基于信息时代背景下档案管理工作的创新

慕颖强

【摘 要】机关档案管理工作是保障机关工作开展的基础，为单位各类资产保存、管理和使用提供了良好条件。随着信息化的快速发展，传统的机关档案管理模式已经不能满足档案管理工作发展需求，必须与时俱进提高档案管理信息化水平，让档案管理更好的服务于单位发展。本文主要对当前信息化背景下机关单位档案管理工作存在的问题进行分析，也提出了加强档案信息化管理的有效措施。

【关键词】信息；档案管理；创新；措施

随着信息化的快速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需求，传统档案由于保存、保养、管理难度较大，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。创新档案管理理念，改革档案管理制度，提高档案管理信息化水平，让档案充分发挥自身价值。本文主要对当前信息化背景下机关单位档案管理工作存在的问题进行分析，也提出了加强档案信息化管理的有效措施。

一、档案管理工作中容易出现的问题

近年来随着社会的发展，各单位的上下沟通和左右联系更加频繁，档案数量更加多而繁，原本的传统的管理方法已经与当前的档案管理的要求不相適应，必须正确认识档案管理工作中的问题，才能实现各部门之间的有效沟通和单位的健康发展。

1.档案管理意识淡薄。当前许多单位的档案管理工作，没有明确专人负责，管理制度不健全不完善，缺少科学合理的档案管理工作流程与标准，档案管理工作时常处于边缘化状态。加上档案管理人员变动频繁，档案意识淡漠，造成档案管理工作不规范。

2.档案管理人员素质不高。档案工作是一项长期、复杂而艰巨的工作，具有一定连续性，要求管理人员必须具备一定的档案管理专业知识。但实际上单位领导不够重视档案管理工作，人员更换频繁，许多环节衔接不好造成档案管理脱节。工作人员习惯陈旧的操作办法，工作人员职业能力参差不齐，不利于档案信息化建设工作发展。

3.档案管理创新不够。当前单位档案信息管理工作越来越繁重，随着互联网技术的发展，档案管理方法越来越简单快捷和丰富多样。但大部分单位没有针对自身发展需要，对档案管理机制进行创新，仍采取传统方法开展档案管理工作。一些重要的档案信息没有及时分类整理，档案的分类装订与归档执行不到位，档案管理工作信息化应用不够，许多档案资源得不到有效整理应用。有的单位认为档案管理只是保管、整理、收集，管理方式比较单一，档案管理一直处于被动储存保管，档案资源的开发利用价值不大。

4.档案信息化建设水平不高。建立一套流程清晰、操作规范的档案管理制度是确保档案工作顺利开展的基础。但实际工作中档案管理信息系统建设不完善，比如档案管理系统中，档案管理基础设施相对落后，有的单位的档案管理室环境差，设备不全，硬件和软件设施都更新不及时不到位，缺乏现代电子设备，一些光盘档案或者电子档案得不到有效处理，致使档案管理工作的效率不高。

二、实现档案管理信息化的重要性

1.提高档案管理效率。档案管理信息化运用先进的计算机技术对档案进行管理，将档案信息与原始档案资料分离开来，由传统的案卷式管理升级为电子文件管理，可使文件资料的收集、储存、分类、统计和调阅更为快捷，档案管理人员工作量大大减轻，实现了档案资料信息的资源共享，提高了档案的利用效率。传统的人工档案管理，依赖人工操作，资料收集难以保证完整性，分类和统计方面很难做到准确无误。资料查找缓慢，资源、成本消耗大，信息资源难以高效共享。信息技术的应用，借助计算机软件进行档案管理，有效整合了档案资源，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅十分快捷，加快了查找速度，提高了资源共享率，档案管理效率得以提高。

2.提升保存稳定性。传统的纸质档案资料耐久性较差，受档案保存环境影响较大。档案采用电子文件形式，存取、读取方便快捷，易于传递、储存时间长，受外部环境的影响很小，稳定性很强。通过计算机网络技术管理文件，可以直接通过网络传递，保证了文件传递的安全性和及时性。

三、在信息社会背景下创新档案管理工作的有效措施

1.建立完善档案管理工作制度。要建立与完善一套切实可行的档案管理制度，做到有章可循，有法可依，促进档案管理工作走入正轨渠道。单位要及时对档案管理工作制度进行修改完善，并严格执行规章制度，合理有效地利用开发档案资源。同时，要加大档案管理工作的资金投入，强化《档案法》的宣传，使单位每一位人员都充分认识到档案管理的重要性。

从档案形成到归档全程，档案管理人员要根据档案管理的要求和规范标准，有针对性的制定科学的管理规划，促进管理的科学性。搜集材料要认真核实相关信息，科学有效整理，确保信息搜集的准确性。归档环节档案进行统一分类编号。要注意档案管理工作的安全性，以防产生信息外漏而造成不良影响。

2.加强精细化、流程化、标准化管理。档案管理要按照“标准统一、上下一致”的原则，创建科学的档案管理系统，使档案管理趋向信息技术化、标准化。档案要进行科学的密级分类，根据文件的机密等级严格建档管理工作，明确收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁等程序，按照相应规章制度，严禁细致地对档案进行分类与归档。要双重备份档案文档版与电子版，采用机读模式管理检索式文档，确保文书档案保管完整安全，方便查找和归档。普通文档建立检索系统要建立时间、文档名称、经手人或关键人姓名、文档存放地点等关键条目，方便针对性地进行查找借阅；重要文档检索系统除纸质原始文件，还要建立电子备份文件，避免因意外造成电脑信息缺失或泄密情况。

3.合理配置档案资源。进行档案管理的目的是通过记录、保存档案资料，提高档案资源的利用率。要加强档案管理的信息化建设，购置先进的计算机设备和信息管理软件，将办公自动化系统和档案信息化建设有机融合，全方位搜集整理档案信息，增加信息的储存量。要加强信息安全建设，运用网管技术加强保密工作，保证档案的安全性。

4.提高档案管理工作人员素质。管理档案的工作人员应有强烈的保密意识，明确自己职责所在，掌握档案管理的方法，遵循保密制度，及时销毁不易泄露且无价值的文件。定期清理过期失效文档，防止与其他未过期文档混淆，给查找和借阅造成不便。

5.加强档案信息化管理。随着信息化技术的迅猛发展，把信息化技术融入到档案工作管理中，有效提高管理质量和管理的工作效率。加大信息设备投入，采购必备的硬件与软件，应用网络与计算机开展档案管理，利用计算机与扫描仪做好文字与图片档案信息存档工作，做到信息的准确传递和合理应用。

四、结语

随着电子信息技术的发展，信息化已经快速地融入到各行各业中，作为传统的档案管理工作已经与信息化社会需求不相适应，档案管理要对照信息化的高标准要求，从管理方式和制度上不断创新、改进和完善，将信息化成果应用到档案管理中，推动档案管理工作的快捷和高效，为档案工作的长远可持续发展奠定基础。

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