企业物资采购合同的特征分析与改进对策

贺彦博

【摘 要】随着企业的不断发展壮大和市场产品更新换代，其对物资采购量持续增加，进而在采购合同条款签订方面也日益复杂，然而要保证企业顺利生产，充足的原材料和各类物资供应是重要保证。因此物资采购合同管理就显得十分重要。实践表明，加强物资合同管理，能够最大程度地降低产品成本，从而提升企业的经济效益。本文就企业物资采购合同管理工作要点，并对合同形成、签订、履行及终止等基本管理方法等改进进行了探讨。

【关键词】物资采购；合同管理；特征

随着全球经济一体化和我国市场经济的快速发展，企业所面临的市场环境更加复杂多变，物资采购风险也是相应增加。为了适应新的经济形势，增强企业抗风险能力，我国财政部会同审计署、证监会、保监会、银监会在2008年颁布了《企业内部控制基本规范》，并与2009年7月1日起公布实施。加强物资采购合同管理已经刻不容缓，而且其作为企业内部管理的一个重要方面，也极易引发贪污腐败等问题。加强企业合同管理，既有利于提高企业参与市场竞争的能力，维护企业自身合法权益；又能实现企业对市场的承诺，提高企业品牌形象和核心竞争力。因此，企业合同管理在企业管理中具有十分重要的作用。

一、企业物资采购合同管理的特征分析

事实上，我国业界还没有直接给企业合同管理下一个权威的定义。从多年实践角度来说，合同管理一般指的是合同当事人为实现单位的合同目的，根据本单位的具体情况，依据合同法等有关法律法规，对合同进行履行、订立、终止、变更以及监督、审查、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制都是合同管理的手段。可见合同管理是一个系统的、综合的，与其他合同相比，具有以下三项重要特征：

（1）合同管理是企业的一种自律行为。企业通过合同的签订和履行等进行自我审查，自我控制、自我监督，进而最终实现合同的目的。

（2）合同制度一般不具有对外法律效力。合同管理制度针对的对象是企业内部，合同管理制度强调合同管理工作的规范性，有利于合同的顺利签署和执行，因而其对外一般不具有法律效力。

（3）合同管理的内容具有广泛性。企业合同涉及的内容非常丰富，牵涉到的部分多，而且操作流程也十分复杂。

二、企业物资采购合同管理的内容

当前，随着市场竞争日益加剧，部分供应商为了能拿到订货单，他们在物资采购谈判和投标过程中，经常故意压低价格，以换取订货单位的订单。实质上这样做会大大损害订货企业的利益。因为供应商拿到订单后，为了能保持自己的利润，往往会自行降低供货质量，给订货企业造成损失。为防止上述情况发生，要求在合同形成时，必须对原始的供应商资质、物资需求计划、招标和比价、物资询价与报价、合同条款起草等整个过程，以及各个细节进行详细的审计监督，杜绝合同形成过程中的漏洞，避免因合同漏洞而造成无法弥补的经济损失。

（一）编制采购计划

首先，在采购时应结合企业的生产计划、库存状况、各种零部件的生产周期、订货周期和出厂日期等，制定出合理的物资采购计划。

其次，对于具有垄断性及常备物资等要充分利用网络信息分析其价格走势，适时加大储备。

其三，对机电配套件的采购要符合其技术专业要求，在保证质量的前提下合理制定采购周期，编制采购定额。

（二）合同主体的综合评价

为防止一些没有资质的供应商，甚至是皮包企业滥竽充数混进投标队伍，我们要对投标单位的生产能力、价格合理性、产品质量稳定性、资产状况、信誉度以及售后服务等等方面要有全面的了解，把那些曾经的“不良记录”的供应商排除在外。在与企业最终签订采购合同之前，还必须对供应商的税务登记证、企业法人营业执照、企业隶属关系证明、组织代码证、企业产品简介、产品获奖证书、产品样本、近三年业绩等诸多方面再进一步审查。

