人事档案管理信息化建设的方法研究

王秋丽

【摘 要】经济发展和时代进步，对企业人事档案管理工作提出了全新的要求，而档案信息化的出现，使企业人事档案管理信息化建设处于机遇与挑战的发展局面中，对企业人事档案管理工作的开展产生了极大的影响。通过人事档案管理信息化建设，可以实现企业档案资源的高效利用和配置，将企业人事档案管理工作落实到位，确保档案管理水平的稳步提升。本文主要针对人事档案管理信息化建设的方法展开深入研究，希望为相关行业人士提供些许帮助。

【关键词】企业；人事档案管理；信息化建设；方法

目前，在科学技术不断发展和进步过程中，极大地促进了人事档案管理信息化建设，在开展人事档案管理工作方面发挥着极大的促进作用，已经得到了企业内部的高度重视与关注。在企业人事档案管理工作开展过程中，存在着较多的薄弱点和空白点，严重影响着企业档案管理工作的开展。因此，必须要制定切实可行的解决方案，加强科学技术的广泛应用，高度重视人事档案管理信息化建设，采用先进的管理手段和管理方法，不断创新、与时俱进，不断提高人士档案信息资源利用效率，促进人事档案管理工作的顺利进行。

一、人事档案管理信息化建设的重要性分析

（一）有利于为人事档案信息查阅具有一定的便利

对于人事档案管理信息化建设，旨在实现人事档案信息资源的数字化和电子化。也就是要加强计算机信息技术的应用，做好馆藏人事资料和纸质档案信息的收集与整理工作，确保在档案信息存储中[1]，与数字化目标相符合，为查阅人事档案信息提供相应的便利，将人事档案管理信息化建设的使用价值充分发挥出来。

（二）有利于提高人事档案管理工作质量

得益于信息化时代的出现，以往传统人事档案管理模式存在着较多缺陷，与企业发展现状严重不符。而通过加强信息化建设，可以将信息化、网络化的优势充分发挥出来，确保人事档案管理和信息化处理效率的稳步提升。所以相关操作人员必须要注重信息化和网络化[2]，处理好各项人事数据信息的搜集和整理等工作，缓解操作人员的工作压力，以便于工作效率的提升。

加强人事档案管理信息化建设，需要广泛应用互联网和局域网，以防出现信息重复录入现象，将工作失误率的出现降至最低。同时，还可以结合实际情况进行信息动态化的更新与升级，给予人事档案信息实效性和准确性一定的保障。

（三）有利于实现档案资源的高效利用

对于人事档案来说，在服务人事工作中发挥着重要的作用，所以必须要加强全面、完善的人事档案资源管理模式的构建，与档案管理工作的诸多需求相符。.通过人事档案管理信息化建设，属于全新的人事档案管理模式之一，不断提高档案信息资源的利用效率，进而更好地实现档案资源的高效利用和开发目标。

二、人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）缺少完善的基础设施

要想将人事档案管理信息化建设落实到位，必须要借助完善的基础设备，比如计算机、扫描仪以及网络等，给予人事档案信息一定的保障。然而在实际上，一些企业缺少完善、全面的基础设施配备[3]，对人事档案管理信息化建设产生了极大的阻碍。

（二）以往传统人事档案管理模式与信息化建设较不协调

在以往传统人事档案管理工作中，主要以纸质化为主，没有对信息化办公模式进行深入分析，在管理制度和工作方法等方面存在着较多缺陷和漏洞，信息化管理模式尚未得到广泛应用。而且诸多工作的规则和标准也存在着一定的区别，所以纸质档案管理模式难以顺利过渡到信息化档案管理模式，对人事档案管理信息化建设产生了极大的影响。

（三）缺少完善的人事档案管理机制

对于人事档案管理来说，一些员工的档案过于注重用人单位，一些员工档案由人才交流中心进行管理，人事档案保管处于比较分散化的状态，统一化的管理尚未实现。第一，由于统一管理的缺失，一些人员会钻档案管理的空子对参加工作的时间或年龄等进行更改，存在着严重的盲目性和随意性，甚至威胁到了档案的真实性。第二，在档案传递程序和具体运转过程中，存在着较多薄弱点和空白点，比如一些人员已经离职[4]，但是在档案传递过程中，没有按照相应的程序来进行，加大了档案的丢失概率。

