档案管理工作优化途径探析

于静

【摘 要】档案管理工作是宜宾市翠屏区工人文化宫工作中一项最为重要的工作，档案管理就是要将本单位的活动进行详细的记录，并且要对这些记录进行充分的整理，通过规范档案管理工作，提升文化宫工作的效率。但是，目前文化宫工档案管理的现状来看，还有许多需要加强的管理工作。本文结合文化宫的管理现状和档案管理学相关理论知识，提出解决文化宫档案管理不规范问题的对策，以期提升文化宫的管理效率。

【关键词】档案管理；管理工作；优化途径

一、档案的管理体系不够完善

1.1随着社会的不断发展，人们对于工作机会的选择也越来越多，一直在一个工作岗位一直不换的情况越来越少，那么即使有人一直坚持一个方位，那么也许存在着退休的问题，或者是其他的情况，那么这些情况势必会对单位的档案管理工作存在一定的影响，很多单位的档案管理人员在离开工作岗位时，很多工作没有做好交接，就造成了很多档案最后变成了“死档”、“弃档”，这对单位很巨大的损失。

1.2在档案的管理工作中，档案的保管工作是一个非常重要的步骤，尽管现在越来越多的单位开始使用电子档案，但是还有很多单位使用纸质档案管理的方式来管理档案，但是，由于档案其特殊的性质与极容易被破坏，因此，这就需要我们不断的加强档案的管理工作。单位的档案管理工作是一项非常复杂的工作，很多单位的档案管理无章可循，没有规律性，还有的很多单位档案纸张散乱无章，因此，在需要档案资料的时候，就需要花费大量的时间与精力去查询资料，严重的影响了单位的工作效率。

二、单位档案管理的对策分析

2.1提高从业人员的专业素质。为了提高单位的工作效率，就应该定期的对其档案管理的相关工作人员进行相关的工作培训，不断的提高工作人员的专业性，树立他们正确的工作态度，提高对档案管理工作的认识。随着社会的发展，信息化也在不断的普及，因此档案管理人员一定要跟上时代的步伐，而不能由其他非专业人员来替代专业人员的位置。

2.2对单位的档案管理人员的工作交接问题做好相应规定。很多单位由于各种原因，导致档案管理人员在工作交接的工程中出现了问题，因此，一定要在原档案工作人员辞职之前，做好新旧工作人员的交接工作，从而避免造成档案的损失与缺失。

2.3单位应该加强对档案的保护工作，提高工作人员的责任意识，定期检查档案的管理情况，在发现问题的时候能够及时的进行补救，档案管理工作看似简单，但是其实是一项非常繁琐的工作，因此，这就要求从事档案管理的工作人员一定要细心、耐心以及具有较高的责任感。

三、完善档案的管理体系

3.1合理有效的利用档案为自己服务

在这个信息时代，单位应该不断地提高档案的利用率，合理的利用档案来为自己的发展服务，因此，单位要不断的提高对档案管理的重视程度，及时的检查档案，这样才能掌握相关工作的最新动态，这样对单位的工作会有更大的帮助。

3.2形成屬于自己的档案管理规则

在档案的管理过程中，单位需要逐渐的形成和完善自己独特的管理规则，要采用科学合理的方式进行管理，节约人力和物力以及财力来进行案管理，这样才能够加强工作效率。

3.3及时更新档案

在工作中，每天都会有新的资料变动，因此，档案的管理人员一定要及时的跟上步伐，及时的收集新的材料来不断的充实自己的档案库，逐渐的完善档案的管理体系，那么这样的管理体系势必会给单位的发展带来益处，并且也能够体现出单位的工作效率。

四、完善档案的信息化管理

4.1加快单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展

单位能够进行档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保档案信息资源的数字化，同时档案信息资源的数字化也是对档案资源原件得以保存的一个重要手段，目前，我国主要是通过先进的信息手段来对单位的档案进行管理，将档案部门的各种其他形式的管理转化为数字化信息化的管理模式，成立一个比较完善的、全面、规范的档案数据库，为人们提供便捷的、优质的服务。目前，我国馆藏档案的全文数字化，只是针对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，不是针对所有馆藏进行的全文数字化工作，主要是以馆藏的档案资源数字化为重点。对于建立数字化档案的管理模式，要明确并不是完全取消传统档案管理的模式以及档案载体，而是为了适应时代的发展，形成一个现代化信息管理与传统信息管理两种模式相互共存相互发展的合作关系。

4.2加快单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展

单位能够进行档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保档案信息资源的数字化，同时档案信息资源的数字化也是对档案资源原件得以保存的一个重要手段，目前，我国主要是通过先进的信息手段来对单位的档案进行管理，将档案部门的各种其他形式的管理转化为数字化信息化的管理模式，成立一个比较完善的、全面、规范的档案数据库，为人们提供便捷的、优质的服务。目前，我国馆藏档案的全文数字化，只是针对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，不是针对所有馆藏进行的全文数字化工作，主要是以馆藏的档案资源数字化为重点。对于建立数字化档案的管理模式，要明确并不是完全取消传统档案管理的模式以及档案载体，而是为了适应时代的发展，形成一个现代化信息管理与传统信息管理两种模式相互共存相互发展的合作关系。

4.3创新档案管理方式，提高档案利用价值

创新是时代发展的需要，也是宜宾市翠屏区工人文化宫档案管理工作有效开展的需要，更为重要的是创新档案管理的方式能够真正提升档案的利用价值，保证单位工作的有效开展。首先，要创新档案管理工作的服务手段。目前文化宫存在档案管理难题，最为主要的表现就是在实际的工作中档案的利用率非常低，其最重要的原因就是在管理中使用的管理手段太单一，这就对档案的整体质量造成了一定的影响。因此，必须要完善建立健全档案管理的平台，创新档案管理的手段，进而能够全面系统地进行档案管理工作，从而能够更加有效的发挥出档案的价值；其次，需要创新档案资源共享，档案管理工作开展的目的就是要重视对档案进行分类汇总，并能够及时总结出相关的数据资料，并通过这些资料的有效运用，提升单位的管理水平。但是目前很多单位的档案管理技术较为落后，这严重阻碍了档案价值的发挥，这就需要相关的单位不断创新档案管理的手段，实现资源共享，通过资源共享的方式提升管理的效率。如，在对档案进行管理的时候，除了要有纸质的档案外，还需要存有电子档案，如果有其他部门需要这些档案资源就可以利用云服务在电脑上将这些资源实现共享，提升办事效率。尤其是一些行政部门，在办理相关事务的时候，单一的部门资源有限，往往需要多个部门的配合，这就需要运用档案的方式，快速有效获得所需要的信息，通过资源的共享，切实提升办公的效率。

五、结语

总之，在实际的档案管理工作中要建立科学有效的管理制度，规范档案管理工作，确保档案管理工作科学有效开展。要重视提升档案管理人员的整体素质，通过提升档案管理人员的素质，切实提升档案管理工作的效率。要结合时代发展的需要创新档案管理的方式，提高档案的利用价值，使得档案管理工作不断得到优化，切实提升档案管理工作的工作效率。

【参考文献】

[1]江帆.事业单位档案管理工作优化途径解析[J].兰台世界，2017（S2）：202.