解决档案信息化管理中存在问题的策略探讨

刘海燕

【摘 要】信息化技术水平的不断发展带动了档案管理的信息化，它给档案管理节省了大量的工作时间，提高了工作效率和准确性，同时存在着一些安全性风险。针对这一现状，本文首先探讨了在档案信息化中存在的安全问题类型和产生原因，然后提出了针对性的改进措施，期望为我国的档案信息化进程提供一定参考。

【关键词】档案管理；信息化；问题探讨

从上个世纪六十年代计算机发明以来，全球经济因此而飞速发展，互联网和全球信息化导致信息交流速度在瞬间完成，我国在信息化道路上也与国际接轨。从信息共享、信息管理、信息交流和信息集成等多方面有所研究和发展，为社会主义现代化建设打下了坚实的科技基础。然而，由于信息化的储存方式的特点，在保密和安全性方面很容易受网路影响而泄露，是目前我国档案信息化管理中的难题。

一、档案信息化管理中存在的安全风险

档案开发、管理和信息化过程中的重要手段就是实现档案数字化，数字化处理过程需要对原始档案文件进行扫描、拍照、打印等处理方式，因此对于档案原件的可能造成磨损、破坏、档案信息泄露以及档案归档错误等问题，这是档案文件从信息化到数字化过程中必然会碰到的工程，也必然造成某一环节出现不完整、不准确和不标准的问题。

数字化信息档案在归档过程中必然以软件和硬件如数据存储盘为基础，通过网络与其他人完成共享。互联网、电子计算机、网络服务器、数据存储设备和系统档案的集合体中任何一个地方出现问题，都可能导致信息泄露，其安全性风险也很高。

档案信息化过程中所应用到的技术非常专业和综合，电子信息文件的大小也在以指数级别快速增长过程中，需要以科学合理的手段对信息进行组织、存储和管理，这对于信息保管人员来说是十分艰巨的挑战，信息化社会中新的黑客技术日新月异，如果不能够时时保持吸收和学习新的防泄密技术，就可能难以应对电子信息文件的泄露风险。

二、档案信息化保管过程中的具体方案

（一）保证档案保管者的信息安全意识

相比于传统的信息档案保管方式，信息化的档案管理模式最大的优势在于节省了档案录入、储存、归档和查找的时间，它能够以计算机网络为基础，自动实现文件的登记、归档、查询和传递。这种方式虽然便捷，但是操作过程较为复杂和职能，需要档案管理人员有较好的信息化保管专业知识，同时能够熟练操作电子计算机，对于电子档案的特征和保管方式有详细的了解认识。此外，作为信息化档案管理者，不仅要熟练掌握档案的管理操作基本知识，还应该具有一定的网络安全防护意识，提高对危险信息来源的辨识能力，处理简单的病毒程序，通过单位组织的专业网络安全防护培训工作，不断提高自身的专业素质和实践能力。

（二）建立完善的信息档案安全管理规章制度

我国对于信息档案归档的要求包括电子档案和纸质档案两部分，缺一不可。国家档案管理部门早在2003年就规定：电子公文及档案在保留过程中必须具有永久和长期有效的价值，并统纸质档案一同归档和对应，两者建立互联。电子文件是信息技术所形成的，他的制作和管理过程受信息技术的制约，所使用到的信息技术有：密匙技术、签署技术、认证技术、防火墙、水印等多种，在管理方式上一般采用异地备份、管存分离。

电子信息档案同样由人来制作和管理，必须做好规范管理：首先，参与制作和存储的档案人员要进行思想道德素质、个人背景的审查工作，防止道德品质差、有过偷窃泄密前科、工作马虎不认真的人参与电子信息档案的制作和管理工作；这是保证电子信息档案安全性和准确性的重要措施。其次，对于参与电子信息归档的工作人员要时刻进行诚信安全教育，从思想上武装自己，强调一丝不苟的工作态度、精益求精的工作作风。此外，还应该建立电子信息档案管理责任制，把每个环节的安全管理责任落实到个人，保证电子信息档案管理的真实、有序和安全。

（三）建立技术保障体系

技术保证体系要从硬件和软件两方面着手。硬件方面，由于计算机硬件配置更新速度较快，在保证成本的前提下尽量保证档案管理设备性能，加快淘汰落后和故障设备。软件方面，积极购买和开发最新的档案信息管理系统，让专业人员不断学习和改进信息管理系统，同时提高软件安全防御能力，时时更新病毒库，防止黑客入侵。

（四）提高档案信息管理人才水平

档案信息化管理水平的一个重要评价标准就是管理人才的专业素质，目前我国的档案管理人员大都没有接受过专业的信息化管理训练，信心化安全认识不够，这大大影响了档案管理现代的进程。如果没有一流的管理人才，提供再好的档案管理软硬件设备，档案管理的安全性和效率同样得不到提高，说明在档案信息管理中人员的素质是关键因素。高素质的信息管理人才不仅要掌握扎实的基础知识，更应该有高尚的道德情操和职业素养，不受不良诱惑驱使，不出卖单位或企业的保密信息，对自己的本质工作勤勤恳恳、认真负责。

（五）加强管理软件的安全防护

可以开发需要密码省份或指纹识别系统的管理软件，只有专门的管理人员才能够进入系统查阅、处理档案信息。加强对档案信息的管理，对于非法进入档案信息库中查阅信息的员工应该严厉处罚，进一步进行加密防护工作。

（六）加强对窃密病毒的防范

信息化管理模式中病毒入侵是最主要的档案泄密方式，对于病毒的防范措施一定要加强。信息化管理人员需要不断升级网络防火墙，提高档案信息安全等级，排除潜在危险，尽量建立内部网络，防止外网接入。

（七）完善信息安全监督体系

对于档案信息管理工作的监督管理可以有效提高档案管理的质量和安全性。首先要加强所有信息化管理环节的过程控制和追踪，保证每个步骤不出差错；其次要对管理人员的工作近周期性考核，并纳入绩效体系，推动档案权力的规划化升级。

三、结语

综上所述，将信息化技术带给档案工作管理的便捷和效率有目共睹，但是同时还存在着一些技术难题，这可能导致档案泄密，通过管理、技术和理论方面的创新是能够保证信息管理的安全性的。

【参考文献】

[1]李广.于殿军.档案信息化建设的现状与对策[J].兰台世界，2008（3）.

[2]刘志凯.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决对策[J].民营科技，2011（02）.