探讨网络时代档案管理工作存在的问题及对策

高涛

【摘 要】社会的进一步发展，促使大数据时代形成，此种背景下，传统档案管理工作需要进行合理的改革，才能契合大数据信息管理特征，因此网络技术与计算机技术的应用是一种必然结果。基于此，本文分析了现阶段档案管理问题，针对问题提出了相应策略，希望以下内容的论述，可以进一步提升档案管理质量与效率。

【关键词】网络时代；档案管理；专业人才

近几年，随着国民经济水平的不断提升，互联网已经被应用到更多的领域当中，并且在发挥着重要作用，档案管理作为各个单位信息收集的基础工作，可以应用网络技术提升管理效率与质量，但是就目前发展情况而言，仍然存在很多问题。因此，对网络时代档案管理工作存在的问题及对策研究有着鲜明现实意义。

一、网络时代档案管理工作存在的问题

1.1档案管理意识淡薄

就实际发展情况而言，档案管理人员存在意识薄弱的问题，大多数人认为档案管理工作没有存在的必要性，管理内容也并不重要，根本不需要进行过多的重视。其中还有一部分领导对于档案管理呈相同态度，此种情况下不要所是档案管理工作的改革，即使正常开展都面临很多问题。加之内部管理人员在工作中缺乏必要的责任心，信息记录与整理都十分敷衍，最终导致档案管理工作效率低下，并最终形成一个恶性循环。

1.2缺乏专业的档案管理人才

网络时代下的档案管理工作需要进一步改变，无论是计算机技术的应用还是诸多信息内容，都对管理工作以及管理人员提出了更高要求，但是目前档案管理缺乏专业人才问题十分明显。一些具有丰富档案管理经验的工作人员因为年龄普遍较大，习惯了传统的档案管理模式，很难适应当前信息网络时代下档案管理的新模式，对新技术和新知识的掌握也不够。一些年轻的经过专业训练和学习的档案管理人员掌握了新的技术和相关知识，但是卻缺乏一定的工作经验。

1.3信息管理安全意识薄弱

当下档案管理工作已经逐渐成为电子化，相关的信息存储与记录主要依靠计算机进行，但是网络系统的安全问题，势必会影响到档案信息的安全。目前，单位在完成档案电子化建设之后，逐渐放弃了纸质档案的建设，此种情况下，如果因为网络安全问题造成信息丢失，对于事业单位而言是一种巨大的损失。并且，管理人员对于信息数据的存储大多选择在电脑系统盘当中，如果计算机发生问题，信息内容必将会受到波及。加之管理人员对于加密技术以及还原等技术应用的不重视，是的档案管理存在一定安全隐患。

二、网络时代档案管理的有效建设途径

2.1提高档案管理的意识

思想决定行为，行为决定结果。针对现阶段档案管理过程中管理人员意识不足的问题，需要进行进一步改进与完善，这样才能激发管理人员的动力，促使档案管理效率得以进一步提升。对于人员意识的提升可以从以下几个方面进行论述：

首先，单位内部的相关领导需要认识到档案管理的重要性，这样档案管理工作以及改革工作才可以更加顺畅。对于领导意识的提升，可以组织领导进行档案管理讲座学习，从实际案例中知晓，档案管理工作对于事业单位发展所具有的重要意义，了解单位可以从档案管理的信息中获得数据支撑。这样相关领导才可以重视档案管理工作。

其次，档案管理人员应该增加档案管理认识程度。档案管理工作虽然看起来没有实际意义，也不需要任何专业技能，但是事业单位可以从信息分析中总结发展情况，从而制定合适的发展计划。如果管理人员造成档案信息丢失以及记录错误，则会影响单位的整体发展，因此想要在档案管理岗位上“混日子”根本不现实。不仅不能混日子，还需要认识到工作的意义与价值。

