如何规范《出生医学证明》档案管理

赵增辉

摘要：《出生医学证明》由国家卫生与计划生育委员会统一印制，以省、自治区、直辖市为单位统一编号。国家卫生与计划生育委员会主管全国《出生医学证明》工作，委托各级卫生行政部门负责辖区内《出生医学证明》的具体事务管理工作。《出生医学证明》必须由批准开展助产技术服务并依法取得《母婴保健技术服务许可证》的医疗保健机构签发。是新生儿作为登记户籍、获得保健服务、证明血缘关系的法律文本，对于规范出生户口登记，依法加强母婴保健工作十分重要。它作为“人生第一证”，在公民入学、出国、遗产继承等方面也发挥着重要作用。要加强出生医学证明的档案管理。一是提高认识，加强领导，强化《出生醫学证明》档案管理的思想意识。二是提高档案管理人员素质。三是加强监管力度，确保《出生医学证明》档案规范化。

关键词：《出生医学证明》；档案；管理

根据《母婴保健法》及上级卫生行政部门的统一发文、结合《卫生部、公安部关于加强出生医学证明管理有关问题的通知》，就如何加强《出生医学证明》档案管理，结合本地出生医学证明档案管理工作实际，谈谈如何加强《出生医学证明》档案管理。

一、《出生医学证明》档案规范化管理的重要性

随着社会的进步和发展需要，人们逐渐对《出生医学证明》提高了认识，在生活中越来越多的利用到《出生医学证明》档案。人们逐渐对《出生医学证明》提高了认识，《出生医学证明》档案管理工作也就显得尤为重要。《出生医学证明》对于规范出生户口登记，依法加强母婴保健工作具有重要意义，而且有些资料与医疗涉法也有一定关系，及时有效地发挥人口出生医学证明档案的作用，维护国家、社会组织和公民的合法权益，因此，健全《出生医学证明》档案管理工作非常重要。实施《出生医学证明》档案规范化管理，强化对《出生医学证明》的签发、印章、档案、废证等环节的监管，有效降低废证率，防止遗失，杜绝流失情况发生。利于推进档案与电子文件登记备份，便于分类存档，永久保存，为需查询、补办《出生医学证明》群众提供完整信息资料。近年来，随着《出生医学证明》使用范围越来越广，要求查阅《出生医学证明》档案信息的人员日益增多。有效发挥档案信息利用率，高效构建便民服务平台奠定良好基础。据统计，每年到我站查询、补办出生医学证明者60多人次以上。为方便群众查询，必须做好《出生医学证明》档案的分类、整理、组卷、归档、编写案卷目录等工作，保管好《出生医学证明》。

二、灵寿县《出生医学证明》档案管理情况

灵寿县自1996年1月1日启用全国统一的出生医学证明，受卫生局委托，灵寿县妇幼保健站负责全县《出生医学证明》的申领、发放、补发及办理医疗保健机构外出生婴儿的《出生医学证明》签发。2007年1月1日全县《出生医学证明》启用计算机打印。协助卫生计生委做好全县《出生医学证明》的管理、培训和监督，督促各签发单位严格按照有关程序签发《出生医学证明》，做好《出生医学证明》的信息统计报表和档案管理工作。

三、出生医学证明管理中存在的问题

《出生医学证明》是由有助产资格的医院、卫生院、妇幼保健院签发的。各助产机构和妇幼保健院的出生医学证明档案由各自保管，没有纳入到综合档案室专人保管，保管存储条件和查阅利用都不符合规范化要求。2007年以前手写《出生医学证明》档案管理上未做统一要求，都是由签发单位根据各自情况自行保存，有些档案没能按规定整理归档，导致查询困难，有些签发单位保存内容不一样，甚至有些地方还出现过《出生医学证明》档案丢失、损坏的情况。《出生医学证明》档案室建设落后，有些地方无法保证库房通风良好、防潮、专人专管。

四、如何加强出生医学证明的档案管理

（一）强化《出生医学证明》档案管理人员的责任意识

《出生医学证明》档案为永久保存档案。各助产技术服务单位和妇幼保健站档案管理人员要高度重视，本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，严格按照分年摆放整齐，归档思路清晰，按日期或证件编号归档，归档资料完整，档案盒内目录清楚，有安全的档案存放条件，保有管要符合“二锁”（门锁、柜锁）、“三铁”（铁门、铁栏窗、保险柜）、“四防”（防潮、防虫、防火、防盗），切实做好《出生医学证明》档案管理工作，做到主要领导亲自抓，分管领导具体抓，落实专人负责。

（二）加强基层档案管理人员培训，提高档案管理人员素质

基层档案管理人员不稳定，新换人员要培训后上岗。《出生医学证明》管理机构对基层人员要定期组织专题培训，提高档案管理人员素质，专人管理《出生医学证明》档案。《出生医学证明》管理机构、各助产技术服务单位要建立、健全档案管理规章制度，按照档案管理要求进行分类、整理、组卷、归档，编写案卷目录，档案室要配备必要的设备、设施，防止《出生医学证明》档案的破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全保管、永久存档。

（三）做好《出生医学证明》档案保密工作

《出生医学证明》档案管理人员对档案信息必须严格保密，不得泄露、篡改、毁损，不得出售或者非法向他人提供。确保档案信息安全，防止个人档案信息泄露、毁损、丢失。在发生或者可能发生信息泄露、毁损、丢失的情况时，应当立即采取补救措施。

（四）加强监管力度，确保《出生医学证明》档案规范化

卫生行政部门、档案部门要加强监管力度。依据《中华人民共和国母婴保健法》等相关条例，参照卫生部妇幼保健与社区卫生司中国疾病预防控制中心妇幼保健中心发行的《出生医学证明管理工作指导手册》，定期对本行政区域内《出生医学证明》的工作进行专题督导。对《出生医学证明》的首次签发、换发、印章管理、废证管理、信息管理、档案管理、委托书、责任状等各项工作进行监督检查，确保《出生医学证明》档案规范化。

参考文献：

[1]肖慧平.如何加强《出生医学证明》档案管理[J].民营科技，2012.（07）.

[2]肖慧平，肖培义.做好医院《出生医学证明》档案规范管理[J].黑龙江档案，2005（06）.