论企业决策过程中秘书的辅助作用

杨文营，谢　萍，孟　野

（云南农业大学 经济管理学院，昆明 650201）

论企业决策过程中秘书的辅助作用

杨文营，谢萍，孟野

（云南农业大学 经济管理学院，昆明 650201）

企业决策作为组织管理的中心，正逐步向科学化、规范化方向发展。领导作为一个企业决策者，是领导者工作的核心，然而，企业决策离不开辅助力量。现代管理日趋复杂，各级组织的企业决策者或领导人无论从才干上还是精力上，都无法在企业决策过程中仅凭个人的智慧和努力胜任其责。秘书作为领导的参谋助手，由于具有显著的职位优势、独特的视角优势、明显的层次优势和突出的沟通优势等，在辅助领导企业决策的过程中起着重要的作用。从秘书辅助企业决策的定义引入，重点从秘书辅助企业决策的作用、建议方面进行论述，最后通过借鉴多方专家的观点和查阅大量资料，提出秘书发挥辅助企业决策职能的办法。这些方法可以帮助秘书在新时期更好地发挥自己的职能，进而更好地辅助领导做出更加高效、切实的企业决策。

领导企业决策；秘书辅助；作用；建议

社会主义市场经济的持续发展与我国改革开放的不断深入，为了谋求组织更长远的发展，组织之间的竞争越来越激烈，客观上对组织中的企业决策者的企业决策提出了更高的要求，所担负的责任也越来越大。作为秘书人员，与领导的工作关系最密切，秘书的辅助作用也就显而易见了。所以，秘书在提高自身素质的同时，还要积极发挥自己的辅助职能。在经济迅速发展的今天，信息化与科学化的发展趋势越来越明显，如何发挥秘书人员的辅助作用也显得非常重要。

一、秘书辅助企业决策的内涵

在现代管理中，企业决策是领导机关及其领导者的基本职能和基本权利，也就是说，企业决策的主体是领导者。辅助企业决策是指在企业决策的过程中，为达到提高企业决策时效性和科学性的目的，在能力（包括技术）、经验和经历等各个方面给予企业决策主体科学的补充［1］。尽管目前各类咨询机构、研究机构的大量出现已经成为现代企业决策的一支不可或缺的辅助力量，但现代秘书部门辅助企业决策活动的综合性、经常性及全过程性是其他任何一个智囊系统所无法取代的。因此，秘书人员具备辅助企业决策的意识，不断提高辅助企业决策的能力，努力做综合辅助领导的参谋和助手显得尤为重要。

二、秘书辅助企业决策的作用

（一）秘书辅助企业决策有利于补充领导工作

正确的企业决策对提高工作效率、促进各项事业全面协调可持续发展有很大作用；企业决策如果有偏差，并且没有得到任何完善就实施，不仅会损害一个组织的目标，而且会对组织的可持续发展带来很多阻碍。仅凭领导的个人经验和智慧是难以达到这些要求的，领导也有思维的不全面性，考虑不会很周全，也存在着独揽大权的隐患。因此，领导要借助秘书的力量来弥补自身的不足。当然，秘书在做好自身事务工作的同时，也要辅助领导，为领导补充工作中的遗漏点。

（二）秘书辅助企业决策有利于提高秘书综合素质

秘书的综合素质体现在工作过程的每一个环节，所以有必要通过辅助企业决策进行培养自身的素质。秘书的综合素质提高了，领导的企业决策才会更顺利地开展。综合素质的提高是对个人全面发展的要求，是组织发展的必要因素，也是一个社会的文明进步的基础［2］。在工作形式和内容日益多样化的今天，秘书人员综合素质的提高不是一蹴而就的，秘书只有在辅助企业决策过程中提高综合素质，才能在实践中更好地理清工作思路，帮助领导做好企业决策辅助工作。

（三）秘书辅助企业决策有利于转变秘书职能

秘书人员的基本职能是由其自身的办公、办文等能力和组织的发展需要而决定的，在辅助企业决策过程中，秘书与领导的交流更多些，一般会专注于自己的办事、行文等方面的工作。而今天，秘书在原来基本职能的基础上更多地会辅助领导进行科学的企业决策，在协调各部门综合发展方面发挥着不可替代的作用。

三、秘书辅助企业决策的建议

（一）秘书自身的角色定位

企业决策作为领导部门的基本职能，企业决策目标的确定以及方案判断都是由领导部门决定的，在秘书制定方案后，最后的企业决策选择也是由领导完成的。秘书作为领导的参谋者，必须给自身一个明确的定位，才能保证秘书辅助职能的更好发挥。

1.秘书工作者要学会认清“我是谁”。每个人在工作中扮演的角色不同，秘书是领导者的追随者，要以领导活动的转变而转变，秘书人员要知道，自己的辅助职能是建立在领导活动基础之上的，如果离开了领导活动，相应的也就不存在独立的秘书工作了。秘书作为领导的服务人员自身的职责要明确，不仅是领导的参谋，还要做领导的帮手。

2.秘书人员要知道“我应干什么”。由于秘书的从属地位，秘书所从事的工作包括行文、办事等多方面的内容，这些活动也都需要领导的参与和指导，秘书人员在处理自身事务时要树立整体服务的观念，要以领导的指导为重点展开工作，联系上下部门，做好上传下达工作。