（四）统一的信息化管理标准严重缺失

在人事档案管理信息化建设过程中，信息化建设标准是至关重要的，也是提高人事档案管理信息化建设质量的重要实施条件。然而在实际上，一些企业的管理标准尚未规范、统一，与实现档案资源共享性目标相差比较大，很难将档案管理工作落实到位。

（五）档案管理信息化人员的素养难以保证

现阶段，在一些企业的人事档案管理信息化建设中，管理人员的保密意识和安全意识尚未形成，档案信息泄露和丢失等现象经常出现。而且在档案管理人员的结构方面，也存在着一些不完善的地方，人员的专业性难以保证，尚未能充分掌握信息安全技术和计算机等相关理论知识，所以难以借助档案管理人员来促进人事档案管理信息化建设的顺利推进。

三、人事档案管理信息化建设的解决方法

（一）采用先进技术设备，加大经费投入

1.在人事档案信息化管理过程中，相应的技术设备是必不可少的，这已经成为信息化建設的重要实施条件，也是实现档案信息资源利用和开发的重要方式方法。因此，在加强人事档案管理信息化建设过程中，要加强先进技术设备的购置，不断提高技术设备的更新换代效率[5]，构建完善的网络信息管理系统，确保人事档案信息化管理效率的稳步提升。

2.在信息化时代发展中，要想实现档案管理信息的数字化和网络化，除了要注重对设备和技术的更新和换代，还要注重对档案信息化管理经费的投入，加强人力、物力以及精力等方面的投入，并将档案信息化管理纳入为专项投入，与档案信息化管理需求相符合。

（二）应用档案管理信息化技术，构建档案资源查询系统

1.在人事档案管理工作信息化改革过程中，必须要加强人事档案管理技术的应用，确保操作的便捷性和迅速性。所以企业必须要加大技术投入力度，给予人事档案管理信息化建设一定的扶持。首先，企业要从自身实际情况出发，为相关人员配备最为适宜的人事档案管理操作系统或软件。第二，还要加强个人档案信息平台建设，借助姓名、岗位以及工号等信息进行信息检索，确保人事档案管理向信息化建设顺利迈进。

2.在信息化建设过程中，还要基于网络构建档案管理信息查询系统，以便于档案信息的查询，具有极大的便利性，其使用范围主要包括企业领导和人事处工作人员等。企业内部的专业技术人员可以在登录平台以后进行发布，部门领导在经过在线审批以后，局域网的用户可以在线对所需文件进行浏览，并将其打印出来。其中在查询过程中[6]，也要加强分类检索和专题检索等方式的应用，实现了档案信息资源的高效利用。此外，其他工作的人员也可以利用在线授权和远程登录等方式来进行信息查询。

（四）注重档案管理信息化软件的研发

在人事档案管理信息化建设过程周苏红，信息化操作平台是至关重要的，档案管理人员和科技人员之间必须要加强交流和沟通，共同致力于人事档案管理信息化软件的研发工作，实时更新和升级各类操作系统，制定出全面、完善的档案信息数据管理系统。在构建档案数据管理系统过程中，必须要对档案管理工作的实际需求进行深入分析，将维护功能、查询功能以及传输功能等纳入到系统之中。

此外，在人事档案信息化管理中，信息数据属于相关人事档案的全部数据的集合体，这些数据可以重复使用，所以在人事档案管理信息化建设过程中，要重点涵盖信息数据库建设，为数据利用效率的提升助益，使诸多信息资源的共享性目标成为可能，进而确保信息数据库服务质量的稳步提升。

（五）加强人事档案管理信息化建设制度的构建

众所周知，任何管理工作要想顺利开展，必须要借助相关规章制度，人事档案管理工作同样不例外。在人事档案管理向信息化过渡过程中，要创新以往传统的管理制度，加强新型档案管理制度的构建，确保高度的科学性和合理性，给予人事档案管理工作一定的制度性保障。

同时，还要加强档案信息资源共享体系的构建。现阶段，诸多企业已经运行了办公系统档员化系统和管理系统等诸多信息系统，属于档案管理的重要信息来源。要与现有信息资源结合在一起，制定完善、统一的档案信息资源共享体系。对于人事档案部门来说[7]，必须要提高对信息化独立性的高度重视，将对档案信息化人才的培训和考核落实到位。并引导档案信息化人员树立高度的职业道德观念，严格规范和约束自身的行为。

