企业科技档案管理存在的问题与改进对策

张芳

【摘 要】科技档案是一个企业的重要资源，对今后企业的生存与发展具有很重要的作用。如何要用新技术、新手段、新方法做好企业科技档案管理工作，使得現代化的科技档案管理更合理、更科学成为企业科技档案管理人员面临的一个重大问题。本文介绍了企业科技档案的特点，对企业科技档案管理中存在的问题进行了分析，阐述了改进企业科技档案管理工作的对策。

【关键词】企业；科技；档案管理；问题；改进对策

1.企业科技档案的特点

科技档案是档案中重要的一个分支，是国家社会及个人从事科研、基建、生产、管理活动等产生的对国家社会都具有很高的价值的应进行分类和归档的科技文件资料。企业科技档案的特点具体如下：

（1）就科技档案的形式来讲，科技档案最突出的一个特点就是具有很强的成套性。（2）科技档案通常是一个完整的科学研发或科技生产项目所产生出的一系列相关技术资料，具有很高的学术研究价值。（3）科技档案涉及的范围很广，并且相互间具有很强的关联性，一般来说，一份完整的科技档案应包含相关的科研或项目文件、图纸文件、电子文件等（4）科技档案具有很高的保管和利用价值，其内容涵盖科学、技术、研究成果等，是开展学术建设、工程设计、科学研究等必不可少的参考资料，其保管期限较长，一般都是永久、长期保管。（5）科技档案具有严格的保密性，一些科技档案会涉及到重要的商业机密、保密技术、军工项目等，因此对科技档案的保密工作要求十分严格。

2.当前企业科技档案管理存在的问题

2.1基层档案人员对档案管理的意识不够强

随着《档案法》的颁布和相关档案管理条令的完善，各级领导的档案管理意识有了一定程度的提高，但一些基层档案管理人员的思想意识仍不到位，一部分基层档案管理人员没有较强的档案管理意识，难以将自身的兴趣点落实到档案工作中，缺乏工作责任心，各级领导也未采取有效措施调动档案管理人员工作的积极性，对基层档案从业人员的管理制度也不完善，未建立有效的管理和激励机制，严重阻碍了基层档案管理工作的进一步发展，使得基层档案管理工作存在严重缺陷。

2.2重收集，轻归档

企业科技档案资源的价值不但包括了其凭证作用，而且还有着不能忽视的再次利用价值。在传统管理中，档案的凭证作用得到了充分重视，管理者出于归档要求的考虑，丢弃了一些有价值的资源。例如，由于只收集归档材料的原件，导致一些重要的技术文件流失，在很大程度上降低了档案资源的利用价值。

2.3重管理，轻建设

库存的科技档案是企业的主要信息库，其潜在的开发和应用价值是巨大的。只有保障档案资源的完整性及系统性，才能为资源进一步开发利用提供便利。在实际的管理过程中，部分档案工作人员由于不具备较强的工程技术专业知识或档案管理理念，导致难以保障归档资源的完整性和准确性，尤其是一些体现了设计项目来龙去脉的专业性很强的科技档案，由于技术类文件的不齐备容易造成该科技档案难以从全局反映该项目的技术过程。不能更好地发挥再次利用的作用。

2.4重保存，轻选择

由于企业行业本身的特殊性，科技档案管理人员一般并无机会亲身参与具体项目的实际管理，其职责仅为对接收的档案资源进行管理。而当一个项目结束之后，科技档案管理人员由于对该项目没有整体观念，无法选择应该入库保存的档案资源及归档成果的最终性。从而容易导致一部分重要科技档案没能及时移交档案室，造成一些应该归档保存的技术资料未能及时入库，有的甚至出现丢失。或者同一阶段的成果出现多个版本，不能保障再档案利用的准确性。

