工程项目档案收集归档工作的策略研究

胡纯馨

摘 要：近几年伴随着当前市场经济的快速发展，建筑工程项目在建设规模上也不断的提升，施工单位所进行施工的工程项目种类也在不断的提升，所以，出现了很多的工程项目档案。当前我们国家的工程项目档案在不断的提升，其中涉及到的内容也更为丰富，其涉及到的范围也非常的广，档案收集归档工作的质量检测也对档案自身的完整度产生影响。因为工程项目档案涉及到的内容比较多，因此对其进行管理也非常困难，所以就需要施工单位，关注工程项目档案自身的收集与归档工作。本文则主要针对工程项目档案收集归档工作去进行分析和研究。

关键词：工程项目；档案；收集；归档

1领导重视是完成项目档案收集归档工作的重要基础

如果想进行好工程项目档案的收集工作，在项目进行建设的时候，就需要对项目档案管理的负责人进行明确。在工程项目进行建设的时候，建立专业的檔案管理的小组，统一去对工程项目等档案资料去进行管理，使得项目的工程师能够加入到工程项目的档案管理工作里。为了使得项目档案收集归档工作可以有序的进行，需要及时的召开相关的档案管理会议，在项目建设即将完成的时候，建设专业的验收工程小组，同时通过项目的总工程师去进行文件的下发，使其能够对各个部门的验收工作进行协调，提升上报以及进行工程竣工资料的移交速度。

2建立档案收集管理系统，提高档案管理质量

施工单位各个部门彼此应该强化沟通写作，真正的建设出一套健全的对档案进行收集与管理的系统，对于负责人以及联系人还有管理人员加以明确，及时的对工程项目自身的施工情况加以掌握，真正的处置工程项目进行过程中所涉及到的档案收集工作。从另一方层面来说，针对规模相对庞大并且施工周期比较久和范围相对较广和施工人员自身流动性比较大的工程项目，一定要积极的建立起一个工程项目档案管理系统，将多个部分的工作去进行汇整，全面的进行档案管理的收集与归档工作。依照当前工程项目自身的特点，在相关部分去安排专门的人员，使其能够对管理人员自身的职责加以明确。这样即使档案管理人员出现了变动，也并不会对档案管理工作产生影响。

3规范工程项目档案管理制度，明确每个管理人员的责任

施工单位在对工程项目档案进行管理的时候需要严格参照我国发布的相关法律法规去进行，工程项目档案收集以及归档工作应该做到有理有据。在对项目档案管理人员进行安排的时候，需要对管理人员自身的责任给予确认，其中应该分别将相关人员的职责进行细分。将工程项目档案的收集归档当成是企业当前的管理计划，施工单位在年初的时候需要依照工程项目自身的进度去对项目收集以及归档计划去进行制定，并且还需要在年底的时候，去对项目收集归档情况进行总结，对于相关人员给予奖励与惩罚。工程项目在已经验收完成后，工程相关的负责人应该对于项目相关的档案资料完成整理，然后将整理好的资料转交给相关的建设部门去完成审核，在进行完成审核之后，再将其交给相关的档案管理部门去进行清点，并且进行保存，以备日后进行查阅。

4强化项目档案管理人员的培训，提升人员自身的素质技能

在工程项目档案进行收集归档过程中，管理人员自身的作用是十分重要的，因此需要从这些方面去对工程项目档案的管理质量给予提升。首先，施工单位需要对资料员自身的业务水平给予提升，资料员在上岗后一定要具备相关的资格证书。其次，需要对于工程项目档案资料员自身工作的稳定性给予保证，严格的防止出现代签字和代移交的问题产生，在项目进行的时候不可以随意撤换资料员，即使资料员不得不离职，那么也需要将手头的工作全部进行移交之后才可以离岗，其要对项目档案收集归档工作的连续性给予保证，预防项目档案资料出现遗失的问题。第三，对于项目档案资料收集的渠道进行扩充。并对于相关工程项目施工技术人员自身的档案知识给予培训，使其能够更好的对管理档案资料进行收集，对相关的法律与法规知识有所认识；清楚的认识到自身应该去对哪些工程项目资料进行收集，收集归档的工作主要有何种要求，并积极去与资料员自身的档案管理工作进行配合。

5积极进行好工程项目竣工验收时期的档案补充收集工作

项目建设的最后一步是完成验收，完成验收不仅要保证项目的质量符合建筑实体的要求，而且项目文件也应该完整收集，并且保证自身的规范性，使其能够明确对于整个项目建设过程加以反应，所以项目管理部门应着重完成项目档案，档案工作者需要重点关注这些方面：首先，原始项目档案的真实性，其能够真正对项目建设整体情况加以反应。其次，确保竣工图质量，完成竣工图必须是原件，并且要清晰合理，不能用竣工图的复印件去进行替用，假如所提供的竣工图是施工图进行完善而来的，那么还需要对修改的参照来源进行标示，除可这些之外，还应该着重的对审核竣工图其自身的手续是不是齐全进行检查。施工单位在把工程项目档案转交给相关的档案部门后，还应该参照项目档案的保管期限和工程项目自身的扩建情况去进一步对缺少的资料进行收集，对于遗失在外的项目档案资料进行补充，使得施工档案能够更加的完善。

6总结语

上文所述，工程项目档案工作可以说对于施工全过程进行了记录，其属于施工企业自身建设的一种存档，其对于施工企业日后的发展有着非常积极的参照作用。结合上文所述，工程项目档案收集归档工作也是非常复杂的，施工企业与档案管理部门应该对其给予高度的重视，积极的制定科学并且十分健全的管理方案，参照我国当前的规章制度去进行档案归档的收集工作，积极的与相关部门进行合作完成项目的验收，为工程自身的质量与社会效益进行努力。

参考文献：

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