（六）统一规范档案管理信息化建设标准

对于人事档案管理信息化建设来说，属于比较复杂、繁琐的系统化工程，与诸多部门和人员之间有着紧密的联系，要想促进档案管理信息化建设的顺利进行，必须要将电子档案系统建设的整体性落实到位。所以在信息系统的设计和开发过程中，设计人员要与用户之间保持密切的联系和沟通，积极开展系统内部各个模块之间的衔接工作，为提高档案管理信息系统开发的有效性和实效性创造便捷。

同时，要想确保档案信息使用和管理效率的稳步提升，必须要贯彻落实好国家相关的规定和标准，加强标准化信息管理软件的广泛应用。

（七）加强人事档案管理信息化的网络安全

人事档案管理在信息化建设过程中，与网络安全问题之间的关系是极为紧密的，所以在人事档案管理信息化建设过程中，必须要积极开展网络安全方面工作。

第一， 要提高对网络安全监测的高度重视，要将入侵检测系统纳入到共享网络设备之中，对数据进行实时统计和分析，如果出现安全隐患，可以立刻进行警报，并采取相应的应急解决办法；

第二，针对不同信息类型，要加强安全等级划分，对查阅权限进行合理设置，借助账号密码来确认身份，或者也可以使用指纹或人脸识别，以防泄露人事档案信息；

第三，加强软件系统访问限制的构建，加强防火墙形式的应用，对访问行为进行有效控制，将网络安全工作落实下去；

第四，加强反病毒技术的应用。一般来说，预防技术、检测病毒以及消除病毒等是抗病毒技术的重要构成。其中，对于病毒预防技术来说，可以对系统控制室进行优先访问，对系统中是否存在病毒进行准确判断，避免在计算机系统中流入计算机病毒；而对于病毒清除技术来说，要深入分析计算机病毒，加强删除病毒程序的开发，避免计算机病毒的出现。

第五，加强档数档案信息化技术的应用，在文件信息共享和交换的操作环境中，具有较高的虚拟性，必须要对用户进行档数档案信息化[8]。对于档数档案信息化来说，需要将用户档数和档案信息化管理结合在一起，避免攻击者通过假冒身份来进行用户访问。

（八）提高档案信息化管理人员的综合素养

首先，要引导人事档案管理人员树立高度的保密意识和安全意识，为员工查询资料提供一定的便利条件。企业要积极宣传和推广保密和安全意识，将其渗透到人事档案管理工作的方方面面。其次，对档案管理人员结构进行合理化调整。一般来说，对于企业人事档案管理人员来说，大都来自于人力资源管理专业或档案管理专业，然而在人事档案管理信息化过程中，必须要对其结构進行调整，积极引进档案管理专业人才，优先选择安全技术专业或计算机技术专业的学生。最后，要提高档案管理人员的专业素养。对于人事档案信息化，对人员的专业技能的要求越来越高，也要求人员要正确掌握信息技术。所以企业要开展一系列业务培训，定期召开专家讲座或开展课程再培训。

四、结束语

综上所述，企业要想促进人事档案管理工作的顺利开展，必须要加强信息化建设，将两者结合在一起，发挥出两者结合的优势。人事档案管理信息化建设任重而道远，必须利用好科学技术，加强档案管理信息查询系统，并制定完善的档案管理相关规章制度，不断提高档案信息的利用和开发效率，避免出现档案信息丢失现象，进而实现人事档案管理和信息化建设的完美整合。

【参考文献】

[1]汪友波.企业人事档案信息化管理的思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017（10）：26-27.

[2]宋云丽.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].人力资源管理，2017（08）：381-382.

[3]于力.探析新时期下人事档案的电子信息化管理[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017（07）：35-36.

[4]常瑞淇.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].信息与电脑（理论版），2017（05）：41-43.

[5]时华维，刘建红.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].中国管理信息化，2016，19（24）：177.

[6]秘莎莉.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用探讨[J].企业改革与管理，2016（10）：84.

[7]王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理，2016（03）：159-160.

[8]孙培培.国有企业人事档案管理信息化发展趋向的探讨[J].办公室业务，2016（04）：164.