文书档案管理存在的问题与相应措施

王慧

【摘 要】文书档案管理工作是单位各项工作的基础工作，是单位各项工作的基础，也是各单位对各项活动进行客观记录的依据，同时，也是对单位进行管理水平评价的重要依据，科技的进步和经济的发展，人们对文书档案管理工作提出了更高的要求。

【关健词】文书档案；管理；问题；措施

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。

一、文书档案管理的基本要点

1.1重视对重点及关键文件的管理工作

重点及关键性的文书档案在文化广电新闻出版局（以下简称文广新局）的战略发展中起着重要作用。考虑到文广新局在书面和口头记录、文件、讲话稿、会议记录、各项纪要、报表等文书资料的繁多性，管理部门受到自身能力以及人员的限制很难对所有的文书资料加以整理和汇总。针对这一客观现状，文书资料管理部门在管理内容上要把注意力放在重点和关键文件上。

1.2重视文件的梯度管理和分类管理

在对重点和关键性文件加以重视的基础上，还要从管理方法上加以重视。针对文件的多样性和丰富性，文广新局首先需要对文件进行分级和归类，将待整理的文书档案按照一定的标准和相关性分出等级和类别，然后依据标准对其进行梯度管理和分类管理。对这种管理方法加以重视能够从根本上提高文书资料管理人员的工作效率，同时还能够更方便地为文广新局提供基础服务。

二、目前文广新局文书资料管理存在的突出问题

2.1缺乏重视档案管理工作的意识

由于很多单位对于档案管理工作认识不够深入，导致档案工作不容易引起领导的重视，也不容易做出成绩。所以很多单位员工对档案工作不以为然，并没有放很大的心思在上面。认为档案工作就是抄写工作，另外保证档案资料不丢失即可。这就使得档案管理工作无章可循，信息资源不能有效合理地进行利用。另外，档案工作不像其他工作可以为单位创造直接的效益，这就更不能引起单位领导的重视，也不能充分调动工作人员的积极性，从而使得档案管理工作无法体现和发挥其应有的价值。

2.2文书档案管理人员素质有待提高

在文广新局现有文书档案管理人员中，素质较低的人员占了很大部分，单位文书档案管理人员素质亟待提升。管理人员素质较低主要体现在责任意识差、缺乏专业技能、缺乏创新意识等方面，这样的管理人员很容易在工作中出现各种纰漏。专业知识落后，不适用于当前的文书档案管理工作的需要，无法对管理进行创新，不适应信息化建设，是目前管理人员最突出的问题。

2.3档案管理制度不完善

如今档案管理制度的制定并不完善，大多数单位系统内部存在着各种档案管理制度，但这些制度不严格、不健全、不到位甚至不合时宜，这样的制度为文书档案管理工作带来了巨大阻力。在很多管理工作中依旧引用着传统的手工检索、提取利用，很多提供或开发的方案都是过时的，新闻部门记载的照片、影像资料只在摄录采编时重视，而轻视了日后的保管、利用，使很多珍贵资料在不经意间遗失。

2.4档案管理信息化水平不高

虽然我们已步入了信息化时代，但是很多的信息技术并未用到档案管理工作中。单位依旧习惯于使用手工代替电子化设备，这使得档案管理工作的效率、安全性和系统性大大降低。电子化水平低下不仅使得档案管理工作人员的工作量大大增加，而且管理方式科学化程度低，容易让一些人钻空子而让虚假信息入库，让档案资料的安全性无法得到保障。

三、提升文书资料规范化管理能力的措施

3.1加强管理人员的档案管理意识

加强管理人员的档案意识，首先要加强领导对档案管理的认识，提高他们对于档案的重视，树立档案也是生产力的观念。档案是日积月累形成的重要的信息资源，具有独特的开发利用价值，如果利用得好，档案也可以作为生产力促进经济的发展。其次，提高普通员工对档案管理的认识，转变他们关于档案的传统的观念，档案不仅是用来储存资料信息的工具，也是一种资源财富。帮助他们树立档案意识，树立自主归档意识，创新档案认识，规范自己的日常工作，为档案管理尽自己的一份力。还要开展档案管理新认识主题活动，提高“依法治档”的自觉性，由领导做起，将档案的认识贯彻于日常，切实为档案管理贡献自己的力量，以此促进文广新局事业的发展。

3.2加大对文书处理工作人员的培训

为了提高文书管理工作人员的综合素质，我们需要从多方面、多途径入手，对相关工作人员开展培训教育工作。通过定期、不定期的移动授课、公共课培训、外派考察学习等方式对工作人员开展培训，针对文书档案管理工作中涉及的各个环节安排相关培训，确保工作人员熟练掌握工作流程，并在这基础上帮助其在工作中创新实践，提高工作人员的文书档案管理水平，弥补管理人员专业水平低的缺陷。

3.3创新档案管理相关工作制度

针对已经不合时宜的传统文书档案管理制度，我們需要建立创新出一个新的文书档案管理制度。首先要制定新的档案收集制度，明确收集责任，规范收集渠道，使档案收集有章可循。然后针对档案的检索、开发和利用建立一个现代化的信息检索制度，减少不必要的流程，提高工作效率，保证档案信息的时效性。最后，完善大档案相关的制度，健全档案管理体系，使档案的管理向“一条龙服务”方向发展。还要创新对档案工作者、普通员工的档案奖励制度，调动大家的积极性，为档案工作的发展增添动力，促进文广新局档案管理健康发展。

3.4实现档案管理工作的电子化和信息化

在信息化时代，各企事业单位要紧跟时代步伐，实现档案管理工作的电子化和信息化。这就要求我们培养出工作效率高和管理能力强的具有高学历、高素质、专业性强的复合型人才。随着社会的不断进步，对于档案管理人员的素质要求越来越高。文广新局的领导必须重视对档案管理人员的培养，安排定期的培训以了解最新的档案管理技术和知识。必须合理利用其电子信息资源，让档案管理工作井然有序、有条不紊。建立计算机辅助管理系统，帮助档案管理人员更好地进行档案管理。这样不仅能够防止虚假的档案信息入档，还能防止因多次翻阅档案而使得档案损坏、丢失。利用网络电子设备，档案管理人员可以将最新的资料进行扫描、输入入库，可以实现档案资料的统一、高效的管理，让档案资料不再以单一的方式进行管理，声音、图片、文字都可以作为资料进行存档，让纸质和计算机管理同时进行。

四、总结

综上所述，文书档案管理工作是各个企业或单位都不可缺少的重要工作，然而文书档案管理工作是一项系统性的工程，提升文书档案管理的工作水平与工作效率需要单位领导和从业人员的共同努力，坚持做好文书档案管理的基本工作，一次来促进档案管理工作水平的提高。在文书档案管理工作进行的同时，要加强对文书档案管理工作的重任，深刻的认识到它的重要性，加大文书档案管理规章制度的完善力度，并曲面的提升员工的综合素质，真正的提高文书档案的有效利用，推动企业或单位更好更快的发展。

【参考文献】

[1]朱埕瑶. 浅析文书档案管理中存在的问题和对策[J]. 办公室业务，2017（16）：133.