浅谈政府征地合同档案管理

陈桂香

摘要：政府机关档案记载着政府机关在过去工作、业务活动中形成的有保存价值的各种历史记录，是过去政府机关重要工作、业务活动运行留下的轨迹；是今后政府机关工作的重要导航。那么做好政府机关档案管理工作对促进社会和谐发展有着重要的意义。本文主要就镇合同档案管理中征地合同的管理进行了主要分析，仅供大家参考。

关键词：合同档案；独立建档；必要性；征地档案

政府中的档案记载内容大多是针对一些机关部门以及事业部门，记载他们在社会活动中发生过的事件或者是一些有价值的方案等。一般情况下，都是以文字、图片以及声音的方式保存下来，方便日后的查找和利用。这些档案的记载对政府职能的发挥起到一定的促进作用，所以必须要重视档案的管理工作，提高档案管理的工作效率。

一、镇政府档案管理概述

镇政府单位档案涉及范围广、种类多、信息量广，包含设备、科研、基建、人力资源、财务、运作等多方面内容。单位档案是指单位在运营过程中保留下来供以查询的历史文件。此外，档案管理工作的制度化，规范化，以及档案材料完善，利于单位内部人员对材料的使用以及对政府单位总结档案中的经验有长远帮助。

镇政府机关档案管理工作对组织而言，其发展历史由来已久，但是在当前信息时代背景之下又呈现出与以往不同的特征。首先，就目前我国档案管理领域的工作开展状况而言，虽然随着信息化相关技术的发展，档案管理的自动化及信息化水平均有显著提升，但从实际的落实情况看，档案管理工作中的信息化仍然处于初级阶段，有待进一步深人。在当前大部分组织中，基于档案的信息化体系已经基本得到落实并投入使用，相关的信息终端，包括输人及输出两类终端也基本实现。但在实际工作过程中可以发现，档案管理工作仍然由专业的檔案人员实现，而并未因相关信息化水平的提升而渗入到整个组织的工作过程中。对某些资料的采集，即便已经能够支持起不同部门多个工作人员的参与，也仍然难以实现档案工作的全员参与。这种状况在一定程度上阻碍了系统档案的形成，阻碍组织的深人发展及借鉴历史工作成绩。

二、征地拆迁档案的重要性

征地拆迁档案是征地拆迁安置工作的历史记录，是城市建设档案的重要组成部分，是城市区域面貌某一时段真实缩影，是城镇地域发展变迁和社会经济文化发展状况的详细记录，是人民群众怀旧的窗口。完整齐备的征地拆迁档案，是城市建设管理的重要依据和借鉴性历史资料，是拆迁单位、被拆迁单位和个人维护各自利益的凭证，是政府或投资方经费支出的重要依据，在拆迁安置工作中具有澄清疑虑、平息争端、化解矛盾、预防腐败、促进社会稳定的作用。

（一）征地拆迁档案形成主体多

拆迁档案形成于拆迁工作第一线，档案形成主体既有被拆迁单位、集体和个人，又有参与拆迁工作的相关部门和工作者，还有涉及被拆迁区域的镇、村、队或社区、居委会等政府管理部门和责任人。这些单位、集体、组织和个人，既是拆迁档案的生产者，同时也是拆迁档案收集管理的责任者。

（二）征地拆迁档案收集内容广

征地拆迁档案收集内容是由拆迁工作任务和收集档案的范围所决定的，涉及农林牧副渔业、加工业、饮食服务等各行各业以及个人的有形无形、有价无价、有言无文的建筑物、构筑物、附属物等各种资产和个人信息凭证资料、实物照片、声像等。

（三）征地拆迁档案审查程序多

征地拆迁档案收集管理工作是一项由几个或几十个征地拆迁小组及征地拆迁区域内政府部门共同负责的工作；各责任单位及拆迁小组对拆迁档案的收集管理范围、深度和内容具有不同的层次性，每一份档案的形成从实物、人口信息登记，到建筑物、构筑物的测算、鉴定、确认等各个环节，均要经过上上下下反复校核，再通过被征地拆迁户、征地拆迁小组成员及负责人签字确认，最后通过政府监督部门复核审查等过程。