3.秘书人员要思考“我做得怎么样”。在扮演和转变自身角色的过程中，秘书人员要积极反思自己做得如何，是否得到了领导的认可，是否可以保证企业决策的科学，在适应不同环境的过程中思考自身的实践效果如何，是否得到了领导及身边同事的认可，是否实现了自身的社会价值［3］。

（二）遵循企业决策程序

制定科学企业决策的前提是制定出合理的企业决策程序，只有在合理的程序运行下，按照科学的步骤进行企业决策，个人的主观随意性和客观因素的影响才会有所降低。秘书人员遵循企业决策程序，才会形成良好的办事风格，在与领导的共同努力下形成实用的企业决策。“科学企业决策不是一蹴而就的，需要经过详细的过程得到，一般需要经过以下六个步骤，即发现问题—确定目标—拟定方案—选择方案—评估目标［4］。

企业决策问题的界定也是需要考虑多种因素，在科学企业决策之前一定要明确这一界限，企业决策问题由领导者在接受多方意见后纳入企业决策的程序内的，企业决策问题是领导认为有必要进行处理，对组织有重大影响甚至起决定性作用的问题。但是，非企业决策问题在组织内是没有必要进行一系列企业决策过程的，或许还会纳入到企业决策问题中，秘书人员要分清楚不同性质的问题，才能更好地在企业决策过程中实现自身的作用。

（三）明确针对事项，分清轻重缓急

在事情发展变化的过程中，秘书人员在不同时间完成不同任务的过程中秘书辅助企业决策的方式、方法也应该有所变化，一个事项或许需要付出更长时间去解决，在许多因素的影响下秘书人员一定要明确针对事项，明确轻重缓急，利用合适合理的企业决策从而更好地解决问题。

1.学会对时间进行管理。时间的有限性和特定性，容纳不了领导太多的活动内容，对于不必要的安排或者不紧急的任务可以往后调整，尽量在有效的时间内取得更高的工作效率。秘书人员作为领导的“管家”要认清事件是否是急于完成的［5］，是否是有重大影响的，在突发紧急事件发生时，秘书人员可以及时调整日程安排，对领导活动进行时间上的合理调动，以更好地完成任务。

2.保持工作程序一致。领导的工作目标是使组织更好地发展，做出什么样的选择都有领导自身的理由，秘书人员应该认识到这一点，对于领导决定的事件，不能为了自身目的而不进行合理的安排，要协助领导处理好有重大影响的问题，并对相关的事务进行细致的安排，为领导提供便利的条件，保证与领导的工作程序保持一致。

（四）履行辅助职能

1.忠于职守，履行职责。秘书人员认真做好自身的各项工作，在领导的带领下锻炼自身的能力，拥有强烈的事业心，以自己的工作任务为重点展开工作，这不仅是职业道德的显现，也是秘书人员应有的修养。秘书履行自身职责的同时应该明白，在服从领导意图的前提下，展开辅助企业决策的工作，秘书人员不能以自己单纯的想法否定领导的企业决策，做好自身该做的，不“越位”，不“错位”［6］。

2.转变态度，注重实效。作为一个秘书人员的前提便是拥有秘书人才的基本态度，不能因为可以与领导接触而忽略旁边的同事，对领导阿谀奉承。秘书人员上传下达的重要位置，决定了秘书人员在工作中一定要注重实效。一方面，秘书人员不积极接受领导的任务，或者只是在领导面前口头许诺答应领导交给的任务，而又不去履行，只会让领导对自己越来越不信任。另一方面，按照领导的指示完成工作并不是全盘接受，对于一些违反法律法规的行为要及时制止。

四、结论

秘书人员作为组织中企业决策不可或缺的一部分，如何辅助领导使企业决策更加科学，如何在自己的岗位上发挥辅助职能，这就要求秘书人员要具有辅助企业决策的意识，准确定位自身角色，掌握科学企业决策的过程，更全面主动地为领导服务，在领导的日程安排和实际工作中提高自身素质，努力转变社会对秘书的传统观念，做全面进谏者，做科学企业决策的贡献者。

秘书的辅助作用是一个长期的发挥过程，秘书人员在工作岗位上要想有新进步、新创意，就必须不断提高自己，严格要求自己，积极进取，努力使自己成为全面发展的符合现代组织发展的人才，帮助领导制定出科学、实用的企业决策，为推动组织的进步与发展贡献自己的力量。

［1］向国敏.现代秘书实务［M］.北京：首都经济贸易大学出版社，2005：61-78.

［2］徐瑞新.秘书学导论［M］.北京：高等教育出版社，1993：19-34.

［3］徐向惠.行政企业决策学［M］.北京：中国人民大学出版社，1997：79-84.

［4］张清明.秘书参谋职能概论［M］.武汉：武汉大学出版社，2001：56-66.

［5］陆瑜芳.秘书学概论［M］.上海：复旦大学出版社，2005：34-65.

［6］方习文.秘书原理与实务［M］.广州：广东大学出版社，2006：44-52.

［责任编辑李晓群］

C931.36

A

1673-291X（2016）27-0177-02

2016-08-16

杨文营（1992-），女，山东济宁人，硕士研究生，从事农村与区域发展研究；谢萍（1973-），女，江西玉山人，副教授，从事林业经济与区域经济研究；孟野（1993-），女，江苏盐城人，硕士研究生，从事生猪养殖研究。