（三）合同标的的价格确定

采购合同标的物价格是合同形成的主要环节，现代企业一般采用招标和比价方式来订立标的物价格，因此企业要加强招标和比价管理，争取以最优的价格购买到质量、性能最好的产品。要遵循“公正、经济、高效”的原则，公正对待投标商，要对投标文件的完整性、投标人资格、付款方式、投标总价和分项报价、投标商信誉、交货期、履约业绩等诸多方面进行分析，经过综合分析最终确定最优投标单位。

三、改进企业物资采购合同的对策

（一）企业物资采购合同的签订

采购合同一旦签订就具有了法律效力，供购双方要严格按照合同来履行自己的职责；同时供购双方应该建立在互利、平等的基础确立合同条款、合同签订一般包括以下几个方面：

（1）物资采购合同条款拟定。由于每个合同的签订都有其特定的要求和风险，一般来讲，文本由谁起草，谁就掌握主动。因此多数情况下，物资采购合同文本多以采购方面制定和合同为范本。

（2）物资采购合同评审和签订。合同通过初审后，应将初稿报送有关领导和审计部门进行审核，审计部门要严查合同条款是否完备、合法，合同的内容是否达到合同的目的要求；有无损害需求方利益的条款，有无明显有利于供应商的条款等等。如果存在这些现象，则应进行延伸审计，并追查幕后情况，追究相关责任人责任，杜绝权钱交易、人情交易等情况。

（二）企业物资采购合同的变更或终止

合同的内容必须是双方一致同意、依法签订并且受到法律保护。合同签订后就不得单方面擅自变更或者解除，合同内容的变更必须是双方达成一致的意见，只有按照法律规定和合同约定享有合同解除权时，方可解除或终止合同。在变更合同时，应该重新立一份合同，履行相关审批程序。在合同变更时，我们必须对以下几点引起高度重视：（1）合同必须表明是双方当事人经过协商后达成的一致意见。在形式上可以通过当事人签字后者盖章来体现。（2）合同内容的变更要非常的具体而明确。（3）要严格履行变更或终止的审批手续。

（三）企业物资采购合同的履行

在合同履行過程中应本着“诚信守信”原则，做好自己该做的工作，严格按照合同订立的数量、交货期、质量、付款方式、运输方式、包装方法、违约责任、解决纠纷方式等条款执行，及时跟踪合同执行情况，根据合同执行进度，适时与供方联系，配合供方履行合同条款，发现合同在履行过程中出现问题时，及时派采购人员到供方现场跟踪考察、催交货物。

（四）采用公开招标的采购方式

为避免采购部门在具体的采购环节中暗箱操作，不正当采购，应当要在具体的采购过程中采取公开招标的采购方式，从而解决传统采购过程中的各种漏洞问题。通过招投标的方式，利用竞争的优势，大幅度降低产品价格，提升售后服务的质量。公开招标更能将采购管理领导小组的日常价格对比工作简化成集中对比工作，大大减轻工作人员的工作量，节省一定的人力资源。尤其是集中对比价格后，更能减少资源流通过程中价格产生的影响，最大化控制资源成本，从而最大程度地提升企业的经济效益。

四、结束语

合同是联系企业和市场的重要纽带，企业要发展壮大，加强物资采购合同管理工作就显得尤为重要。企业要将物资采购合同管理纳入制度化、科学化、法制化的管理的轨道，才能更好地适应市场经济的发展步伐，企业也才能取得更大的发展。通过进一步优化物资采购管理的模式、方法和措施，不仅能够减少因物资采购产生的资源浪费，更能提升工作效率。在实际工作中，要明确深化采购管理的体制改革，是当前市场经济体制下的必然发展趋势，企业要对此高度重视，从而最大程度地提升企业的经济效益。

【参考文献】

[1]赵香兰；完善物资采购 提升企业竞争力[J]；全国商情（经济理论研究）；2009年12期.