办公室文书档案管理信息化探析

赵丽娜

摘要：随着社会的发展，办公室文书档案的管理方式正逐步从传统的人工管理模式向现代化、信息化、规范化的方向转变和发展。办公室文书档案的信息化管理可以实现档案的长期保存、快速利用和高效管理。本文分析了办公室文书档案管理信息化的优势，对如何加强办公室文书档案的信息化管理提出了几点工作思路。

关键词：办公室；文书档案；信息化；管理

应用信息技术能够使办公室文书档案管理工作更为快捷、便利，还能对各企业的长远发展起到推动作用，并使办公室文书档案管理的质量得到有效提升。

一、办公室文书档案信息化管理的优势

（一）提高档案归档人员工作效率

办公室文书档案进行信息化管理不但会使办公室文书档案管理的流程运转更加迅速，而且改变了传统的档案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。办公室文书档案采用计算机管理可以按照按件即时整理的归档方式，减轻了归档人员的工作量，提高了文件管理效率。文件资料的收集、存放、分类、统计等文件归档环节变得十分方便、有序，无论是前期的文件起草还是后期的文件的传递，都变得简单易行。

（二）提高档案的查阅速度

办公室文书档案实施信息化管理，可以大大提高文件的查阅速度，加上计算机网络技术的应用，查阅人员不用来档案室，办公室文书档案资源可以随时检索，只需在档案管理系统中输入文件的关键字或者文号就可以查到所需的资料，大大提高了档案利用工作的质量和效率，也为档案部门借阅减少了人力和物力资源。

（三）提高文件的传递速度和文件的安全性

企业档案室每年的归档文件都是上一年度的文件资料，归档部门的兼职档案员在日常公文办理过程中，文件在传递过程中丢失的情况时有发生，不能及时归档，应用计算机网络技术，可以通过网络进行文件的传递和流转，提高文件的传递速度和文件的安全性，同时可以通过档案管理系统确定档案的密级，也可以通过权限设置对查档人员进行操作的权限设置，确保文件的安全性。采用信息化管理文档，省去了借阅登记、人力查找以及借阅归档手续，大大减轻了档案工作人员的工作强度，同时也减少了对纸质文档材料的翻阅，提高了档案管理利用的质量以及文档管理工作的效率。

二、如何加强办公室文书档案的信息化管理

（一）提高办公室文书档案人员综合素质

目前，随着计算机技术在各个行业的普及，越来越多的企业都在开展办公自动化，企业文件的起草形成、流转、修改、转换、检索、打印、统计等相关工作都可以在办公自动化软件中完成，这种现代化的文书管理技术，迫切需要办公室文書档案管理人员去掌握和使用。文档档案信息化是现代社会对文档工作的必然要求，所以，企业从事文书管理的老师要结合本岗位的工作，努力提高计算机操作水平，边工作边学习，掌握涉及文档管理的信息技术知识，努力成为综合型的文档管理人才。

（二）充分利用现代化技术整理档案

纸质档案的整理工作任务量大，利用计算机整理文档，可以大大提高文档整理速度。以往的人工立卷，虽然都是按照《归档文件整理规则》的要求进行文档整理，但是每个人理解的不同，对每一个文件的分类不尽相同，影响案卷质量，对档案的查询工作带来不便。现在按照新的《归档文件整理规则》，办公室文书档案实行卷改件，文档整理按件整理，利用计算机技术不仅省时省力，档案利用效率提高，降低了人为因素在办公室文书档案归档工作的影响，又发挥了计算机管理的优点，提高了归档的工作效率。

（三）加强在职教育，提高办公室文书档案管理人员整体素质

传统的业务知识与档案工作方法，已不能适应现代档案管理的新形势，办公室文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，企业负责文书的工作人员以及档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，由于现今文书类型和办公室文书档案种类和载体的多样化，所以相应的档案管理的方法要随着时代的发展不断地更新。为了使办公室文书档案管理人员能适应新形势下档案管理工作的需要，要充分发挥企业从事档案管理工作人员学习档案信息化管理的积极性和主动性，努力提高企业从事文书工作人员的知识水平和业务能力。所以必须要对企业中从事文书管理的人员进行在职的档案信息化的培训，培养出一批既能掌握计算机信息技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

（四）实施“三化”管理

“三化”管理指的是精细化、流程化、标准化的管理。在管理文书档案时，应结合企业的具体发展情况进行管理，通过“三化”管理能够使办公室档案管理的系统化得以实现。管理与编制文书档案时，应遵循“标准统一、上下一致”的管理模式，使档案管理信息技术化，与时代发展相适应。双重备份档案的文档版与电子版，并采用机读模式管理检索式的文档，避免产生因为意外或黑客造成电脑信息缺失的情况。

（五）创建科学的文书档案管理系统

规范地管理办公室文书档案，并创建科学的文书档案管理系统，将档案进行分类，主要分为一般、秘密、机密以及绝密四种形式；建档管理工作应根据文件的机密等级进行展开，收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁这个顺序是档案的归档顺序。在一个企业中，只有拥有阅文资格的管理人员与起草人才能批示机密的等级；当文件起草与建档时，应遵循相应的规章制度，严格、细心地对档案进行分类与归档。

三、结束语

随着科学技术的不断发展，传统的办公室文书档案管理已经不能适应人们的需求，办公自动化普及档案现代化的管理模式和计算机信息技术已经成为办公室文书档案信息化管理的重点，办公室文书档案的管理必须从传统的管理方式向现代信息化管理的方式改变，从事文书管理的工作人员，要及时转变工作思路和工作观念，掌握现代化信息管理手段，实现办公室文书档案管理的信息化、现代化、规范化，才能满足时代的需求。

参考文献：

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