浅谈基层卫生和计划生育档案管理存在的问题与解决措施

刘丽红

【摘 要】基层卫生和计划生育档案管理工作，与国家的发展具有紧密的关系。基于此，本文将从基础设施不健全、缺乏现代化技术、管理系统不完善三方面入手，分析卫生和计划生育档案管理存在的问题，并以加强基础设施建设、引进现代化技术、积极完善管理系统、全面做好宣传工作为切入点，探究优化档案管理的措施，旨在能够优化基层卫生和计划生育档案的管理工作，为日后工作提供准确的参考。

【关键词】计划生育；档案管理；管理系统

基于新时代这样背景，基层卫生和计划生育档案管理进行信息化、数字化建是其发展的必经之路。究其原因，传统的档案管理方式已经满足庞杂数据的开发、整理、收集，因此只能积极转变管理理念，创新管理模式，尽快对基层卫生和计划生育档案实行现代化的管理方式。通过这样的方式，能够有效提高基层卫生和计划生育档案管理的质量、效率，并且可以提高相关数据信息的利用率，实现档案管理的价值。

一、基层卫生和计划生育档案管理存在的问题

（一）基础设施不健全

目前，随着经济的发展，百姓更加重视自身的健康，导致基层卫生和计划生育档案的相关数据、信息的数量在不断增加，而当前档案管理的基础设备相对落后，无法满足管理工作的实际需求。具体而言，无论是设备的硬件，还是其软件与系统，都存在较大的疏漏，严重影响了档案管理工作的高效性、准确性、全面性、便捷性，在很大程度上限制了基层卫生和计划生育档案管理工作的进展。对于部分基层档案管理部门而言，其自身所拥有的资金数量有限，所以无非及时对档案管理设备进行更新，长此以往下去就会导致档案管理工作与时代脱节，并降低工作的质量与效率。除此之外，我国大部分地区的基层卫生和计划生育档案管理的基础设备更新较慢，系统升级、系统维护的为水平相对较低，进而导致相关的档案管理工作得不到技术、设备的支撑。

（二）缺乏现代化技术

在当前的时代背景下，科技发展迅速，无论哪一项工作没有与时俱进，就很难的继续发展。具体而言，我国的基层卫生和计划生育档案管理方式、技术相对滞后，严重缺乏现代技术的支撑，所以工作效率、质量无法得到有效提升。其具体表现为：（1）目前，基层卫生和计划生育的档案管理工作中，依然存在大量的纸质档案，而数字化的档案比例相对较小，并没有充分发挥现代化管理技术的便利性，也就是说档案管理工作的信息化水平相对较低，限制了基层卫生和计划生育档案管理的发展、进步；（2）虽然部分地区采用了数字化的档案管理方式，但是其总体的质量较低，同时管理水平有待提高，无法在根本上保证信息录入的准确性、安全性。简言之，我国基层卫生和计划生育档案管理的现代化水平与发达国家之间存在较大的差距[1]。

（三）管理系统不完善

对于基层卫生和计划生育档案管理工作而言，建立完善的管理系统是其工作的保障，有利于提高工作的质量、效率，甚至能够确保档案管理工作能够有条不紊的进行。但实际上，我国当前的基层卫生和计划生育档案管理工作，并没有建立完善的系统，导致工作人员在采集收录、整理组织、存档存档等管理环节中，缺乏专业的指导、有效的约束。在这样的工作环境中，各个部门之间去缺乏关于档案管理的交流与合作，所以就会使得档案管理工作存在遗漏的问题，降低了档案管理工作的质量，不利于促进基层卫生和计划生育档案管理工作的发展。

