浅谈档案管理信息化建设与规范化改革

秦燕

【摘 要】档案管理信息化建设是一项长远而艰巨的发展任务，在信息化的今天，实现档案管理信息化是我们档案管理工作所面临的严峻挑战和时代机遇。通过分析我们目前档案管理中存在的问题，学习现代信息化技术和先进的管理理念来逐步完善档案管理信息化建设，一定能够加强各项事务的管理，促使档案管理信息化建设逐步落实，充分发挥档案管理的重要作用。

【关键词】档案管理；信息化建设；规范化

档案管理通过借助计算机技术以及互联网，能够对档案管理进行信息化、数字化的管理，对于社会各界、各部门的工作效率以及工作质量的提高與保障，意义十分巨大，档案管理信息化是社会进步、科技以及互联网不断发展的产物，为了顺应我国社会主义现代化的发展，将档案管理信息化贯穿到整个社会的档案管理工作的内部，是非常有必要的。

一、企业档案信息化建设概述

档案信息化，就是指按照国家有关部门颁布的档案信息化相关法律法规，运用计算机网络技术，对企业的档案进行收集、整理、保存、利用，并最终转化成优质的社会服务。企业档案信息化的内容，主要包括以下几点：第一，利用办公自动化软件，进行企业电子文件的管理；第二，运用电子储存设备，将企业档案信息数字化；第三，企业档案部门利用计算机网络技术，为企业内部外部人员提供档案网络服务；第四，在企业档案网络服务的基础上，结合传统的档案馆服务项目，建设企业数字档案馆。企业档案信息化的特点包括：保持企业档案的原始性、实现企业档案管理的全面覆盖、提升企业档案信息的时效性、表现企业档案管理的特殊性。

二、档案管理信息化的特点

1.档案在存储方面的特点

目前而言，纸质档案的数量仍然占大多数，然而纸质档案却有其难以克服的缺点，首先纸质档案的材料为纸张，不论纸张初始的质量是好是坏，在经过几十年之后，若没有经过各种方案对纸张进行处理保存，纸质档案不可避免会出现一定程度的损坏，其次纸质档案在录入时，由于采用人工用书写的方式进行录入，在录入时也会对纸质媒介进行破坏，而且会产生较多的错误，给档案信息的采集、存储、管理等诸多工作造成困难。而信息化的档案管理工作，可以从网络平台等途径，采用电子录入的方式对档案进行采集和录入，有利于加强档案的管理工作，并且对电子档案的存储环境也有所降低，减小了在档案储存方面的工作量。

2.档案在使用和查询方面的特点

如何能够高效的利用档案中的信息，提高资源的共享性，已经成为档案管理工作必须面临的问题，传统的档案在查询和使用等方面所面临的问题较多，比如手续复杂、档案的纸质老化等问题，而在信息化的档案管理工作中，能够极大地提高档案资源的利用率，简化使用档案的流程，一套流程在电子平台上即可实现。

三、档案管理信息化中存在的问题

1.档案管理意识薄弱

在很多企业和单位中都必然存在档案管理部门，但是很多单位缺乏对档案管理重要性的认识，认为档案管理部门仅仅只是需要将单位材料进行简单的归档保存即可，从而出现档案移交归档存在质量问题、档案分类不准确等问题。因为长期认识不到位，循环下去，会导致单位的档案管理存在诸多问题，需要查找信息时无法快速有效地找到文件，导致档案管理部门形同虚设，实际效果微乎其微。

2.档案管理队伍落后

档案管理的信息化建设是一个较为专业的建设和管理过程，对于人员素质有一定的要求。但是现在的很多单位在进行档案管理信息化的过程中更多的是简单的提出一个口号，让原本的工作人员将档案信息转化为电子信息存在，没有进行进一步的整理规划，这就使得档案信息化管理无法实现其预期效果。

3.缺乏统一的管理标准

虽然各个单位都有专门的档案管理部门对整个单位的档案工作进行管理，但是每个部门不可避免的都会有自己的档案信息需要管理。由于目前很多单位缺乏统一、有效地档案管理标准，使得各个部门的人员更多的是根据自己的经验进行档案管理，造成各个部门之间档案管理模式相互独立，严重影响了单位整体对档案的集中管理和利用。

四、当前加快档案管理信息化建设的几点思考

1.从源头抓起加快数字档案资源积累

数字档案资源是档案信息化建设的基础和源头，数字档案资源建设方案包含数字档案的收集、建设、长期保存和评价四个方面[3]。各档案部门应该按照“存量数字化、增量电子化”原则加快推进馆室藏档案的数字化工作，加强电子文件归档和电子档案接收，在资源积累的过程中，要按技术标准建设数字资源，能够有效检索和利用，并能够长期保存。

2.完善档案标准规范，逐步实现软硬件设备的统一配置

档案管理部门要进一步健全档案管理制度，修订完善档案管理实施办法、档案管理工作手册、档案考核评价办法等标准规范。档案管理软硬件设备是基本保障，各档案管理单位根据实际情况配置统一的信息化设备和信息管理软件，可使得档案信息最大范围兼容或共享。随着科技快速发展，软硬件设备应该及时更换更新，防止因硬件设备问题导致工作出现隐患，防止因软件版本问题导致工作出现瑕疵。

3.以云服务为核心，探索建立档案集成管理与共享利用平台

云平台具有零投入、便操作、大数据、保安全、云服务等多项优势。其中的关键是要以云服务为核心，以用户需求为导向，提升档案信息的准确性、有效性、利用率和使用价值，最大限度地提升档案资源共享度。其次要做好云存储，加强数据处理能力，确保电子档案的完整，降低档案存档故障发生率。

4.树立底线思维，不断健全档案安全体系

安全是档案管理的重要前提，是档案管理的底线，也是档案工作者的首要职责。信息化新时代下，人防、物防、技防构成了三位一体综合安防体系，可以降低安全隐患，确保信息安全。比如说，档案库房要安装自动报警、自动灭火、温湿度调控设施，所有涉及档案安全的场所都要安装监控报警设备。外包的档案室要加强对档案服务外包中标企业的管理，加强对保密资质的审核，防止档案数据的失泄密或者不当扩散。定期或不定期地组织开展档案安全检查和演练，确保档案实体和档案信息在收、管、存、用各个环节的安全，确保档案安全万无一失。

5.加快档案管理工作的网络平台建设

档案管理工作的网络平台是档案信息网络建设的重要组成部分，网络上的信息资源需要在一个平台上进行交互，档案管理网络平台的建设需要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力对其进行建设维护，方便个人与档案信息的交互性。

6.完善网络信息安全体系

完善档案网络信息的安全体系是档案管理信息化的关键，只有能够保证一个安全的网络安全体系，才能最终完成档案管理的信息化，档案信息具有其特殊性，档案中有的信息是公开的，然而有的信息是绝对保密的，需要对档案信息进行分级进行管理，同时档案信息还容易受到病毒、黑客攻击等威胁，需要对这些威胁进行防范，为档案信息营造一个安全的环境。

五、结束语

在档案管理工作的水平和效率都在不断提升的当下，档案信息化建设同完善档案管理工作之间有着十分密切的联系。本文主要通过对当下档案管理信息化的现状中存在的主要问题进行分析，提出几点解决策略，希望能够为档案管理工作提供参考。

【参考文献】

[1]刘艳.浅谈档案管理信息化建设中的标准化问题[J].人力资源管理，2017（03）：189-190.

[2]戴彦.档案管理信息化建设的现状及对策[J].城建档案，2017（01）：25-26.