最后，单位内部，应该进一步完善宣传工作，让档案管理工作的必要性以及重要作用渗透到基层员工队伍中，实现多方面监督以及高度重视结果，加强管理工作信息化应用与改革，以此提升管理总效率与质量。

2.2加大专业人才的培养力度

网络时代背景下，档案管理信息化建设与发展已经成为一种必然情况，并且各个事业单位都已经完成了相关建设内容，但是因为没有一个专业化团队，所以对于信息化技术的应用停留于初级水平，无法发挥真正作用。对于专业人才队伍的建设可以从以下几个角度进行综合分析：

①针对各个事业单位内部现有的档案管理人员，需要进行定期的外出培训与学习，多多鼓励相关人员进行技能学习，并将在其它单位以及讲座中听到的先进管理方法以及理念进行宣传，领导根据不同理念以及方法所具有的特点进行综合分析，结合发展情况进行合理化应用。

②对于单位内部现有管理人员可以进行“不脱产”学习，邀请相关专业人员进行讲座或者是小面积培训，通常情况下，培训次数可以保证两个星期一次，根据管理人员接受情况进行课程调节[1]。并且，培训以及讲座的时间应该合理规划，不能影响管理人员的正常工作。为了保证培训质量以及效率，还可以应用网络技术实现。单位可以在内部管网中发送档案管理知识相关的视频以及软文，供管理人员随意进行浏览，此种方法在实际应用过程中，可以打破以往培训对于时间以及空间的束缚，从而进一步提升培训效率。

③为了保证管理队伍的整体水平，还可以通过外聘的方式实现人才队伍优化。在实际招聘过程中，第一步需要对人员的知识以及相关技能进行考虑。第二步则需要对人员的综合素质进行考察，例如该人员的人生观、事业观、价值观，是否具有责任心等。

在人员队伍建设完成之后，需要对队伍进行定期的考察，将工作懒散、没有责任性的人员调离档案管理岗位，时刻保持档案管理队伍的整体水平以及综合素质。

2.3制定并完善的规章制度

档案管理工作想要进一步提升效率与质量，就需要制定一个完善的规章制度，尤其是在网络时代下，档案管理工作已经逐渐电子化发展，规章制度的建立更加重要。传统的规章制度可以继续使用，但是需要在其原有基础之上进行补充。首先来说，需要加入管理人员计算机施工规范。其次，需要进一步加入人员考核制度，保证队伍完整。最后，应该加入管理责任制度，将不同责任落实到每个人的头上，以此保证管理人员可以自行规范自身行为。

2.4加强技术革新，保证信息安全

网络时代下的电子档案数据信息安全问题是必须解决的问题，具体可以从以下几个方面进行分析：①虽然现阶段的档案管理工作，电子档案逐渐代替了纸质档案，但是网络安全问题造成电子档案安全波动较大，往往会造成大面积的数据信息丢失。为了不影响单位建设，可以在电子化的同时，仍然应用纸质档案进行记录，做好档案管理的两手准备。②可以通过合理的技术应用实现信息安全管理[2]。1、在信息存储过程中应用“云技术”进行存储。2、在数据传输过程中进行数据加密。3、做好电子数据的备份工作，以免数据丢失影响事业单位发展。4、在计算机中合理应用还原技术，保证计算机系统稳定。5、应用防火墙以及各种类型的杀毒软件进行病毒查杀，维护网络系统的稳定。

三、结论

综上所述，网络时代的来临，为各个行业的发展提供了新机遇与挑战，虽然网络技术的应用可以提升工作效率，但是也会产生不同问题，这就要求档案管理工作可以从多个角度出发进行综合分析，立足于档案管理人员、意识、方法以及安全等方面进行综合建设，这样才能保证档案工作可以更加契合网络时代。

【参考文献】

[1]关杨，张光馥.中央电视台新台址建设工程档案管理构建与实施[J].现代电视技术，2018（05）：148-151.

[2]李楠楠，范丹.分析建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略[J].门窗，2017（10）：152+228.