（四）拆迁档案的收集管理人员不固定

征地拆迁工作本不是长期固有的工作，也就不存在固定的组织和单位，所有征地拆迁工作均由临时成立的组织与临时抽调的人员去完成，其工作人员具有变化快和变化大的特点，拆迁档案归集管理工作难度大。

三、征地拆迁档案收集管理方法

（一）把握征地拆迁启动环节，做好征地拆迁档案重要作用的宣传和档案收集管理事前培训工作

在政府确定征地拆迁工作目标任务后，积极主动地投身并参与征地拆迁管理工作，在征地拆迁动员大会上认真做好拆迁档案收集管理工作重要性的宣传。依据不同建设项目征地拆迁总体方案和工作任务，制定《征地拆迁档案归档细则》和《征地拆迁档案组卷要求》，组织开展征地拆迁档案收集的业务培训。1.明确征地拆迁档案收集的内容及范围。2.明确归档资料质量标准，如纸张规格、内容准确、书写规范、签字确认、审核要求等。3.明确分类方法、组卷原则和移交报送程序等。4.依据《征地拆迁档案组卷要求》，组织开展征地拆迁档案组卷操作技能培训。通过实践，让拆迁档案收集人员达到思想重视、思路清晰、方法明了、技能熟练、工作高效的目的。

（二）把握征地拆迁实施环节，做好业务指导

从目前各地征地拆迁情况看没有一个固定的征地拆迁组织和单位，所有征地拆迁工作均由临时组织与临时人员去完成。临时组织和临时人员具有变化快、变动大的特点，因此，做好征地拆迁实施过程中的档案指导工作非常重要。1.针对未参加事前培训的人员实施现场培训指导，增强其建档管档能力，促进征地拆迁档案收集管理水平整体提升。2.对收集的征地拆迁档案文件材料进行及时检查，如收集内容是否符合归档细则要求，对私人财产（包括人口、房屋及附属物等）是否实施按户登记，对村组、企事业单位财产是否按村组或单位实施登记，确认、审核、签章（签字）手续是否完备等，确保拆迁档案的真实可靠。3.查看归档材料是否按拆迁项目分类，是否按户组卷，归档材料是否按形成顺序编目，并对发现的问题及时提出整改意见，保障征地拆迁档案文件材料完整，准确、系统。4.对收集拆迁档案管理工作进行检查。检查在收集工作中是否做到责任单位负责、乡镇支持、村组配合，管理上是否实施了定人、定位、定点、防盗管理，确保征地拆迁档案收集无遗漏，安全无事故。5.深入实际优化《征地拆迁档案归档细则》。根据不同工作任务，在征地拆迁档案收集过程中，加强与征地拆迁档案收集管理人员沟通，听取意见建议，根据实际情况和实践经验，不断完善归档细则，精练归档内容，提高征地拆档案收集质量和管理效率。

（三）把握征地拆迁收尾环节，做好档案审查、验收、移交、归档工作

依据征地拆迁总体方案要求，及时督促征地拆迁档案收集管理人员，按时上报归档材料，档案技术人员要对上报归档材料认真负责地逐卷、逐页、逐项检查，凡是归档文件材料内容和审核签章不全的，一律要求责任人补齐补全，案卷达不到要求的退回重新整理组卷。对违反征地拆迁档案归集管理规定的人和事，及时向征地拆迁工作主管部门和分管领导汇报，并通过印发简报、工作动态等形式，总结征地拆迁档案管理工作经验，通报表扬先进，鞭策后进，加快拆迁档案及时、完整、准确归档进度，务使拆迁档案规范要求，确保征地拆迁工作顺利进行。

四、总结语

档案管理是机关工作必不可少的重要一环，对机关部门高效的发挥职能作用具有很大的指导意义。应当加大相关人员自身在工作上的关注度，增加对专业人才培训周期，增加财务支出以及健全和完善硬件设施，引进国际优秀理念，严格地完善档案的管理制度，逐渐养成其严谨的工作作风，为建设高效的政府机关创造足够有利和便携的条件。

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