2.5对科技档案管理工作认识不足

由于对科技档案管理工作长期认识不足，一些工作人员认为科技档案的整理归档工作复杂繁琐，致使单位形成的较多科技文件均分散于工作人员或部门受众，一些领导则认为由各科室或个人分管使用更为自由、方便与快捷，而正规化的借阅、归档手续则复杂繁琐，会耗费档案人员较多精力。不少科研工作人员总想将相关科研成果项目据为己有，视为个人私有财产，这从另一侧面映射出其单位档案法制管理观念的相对薄弱，且工作责任心有待进一步加强。

3.改进企业科技档案管理工作的对策

3.1以档案法为准绳，健全科技档案工作体制，实现规范化管理

为优化科技档案管理效果我们应以档案法为准绳健全规章制度与工作体制，推行规范化管理，同时相关档案管理部门还应以科技档案暂行管理规定、工作条例、开发利用资源信息办法等档案法规为科学依据，结合本单位实际科技生产状况创设更具可操作性、具体性的规章制度。由科技档案积累、形成、整理到归档、保管、鉴定与利用等各个环节均应制定明确具体的相关规定。对于严格履行规章体制、创设显著科技档案管理成效的人员我们应予以奖励表彰，同理对于不依据规章体制办事、收集科技档案不全面、不及时归档、整理规范性不强、不能主动积极提供利用服务的应给予相应的教育批评与处罚并限期整改。

3.2更新意识思维，全面提升科技档案综合管理水平

档案管理单位用科学意识思维武装自己，以逆向、创造性思考引导科技档案工作，确立发展、机遇意识、合作沟通、竞争意识、时效、责任意识、人才资源及终身学习意识，进而全面适应网络技术与科技生产的迅猛发展。同时应科学利用复制缩微技术有效提升存储档案密度、缩小档案文件体积，合理解决存储空间有限问题。同时我们可适应性配备必要的现代化计算机硬件、软件设备，实现科技档案的信息化管理，数据文件的归档可移交光盘、软盘或硬盘，也可建立域网，进而实现网络化的数据档案传递，为利用者提供空间与时间上的综合便利性。

3.3提高科技档案管理人员综合素质

要实现科技档案的科学管理，人力资源的综合素质是一个重要因素，只有高素质的档案管理人员才能够适应科技档案的可持续发展。因此，科技档案管理的领导者应积极提升管理人员的专业素质和综合素质，一方面，积极建立学习型团队，结合实际通过各类培训方式提升科技档案管理人员的整体素质，使他们适应科技档案现代化管理的需求； 另一方面，还要积极组织科技档案人员不定期到外面参加本专业的技术学习、多与同行企业就档案管理工作方面的工作进行技术交流，开阔他们的视野，鼓励他们把培训与自学的方式结合起来，不断提升自身业务素质。

3.4加强科技档案的开发利用

科技档案通过进一步的深入开发和利用，不仅能够为企业带来更多的社会价值和经济效益，同时也是科技档案管理的最终目的。所以，科技档案管理者可以结合本企业的具体项目和发展方向，通过开发及引入合适的存储数据库与检索方法，来发掘现有档案资源的利用价值，同时由档案资源的被动服务模式转向主动服务模式。档案工作者应定期与设计者进行交流，获取设计者对技术信息的实际需求，通过整合现有档案资源与实际项目的关系，发掘其开发价值与使用效益，从而最大化地挖掘档案资源的使效益值。在此基础上，对一些使用频率高的科技档案，通过信息技术手段对其进行分类归档，构建综合的目录检索，通过使用数据库查询系统，协助设计者快速查询其所需资源。

4.结语

总之，企业科技档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业知识共享的主要媒介。基于企业科技档案管理实践中存在的问题，要科学制定可行性管理策略，健全科技档案工作体制、更新意识思维、创新服务机制才能全面提升科技档案管理服务综合水平，充分激发科技档案信息资料应用优势并创设显著经济效益与社会效益。

【参考文献】

[1]王巍.略论电力科技档案管理经济效益[J].办公自动化，2010（9）.

[2]徐素英.提升科技档案管理和开发利用促进企业发展[J].科技信息，2010（31）.