新形势下档案管理工作的规范化

曹莉

摘要：近年来，随着我国经济水平的不断提高，各个领域都进入了高速发展阶段，与此同时，很多有价值的资料、文件也随之增多，这对档案管理工作提出了全新的要求。为此，在当前的新形势下，档案管理部门应当加快实现档案的规范化管理。基于此点，本文首先简要分析了档案管理现状，在此基础上对新形势下档案管理工作规范化的实现途径进行论述。

关键词：档案管理；规范化；标准化

一、档案管理现状分析

从国内目前档案管理工作的总体情况上看，虽然较之以往有了较大程度的改善，但由于受到多方面因素的影响和制约，使得档案管理仍然存在一些不足之处，具体体现在如下几个方面：

（一）制度有待完善

对于档案管理而言，制度是相关工作开展的指导依据，若是管理制度缺失，则会对档案管理的有序进行造成一定程度的影响。虽然很多档案管理部门也都针对档案管理制定了相关的规章制度，但由于领导对该项工作的重视程度不够，致使与档案管理有关的制度、章程并不完善，对档案管理工作的约束和控制作用未能获得充分发挥。

（二）人员素质有待提升

档案管理是一项系统性较强的工作，其中涉及了多个环节，如资料收集、整理、归档保存等等，如果档案管理人员的综合素质和专业水平不高，将很难胜任岗位工作，极不利于档案管理规范化目标的实现。有的档案管理部门在人员的聘用上并未进行严格的限制，从而导致管理人员的素质良莠不齐，在实际工作的开展中，难免会出现各种问题，这在一定程度上制约了档案管理效率和水平的提升。

二、新形势下档案管理工作规范化的实现途径

（一）提高领导的重视程度

在当前的新形势下，想要实现规范化的档案管理，相关领导必须对本单位的档案管理工作予以足够的重视，并尽可能抽出一些时间，亲自参与到档案管理工作当中，本着可持续发展的理念，对档案工作进行科学的战略部署，以此来确保档案工作的贯彻执行。首先，单位领导及档案主管人员应当积极参与上级有关部门组织召开的与档案管理工作有关的活动，如宣传会、培训会、交流会等等，通过这些活动，可以对档案管理工作有一个更加深入的了解和认识，有助于提升自身的档案意识。其次，单位领导应当督促有关部门制定档案工作制度，进一步明确档案管理规范化的目标，为这一目标的实现付诸努力。再次，为确保本单位档案工作的有序进行，单位领导应赋予档案管理人员指导行文和归档的权利。

（二）建章立制规范管理

相关的规章制度是确保档案管理规范化目标得以实现的前提和基础，因此，必须加快建立并健全与档案管理工作有关的规章制度，从而使档案管理工作的各个环节有章可循、有制度可依。首先，应在单位领导的分工职责中对本单位的档案管理工作加以进一步明确，并在如下内容中体现档案工作：目标管理考核细则与考核结果、任务分解表等。同时在对本单位综合计划进行制定的过程中，应当充分考虑档案硬件设备和操作软件的实际需求，以此来确保档案管理的设备设施齐全完备、经费充足到位。为调动相关部门及人员参与档案管理工作的积极性，可在以下制度中体现出档案管理：部门考核制度、个人岗位责任制等，对于档案工作搞得好的部门和个人应给予适当的嘉奖，并对疏忽大意、玩忽职守造成重要档案文件损失的部门和个人视其情节轻重进行惩处。其次，健全档案管理制度，使档案管理的主要环节都能按照规范标准的要求进行。

（三）应用档案管理技术

在当前的新形势下，对档案管理工作提出了更高的要求，为实现规范化管理的目标，档案管理部门应当对档案管理技术进行合理应用。

1.计算机网络技术

归档是档案管理的重要工作之一，为使归档更加规范，并提高归档效率，可利用计算机网络技术，档案管理人员只需要根据不同类别便可将相关档案上传至网络硬盘当中，由此简化了归档流程，若是应用无线网络技术，则可实现远程操作，借助手机或是移动设备上的APP，可直接完成档案的归档存储，由此可大幅度提升工作效率。

2.数字标签技术

虽然电子档案的数量越来越多，但部分单位中的纸质档案仍是档案管理工作的重点，为实现高效、快捷、规范的管理目标，可以应用数字标签技术，该技术是物联网的核心组成部分，在每一份档案上贴好数字标签后，便可通过远程的方式对数字标签进行识别，由此可使纸质文档的管理更加轻松，工作效率也会随之大幅度提升。

（四）提高人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接关系到档案管理工作的效率和水平，同时也是规范化目标得以实现的基础，为此档案管理部门应当不断提高档案管理人员的综合素质和专业技术水平，从而使其能够更好地完成岗位工作。首先，应加强对档案管理人员现代化知识的培训，并对其进行法律法规的宣传，使之了解并遵守档案工作的政策、法规。其次，应对原有的管理理念进行创新，做到与时俱进，完善自我，充分发挥出自身的潜能，运用先进的管理理念开展相关工作，确保档案管理规范化目标的实现。

三、结论

综上所述，档案管理是一项较为复杂且系统的工作，由于其中涵盖的内容较多，为提高管理效率和水平，应当加快实现档案的规范化管理，通过提高领导的认识、建章立制以及运用新的管理技术等途径，确保档案管理工作的有序开展，这對于推动我国档案管理事业的发展具有重要意义。

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