针对基建项目档案管理前期控制的研究

许晶

摘要：档案是所有工作得以正常开展和进行后期维护的重要依据之一，而且档案本身就包含和记录着及时，根据其内容不仅可以总结出一定的规律，同时还能够更好的以此来服务实际工作。况且就基建项目而言，档案不仅能够作为处理基础项目后期问题的重要依据，同时也能够为其提供较为准确和确凿的数据信息和基本参考材料。就对于基建项目的管理过程来说，通过前期的策划、对中期过程的控制以及对材料和信息进行及时归档的管理方式实际上是一种施工进度和文件同时生成的，对其内容进行及时的归档处理能够更加准确的保证项目档案的完整性。因而在本文当中我便会对相关问题进行具体的说明。

关键词：基建项目；档案管理；前期控制；研究

档案的产生和管理本身就是为了对当前的事物进行准确有效的归纳，同时也能够帮助人们更好的指导未来的建设和发展。对企业而言更是如此，档案不仅是他们进行投资和建设的参考点，同时也是对权益进行维护的凭证之一。况且基建项目本身就包含多方面的内容，它所需要的投资材料需要大量的资金进行支撑，这也就涉及到了多个投资方与责任人。而且由于基建项目进行建设的时间也是非常长的，因而它所涉及到的信息就比较庞杂，所以对于基建项目进行及时明确化的档案管理能够更好的推动基建项目的发展。如果对于信息收集不及时不仅会导致对档案记录的准确度降低，同时还会降低基建项目档案的使用价值。所以基建建设方和管理方就需要提高对于信息采集的准确性，保证对于前期档案管理的有效性，才能够真正做到为实际服务。因而在本文当中我便会对相关问题进行具体的分析，仅希望能够起到一些借鉴的作用。

一、基建项目档案管理前期控制的特点

（一）全面性

基建项目的工作周期长，所包含的文件、合同以及材料都是丰富多样的，因而在进行管理的时候就需要将这些内容有条不紊的纳入到档案的前期控制当中。况且前期的管控方式和原则直接影响工期的科学化进程与合理性，因而企业安排专业人员对所涉及材料进行广泛收集和分类整理是非常重要的。所以在基建项目档案管理的前期控制当中，工作人员就需要对前期的招标计划书、工程整体设计理念和方案、施工单位以及责任人签订的合同、工程进度的基本安排以及所甄选的材料供应商的基本情况等信息进行登记和归档。在这种全面性和明确化的档案管理当中不仅能够为后期工程起到一定的指导性作用，同时还能够在出现突发情况和问题时找到症结并进行有效的处理。

（二）及时性

就目前基建项目的管理者所采取的方式来看，许多企业都认为在工程完结和竣工的时候才是需要进行细致化档案收集和整理的时机。但是就实际情况来看，这种后期收集的方式不仅会导致许多临时性变动的数据被忽略和遗忘，而且还有可能会直接影响到对后来工程的借鉴作用。况且档案的整理就是为了有助于后期分析的，因而企业就应当充分保证对档案管理前期控制的及时性，对于工程设计的每一次变动，数据的每一次更新都进行及时的记录和归档，这样在后期整理的时候才更加明确。况且基建项目本身比较庞杂，在进行收集的时候所涉及的东西会很多，因而工作人员就需要根据纸质的材料信息和实际施工和管理人员的阶段性回顾和口述来完善材料内容，这样才能够通过及时性的收集来保证基建项目档案的完整性。

二、加强前期工作，提高档案管理质量的方法

（一）加强基建项目档案的收集工作

档案管理最基本的程序就是对于信息的收集和管理，可以说信息本身就是组成档案的基本和核心的要素。况且由于项目工程本身群需要的时间就比较长，因而其中可能会因为施工现场问题或者是材料而对其中的一些参数进行更改和调整，在这个过程当中如果不能够进行及时的信息收集就会导致档案不符合实际。况且在工程当中的材料供应者、购买方和施工方并不是同一个部门，这些单位对于材料和信息的沟通本身就不能够进行有效的处理。况且这些内容都是和档案信息直接相关的，因而也就加大了对于信息收集的难度。虽然如今所采用的新式管理模式有利于提高档案管理的整体质量，但是同时其中信息的分类细化也会加大信息收集和整合的困难。因而数据和信息收集者就需要及时了解工程的进展，并在这个过程当中及时的与相关的工作人员进行沟通，这样才能够更好的保证数据收集的准确性和有效性。当然随着科学技术的发展，电子设备和信息化已经深入到了工作和管理当中，因而在档案管理当中也可以通过电子平台来进行工作，这样也才能够更好的保证基建档案工作的有效性。

（二）实行档案管理的绩效考核

档案工作主要面对的是大量的数据和文字信息，因而在收集和处理的过程当中难免会出现枯燥感。因而企业就需要对工作人员的实际工作情况和效率进行一定的约束，这样才能够更好的提高档案的实用率。而绩效考核作为一种有效的约束方式，因而企业就可以通过对于制度的完善和健全来加强档案管理的準确性。所以企业就可以将此作为一种制度来对员工进行适当性的约束，当然应该将这种约束真正落到实处，对于考核的项目进行具体的管理，保证考核是真正面对所有的企业员工，并通过这种方式来保证记录的真实性。这样不仅能够真正保证基建项目管理的衔接性，同时还能够避免工作人员出现侥幸心理而对数据和信息进行模糊化的处理。因而通过这种绩效考核的方式不仅能够有效规范企业内部管理的秩序，同时在后期出现问题时还能够快速的寻找到问题的症结，也才能够更好的处理问题。

三、小结

本文是基于我对基建项目档案管理相关知识的了解展开的，在文章当中我首先介绍了基建项目档案管理前期控制的两个特点：全面性和及时性。之后则又从加强基建项目档案的收集工作和实行档案管理的绩效考核这两点说明了加强前期工作，提高档案管理质量的方法。然而宥于个人知识水平的限制，在文章当中我并未能够就相关问题进行全面详尽的分析和阐释，仅希望能够起到一些抛砖引玉的作用。

参考文献：

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[2]龚瑾.针对基建项目档案管理前期控制的研究[J].管理锦囊，2016.

[3]车凤.如何做好基建项目档案管理的前期控制[J].研究探索，2013.