二、解决基层卫生和计划生育档案管理问题的措施

（一）加强基础设施建设

对于基层卫生和计划生育档案管理的工作而言，其内容相对复杂，并且涉及了日常工作中的很多细节，所以档案管理工作人员的工作量相对较大。在传统的档案管理模式中，基层卫生和计划生育档案管理对消耗大量的人力、物力，因此为了能够解决档案管理存在问题，需要对档案管理设施、管理技术进行优化、升级，从而优化基层卫生和计划生育档案管理的质量。具体来说，充分利用计算机技术，以此来提高档案管理工作的便捷性，改善基层卫生和计划生育档案管理工作的质量，同时能够延长档案数据的保存时间，降低档案内容的损坏率、丢失率。另外，计算机能够凭借其自身的技术优势，模式人工完成立卷，根据档案的具体类别，将相关的条目信息进行打印，或者根据时间顺序建立进行打印，便于后期对档案内容的搜索、利用，并能够进一步提高基层卫生和计划生育档案管理工作的质量、效率[2]。

（二）引进现代化技术

在基层卫生和计划生育档案管理的工作中，为了能够解决当前存在的问题，就应该加大资金投入，积极引进现代化的管理技术。在必要的情况下，档案管理部门可以向当地政府寻求资金扶持，从而为提高档案管理工作的质量提供资金保障与技术支持。在这一前提下，基层卫生和计划生育档案管理部门应该建设现代化档案管理库房，并配备空调、杀虫剂、去湿器等，从而保证档案管理的高效性，提高管理工作的现代化技术水平。同时，以计算机为基础，建立档案管理数据库，并将重要的档案信息存放在“保密区”中，设置级别较高的密码程序、身份认证程序。当工作人员想要查询、利用档案信息时，就需要通过一系列的认证程序登录系统，避免基层卫生和计划生育档案的相关内容被泄露、利用，加大对档案的管理、保密程度。

（三）积极完善管理系统

为了能够建立更加完善管理系统，全面提高基层卫生和计划生育档案管理工作的有效性，可以通过以下几方面对管理系统进行完善：

（1）教育与指导。档案管理人员的综合素質直接影响基层卫生和计划生育档案管理的质量，所以需要对档案人员的进行统一的教育、指导，加深对自己岗位的认识，全面提高责任意识。同时，鼓励管理人员之间交流工作经验，分享档案管理的技巧；

（2）规范流程。为了能够提高档案管理工作的效率，相关部门需要在制定统一的工作规范、流程，为工作人员开展档案管理工作提供帮助，协调好工作人员之间、部门之间的关系，增强基层卫生和计划生育档案管理工作的规范性；

（3）监督机制。为了能够全面掌握基层卫生和计划生育档案管理工作的现状，需要建立监督机制，对工作内容、工作流程、工作质量进行监督[3]。

（四）全面做好宣传工作

对于基层卫生和计划生育档案管理工作而言，做好宣传工作是其中关键的环节，工作人员应该重视自身职能建设，并在全国范围内开展卫计宣传工作，使工作人员能够在根本上认识到档案管理工作的重要意义，从而加大重视力度。通过宣传，还能够使档案管理人员认识到基层卫生和计划生育档案管理工作对社会发展、经济建设的重要性，进而积极主动地优化管理方式，巩固当前社会的稳定性，并进一步缓解医患之间紧张的关系。值得注意的是，在这一环节中，还需要加大对先进技术、方式的宣传，使基层卫生和计划生育档案管理部门能够打破传统的思想、模式，积极引进全新的档案管理方式，为提高工作质量与效率奠定基础，提高档案信息的利用率。

三、结语

综上所述，当前基层卫生和计划生育档案的管理中，存在很多需要亟待解决的问题，严重影响管理工作的质量，因此需要采用恰当的方式进行治理。以此为基础，基层加强了档案管理的基础设施建设，积极引进了现代化的管理方式，完善了档案管理系统，加大了人才培养的力度，并优化了宣传工作，提高了档案管理的质量。所以，为了能够解决当前基层卫生和计划生育档案管理存在的问题，可以将文中的方式应用在实际中。

【参考文献】

[1]张旭东.关于卫生和计划生育档案工作的几点思考[J].现代农村科技，2017（08）：89.

[2]刘发权.对卫生和计划生育档案工作的几点思考[J].办公室业务，2017（11）：130.

[3]陆洋.对基层卫生和计划生育档案现代化管理的思考[J].才智，2017（13）：238.