议的人员大部分来自国外及外省市，如果在会议之余联系当地的旅行社安排几天自费、自愿参加的可了解当地人文历史的旅游项目，这也是颇受欢迎的。这是和会议内容完全不相关的另一项活动。如果组织成规模了，不但是为参会者提供另外的增值服务，还可从旅行社拿取佣金。另外，会议过程中还可招商，请相关行业或公司做展览、展示也可以增加会议收入。

（二）支出部分

根据财政部财行（2015）371号文件《在华举办国际会议经费管理办法》的要求，笔者以表格的形式整理出国际会议的各支出项，给财务人员计算预算数和结算数提供便利。

按以上表1与表2相减编制会议预算，还要在预算中加入预算总支出约10%的资金备用，以防一些不可预料的事件发生。如果预算总结中收入大于支出则可；反之，则要进行调整。

二、国际会议的财务结算工作

财务结算是国际会议所有后续工作中最重要的一环。下面就针对核算各项收入支出时可能出现的诸多复杂情况加以分析说明。

（一）收入部分

1.注册费

注册费是国际会议最主要的收入，虽然在会前几个月这项核算工作就开始了，但是由于国际会议的注册费有时即使到了会议快结束时有些采用银行转账或以汇票托收方式交纳的仍没有到账，这时就不得不让这些会议代表现场再交纳一次费用。当收到这些迟交的注册费时，应及时将费用退还。这是很细致和复杂的工作，一般需要约2个月的时间才能最后完成。

2.企业赞助费

企业赞助费是国际会议的第二项主要收入，通常赞助企业都会按承诺付款。但一些跨国公司的赞助款就不一定及时到账。这样，会议就不能如期完成结算工作，会议组织者须安排专门人员落实这项工作。

3.住房佣金

住房的佣金要根据不同的饭店和房型逐间计算。

4.旅游费用

会议在组织旅游活动时常常规划几个不同的路线来满足参会者的需要，也允许他们随时更换取消已选路线，可见，结算旅游费用也不是简单的工作。

5.其他收入

国际会议还可能有其他收入。例如，不交注册费的陪同人员要参加会议的宴会等活动、有些在会议现场出售的会议论文集、纪念品，等等。

（二）支出部分

国际会议通常是在会议结束后才开始支付各项费用。会议的各项活动在会前都必须与服务机构签订严格的包括付款金额和付款方式的合同，在前文提到的支出各项如果是据实核算还算比较简单，但以下几点在计算支出项目时要特别注意。

1.向国外机构组织付款

如果国际会议的论文集的编辑印刷和某些活动是委托国外机构完成的，则一般步骤如下：向国外机构支付外汇要经过严格的审核（因为我国是外汇管制国家），通常需要向会议组织提供一份付款凭证，凭证上面要写明机构的名称、付款的项目和金额；财务人员要给当地有关政府主管部门提交申请报告和这份付款凭证，经审核批准后才能通过银行办理汇款手续。

2.退款

有些会议代表交纳了各项费用，但没能如期前来，组委会就要按政策向代表退款。在会议结束前要尽早办理完退款手续，因为它关系到组织者的信誉和国家形象问题。

3.设备租用费

会议组织者是否能如期支付给设备使用费主要依据会议期间设备公司服务人员的工作和设备的质量。有些设备公司为会议提供的设备陈旧老化、运算速度慢，在使用时经常出现如死机等故障，严重干扰会议的正常进行，会议组织者可以向这样的设备公司提出索赔。

4.餐饮费

在任何一个国际会议中，餐饮费都是很大的支出，如果出现会议代表在宴会后产生腹泻和呕吐的现象，就不能按合同规定付款，要求提供餐饮的服务方承担一定的经济赔偿责任以支付当事人的医疗赔偿等款项。

5.工作人员劳务费

国际会议大多数工作人员都是兼职人员，因此，不管会议盈利还是亏损，会议组织者都要给这些工作人员一些劳务补助，并要为每位工作人员代缴个人所得税。

三、 国际会议进行过程中的财务管理

在会议进行中，把财务信息纳入计算机管理，利用相关软件，达到每个人、每笔账、每类收入、每类支出都纳入统一管理，做到查询便利又计算准确。收缴费用时，按各种汇款类型及现场的支票、刷卡、现金分类等及时整理计算。在工作流程中优化管理，提高效率。收款后，要及时开据发票，有些不需要发票的国外来宾，也要按财经纪律给他们开正式发票，保证每笔款项及时入账。

虽然国际会议的财务工作分预算、结算等步骤，但在预算阶段就要把控好各种收支因素，在保证质量的前提下节约开支；同时，把该收的钱足额收上来，把财务工作作为贯穿整个会议进程的一条主线，使这项工作在经济上有所收益，从而为后续事业的发展做资金上的积累。

参考文献：

[1] 财政部.《在华举办国际会议经费管理办法》财行，〔2015〕371号.

[2] 武少源.国际会议的财务预算[J].中国会展， 2008，（5）.

[3] 武少源.国际会议的财务结算[J].中国会展，2008，（17）.

[4] 贾奇，徐瑾瑜.浅谈在华国际会议费用的模板式管理与会计审核[J].会计师， 2014，（2）.