档案主题标引的特性之我见

李明

摘要：档案的主题标引是实现档案自动化管理关键性的前期工作，是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的前提，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，本文结合工作实际就档案主题标引的特性进行了探讨和分析。

关键词：档案管理；标引语言；主题标引

标引是档案管理工作者对文献进行主题分析的结果，即将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反映档案，以便于检索、利用。主题标引是根据主题法的体系按字顺顺序排列的字顺系统，利用主题词来标识档案文献的属性。两者是不同体系结构的标引方法，因此在功能、方法、检索效率等方面既有共性，也有特性。也就是说，只有深入探析两种检索方法的共性与特性，才能科学地提出适合办公自动化环境要求的大一统检索体系。

一、档案标引流程分析

首先，审读文件、案卷，了解档案所论述的内容。主要通过题名来确定档案主题，如果题名不能确切反映文件内容和成分，再查阅正文、文头、文尾和附加标记等，力求准确把握档案的主题。其次，进行主题分析，确定主题类型与结构。再次，查表，转换主题概念。将档案的主题概念分析出来后，即可从档案分类表和主题词表中选定相应的分类号和主题词进行概念转换，对于多主题的档案应该分解成几个单主题进行标引。第四，给出档案标识，即给出分类号或主题词，对标引的结果以及标引中所处理的某些问题（如增删主题词等）进行记载，以不断提高标引质量。最后，校对审核，主要审核主题分析是否全面、准确，主题概念的转换是否符合标引规则，标引记录有无差错等。

二、主题标引方式方法分析

档案主题分析，是根据档案标引和检索的需要，依据一定方式，对档案内容进行分析，提取档案主题概念，确定档案主题的类型与结构的过程。主题分析的质量如何，直接关系到档案标引的效果乃至整个档案检索系统的检索效率。主题标引方式方法有四种：首先是整体标引：即对一档案主题用一个标识来概括性标引。其次是全面标引，即对档案的各个局部主题或构成完整主题的各个主题因素分别标引。再次是补充标引，即除了档案的整体主题作概括性标引外，再选择一个主要的局部主题因素作单独标引。最后是重点标引，只选择档案中对本单位服务对象有情报价值的个别局部主题作标引。全面标引和补充标引可以达到较大的深度，所以又称为深度标引，因为深标引意味着更多的标引来更全面地更具体地标引案卷内容。因此，深标引不但可以提供更多的检索途径，而且可以达到理想的检索效果。从档案利用的角度来看。只有深度标引才能使档案利用者在庞大的档案中，一方面通过检索标引提供的线索查找所需档案材料，另一方面又通过检索标识提供的信息，尽可能一下子了解了档案的内容。案卷的标引深度取决于主题分析水平。对同一档案采用微观分析法所得到的主题概念的含量，必然多于采用宏观分析法所得列的主题概念的数量。主题概念的数量多，表达这此概念所需的标识数量也就多，标引深度也就大。由此可见，为了达到较大的标引深度，首先必须对档案主题作深入分析，并注意提高分析水平。

三、档案主题分析的依据

分析档案主题的依据主要为档案题名、文件版头、附加标记乃至正文等，其中档案题名是作者对档案中心内容的概括，一般都能准确反映档案的内容和性质，但也有一些档案题名不能准确表达档案的中心内容，所有题名不能作为档案主题分析的唯一依据，此时就需要查阅文件版头和附加标记。文件版头包括作者、收文机关、文件字号、时间、密级等内容，通过它有助于明确文件的具体内容、使用范围及参考价值等。当从标题、文件版头和附加标记还不能判定档案主题时，就有必要浏览正文。通过翻閱档案正文可以了解其撰写目的、中心内容，从而确定档案论述和研究的主题。普通档案题名一般由作者、事由、文件（案卷）名称三部分组成，并标明了发文机关名称，其中含有大量可供检索的内容特征和形式特征，基本能反映档案的主题。

档案主题类型可分为单主题与多主题两种。只记录或阐述一个事物或一个问题的档案，称单主题档案，如出版信息、档案馆建筑设计等；论述两个或两个以上事物或问题的档案，称之为多主题档案，如出版集团的成立时间与运营模式等。对多主题档案应分解为几个单主题分别进行分析。依主题的构成因素，可分为单元主题和复合主题。单元主题是指由一个主题因素构成的主题，论述的是一特定的事物对象或问题，分析时只需将该主题概念析出即可；复合主题是指由若干个主题因素结合构成的主题，对复合主题须深入分析其结构及主题因素之间的相互关系。依主题的重要程度，可分为主要主题和次要主题。在进行主题分析时，应重点分析主要主题，根据标引的需要对其作充分的提炼，而对次要的主题，则应根据它的实际标引价值决定取舍。依对主题表达的明确程度，可分为显性主题和隐性主题。显性主题是作者明确阐述的主题；隐性主题是作者未直接加以表达，而是隐含于档案内容之中的主题。对显性主题的分析较为容易，可根据档案题名或正文直接撮主题概念，而隐性主题则易漏标，须在深入了解档案内容的基础上进行分析和提炼。

单元主题结构简单，内由一个主题词因素构成，而复合主题结构复杂，一般由几个主题因素构成，因此分析主题结构，主要是针对复合主题而言。主题因素分为以下几种：一是主题因素。即文件或案卷中论述的关键性主题概念，是主题中的核心部分。凡具有独立检索意义的主题概念，都可作为主体因素。二是通用因素。即构成主题的通用概念。凡是没有独立检索意义的一些主题概念因素，如研究、方法、设备、总结等，均为通用因素。它们一般不能作检索入口，在主题中主要对主题因素起细分作用，用以补充说明主体因素。如“拖拉机的生产规划”这个主题中，“规划”为通用因素。三是位置因素。即档案所论述的对象所处的空间、地理位置等主题因素，它对主体因素所在的空间、地理位置起限定作用。

参考文献：

[1]黄志康.湖南省档案信息化建设实施意见出台[J].档案时空，2016.

[2]邓严冬.高校图书馆专业人员素质初探[J].图书馆学刊，2016.