关于企业人事档案管理的创新研究

唐志君

【摘 要】随着我国经济的迅速发展，每个企业为了顺应社会的需求，对企业内部进行管理改革，及时发现自身存在的问题，并做好处理和解决。在企业管理工作中，人事档案管理工作尤其重要，人事档案关系到个人隐私、个人安全，属于个人信息资源，同时还是国家信息资源，人事档案是单位选用人才、了解人员的资料来源。如今，我国相关的人事制度进行改革，人事档案管理也要追求创新。本文就目前人事档案管理现状提出了一些管理创新策略。

【关键词】人事档案；管理；创新

一、人事档案管理中出现的问题

（一）档案规范性指导不强

人事档案管理工作要从管理层做起，对管理层领导，要定期安排相关的专业培训，提高领导的业务能力，员工在进行人事档案管理工作时，领导要给予正确引导。就目前情况来看，管理层领导对于人事档案管理工作没有完全重视，忽视其重要性，导致出现一些状况。对于从事人事档案管理工作的人员来说，大部分是没有受过严格的专业训练，不具备相关的专业能力，工作过程中出现的一系列问题不能有效解决，导致认识档案管理工作效率低下。

（二）档案内容更新速度慢

目前，人事档案内容并未随着社会的发展得到及时更新，并且具备的功能也在逐渐减少。档案内容的更新，一小部分由档案管理部门自动获取，另外一大部分是由个人将个人最新信息送至档案管理部门，档案管理部门是由这两部分信息来源对档案内容进行更新。但是在现实生活中，除了一些有关学位、职位调整等信息外，很少有人会主动将个人信息进行更新的，因此人事檔案内容的更新幅度并不是很大。

（三）档案工作实际操作性差

目前，人事档案内容存在的问题是内容脱离实际、信息涵盖不全面等，档案内容一般突出的是思想政治表现，内容不属实，缺少对人员的性格特点、道德品质等方面信息的采集，不能正确体现出人员的综合素质。除档案材料涵盖不全面外，一些相关考核材料，工资审批表等，并未及时补充更新内容，甚至有些人事档案材料中，本人签字、相关的组织印章都没有，这导致人事档案管理工作无法正常进行，很难按照规范开展管理工作。

（四）弃档、造假现象增多

随着社会的发展，人事档案管理工作出现一些复杂混乱的状况。弃档现象增多，很多人并没有深刻认识到个人档案的重要性，由于社会经济发展迅速，人们更换工作的频率也在加快，某些企业不重视对员工的管理，也忽视对员工的档案管理，需要用到档案的时候，往往会找不到档案寄存单位或者个人丢失。另外，目前档案造假的现象也十分泛滥，一些人为了得到更好的就业机会，就会使用一些手段伪造学历、个人信息等，这种虚假信息对于人事管理工作的进行带来极其不便，甚至对企业造成损失。

二、人事档案管理的创新策略

（一）创新宏观管理

人事档案的宏观管理包含：当下人事档案管理工作的发展现状、未来人事档案管理工作的发展趋势、人事档案管理的宏观决策以及人事档案管理工作者的职业道德培养。首先，创新发展目标。结合目前人事档案的管理制度、相关法律法规等，做好当前工作，并且把目前的工作管理计划融入到未来的发展目标中。其次，创新管理理念，不要把人事档案管理工作限定在档案部门，而是将人事档案管理工作作为整个单位各项工作需要的基础。最后，加强档案的深层次编写工作。人事档案除了管理之外，还应做好科学编写开发等工作。

（二）创新微观管理

档案管理的工作流程一般是收集、征集、整理、判定、保管、利用，每一个流程都有很强的规范性。在科技技术迅速发展的今天，传统的人事档案管理模式显得落后，为了适应目前的社会需要，人事档案管理要体现出现代化，利用计算机网络技术，可以方便快捷地对人事档案进行管理，同时还可结合手工管理。对于档案室和档案馆要做到管理井然有序，资料齐全，分类清晰。这种对人事档案管理工作的微观创新在一定意义上可以说是对人事档案整理的创新。

（三）创新理念制度

档案管理制度创新包括，完善干部人事档案资料并严格审核、做好材料转接、确保档案质量，及时发现并且修正干部人事档案虚假信息等问题，保证档案材料具有真实性。第一，做好信息资源管理工作，创新人事档案内容，比如，增设干部工作业绩、工作能力、职业素养等信息，并且要及时更新档案信息，将认识档案管理部门作为选拔人才、干部征用的参考资源。第二，扩展信息服务范围。对于可公开的档案信息建立电子信息档案，对于个人基本信息设定查看权限，这样可以防止纸质材料受损造成信息毁坏，确保档案信息的利用价值。

（四）提高档案管理工作人员自身素质

人事档案管理工作的进行依靠档案管理工作者，因此，档案管理部门一定要建立一支综合素质高，专业能力强的工作队伍。企业要招纳具有专业档案管理能力和经验的人才，不断壮大档案管理工作队伍，另外，还要定期对档案管理人员进行相关的专业知识培训，使得他们顺应社会发展的需要，除此之外，人事档案管理是一项机密性比较强的工作，因此需要档案管理工作者具有较强的政治素质、良好的职业道德素养。

（五）采用现代化管理方法

随着社会的不断进步，人事档案管理工作也要顺应社会发展，与时俱进，追求创新，结合现代档案管理理论以及先进技术，研究创新管理方式，对人事档案进行多元化管理，研发人事档案管理软件，建立电子档案库，依靠互联网技术，使得人事信息收集变得现代化，建立并完善档案信息追踪体系，并且要充分发挥档案的历史作用，将人事档案和历史资料结合起来，严格审核，确保人事档案信息的真实性，为相关单位提供有价值性的信息参考资料。

（六）科学开发利用档案信息资源

开发利用人事档案信息资源是人才信息资源的基础工作，有助于档案利用，这种创新的思维和行为有助于推进档案管理工作的进行，不仅重视基础性工作的建设，还注重对工作的改革和创新。利用新事物，发现新问题，开始创新实践，通过运用现代先进的网络信息技术，对传统的档案管理工作模式进行改革，并且传统的档案内容也得到更新，这样科学开发利用档案信息资源，极大地提高了人事档案工作的效率，进一步研究人事档案的服务方向和形式，使得服务项目更具有科学性和规范性。

（七）加快档案管理更新速度

人事档案管理的内容信息要不断更新，档案信息是依靠个人各方面信息的变化而更新的，因此，档案管理部门要加强信息更新管理工作，加大个人信息获取的力度，并且要创新个人信息获取的渠道。另外，企业内部要加大宣传力度，让员工认识到人事档案信息更新的重要性，做到主动提供个人信息的变动情况，这样一来，人事档案的信息更新速度加快，人事档案管理工作也会高效率进行。

三、总结

为了顺应社会发展的需求，企业一定要重视人事档案管理工作，认识到人事档案信息对个人及单位的重要性，采用科学性的创新管理方法，针对目前人事档案管理工作中存在的问题，要不断摸索，不断实践，不断对工作模式进行创新，制定人事档案管理工作创新策略，创新管理制度和理念，使得公司企业的人事档案管理工作能有效进行。

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