信息技术在事业单位档案管理中的应用研究

姬睿华

摘要：信息化时代的到来，使得档案管理也开始使用信息技术，事业单位档案数据比较繁多，信息技术的使用，大大提高了事业单位档案管理的效率。但信息技术在档案管理中应用时，存在许多问题，本文根据这些问题，提出相应的解决措施。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理

一、事业单位档案管理

随着社会的发展以及工作的需要，事业单位的档案管理也变得越来越严格，档案管理要更加明确、清晰以及规范。档案管理工作所包含的东西很多，主要有以下内容，单位上下级之间的文件往来、单位项目的有关证明、财务部门的相关单据工作人员的调动资料以及单位决策等等，这些都应存档，因此需要档案管理。信息化时代的到来，也带动了档案管理的进步，使得档案管理变得更加方便快捷，档案信息更容易查找。运用信息技术进行档案管理，要求电子信息和原文件要保持一致，这对档案规范管理要求更高，播放操作以及调用更加的灵活。

二、信息技术在档案管理应用中存在的问题

（一）缺乏对信息技术的深刻认识

信息技术在档案管理中应用的时间比较短，因此一些工作人员对于信息技术应用的认识并不是很到位，无法有效的将信息技术应用到档案管理当中，导致工作中出现许多失误。比如在日常工作中，一些工作员在使用电子文档，并将电子文件打印成为纸质文件以后，没有对电子文件作合理的处理，而是随便的处理，这会导致很多资源的流失。此外一些工作人员应用信息技术以后，觉得信息技术进行档案管理更加的快捷，因此忽略了纸质文档的保存，如果计算机系统出现故障，一些文件遭受损坏，这将会导致很多档案丢失，对事业单位来讲，将是很大的损失。

（二）缺乏系统化与规范化

根据目前情况来看，信息技术在各个事业单位档案管理中，已经广泛应用，事业单位档案管理已经进入电子档案时代。但是就目前事业单位电子档案管理情况来看，还存在很多不足，电子档案管理还不够系统化和规范化，没有形成具有针对性的规章制度，这使得电子档案管理存在很多漏洞，很容易造成电子文件的损坏和丢失。

（三）电子文件的存储安全性不高

事业单位的档案大多存储在计算机的硬盘上或者服务器的硬盘上，如果电脑遭受病毒和黑客的攻击，很容易造成数据的丢失。如果被一些不法分子盗用，将会给单位造成很大的损失。总的来说目前事业单位的电子档案管理很容易出现丢失和损坏的情况，电子档案存储的安全性不高。

（四）管理机制体系不健全，缺乏管理人才

电子档案管理比较复杂，所涉及的内容比较广泛，环节也比较多，操作难度比较大，为了能够更好的进行电子档案进行管理，就需要比较专业的电子档案管理人才。由于运用信息技术进行档案管理的时间比较短，许多事业单位只是引进信息技术，对单位工作人员进行简单的培训，就进行电子档案管理，由于这些管理人员专业性不强，操作水平不高。由于专业性管理人才的缺少，使得事业单位档案管理整体操作水平不高，电子档案管理不规范，容易出现电子档案归档不及时和不严谨等问题。

三、加强档案管理中电子信息应用的策略

（一）提高规范化水平

要提高电子档案管理规范化水平，首先要加强工作人员的规范意识，要严格要求档案管理工作人员遵守规范化和标准化原则。档案管理工作人员在处理原文件时，一定要保证文件的质量，注意文件的格式，如果出现档案信息不清楚的情况，一定要严格审查，并对不健全的档案进行信息的补充和修缮。对于电子档案的管理也一定要按照相应的规范进行，各类档案要严格分类归档。

（二）提高档案管理信息化使用效率

对于档案管理要充分利用信息技术的优势，要加大信息技术在档案管理中的应用范围，为了保证信息技术在档案管理中的使用效率，还需保证计算机能够正常运行，减少故障的出现，避免文件丢失和损坏的情况出现。此外要建立相关的规章制度和档案管理规范以及流程，注意档案管理的逻辑顺序以及细节，保证电子档案信息的完整性和真实性以及档案档案原件的完备性。还需定期对计算机进行维护，这样才能够运用电脑进行高效率的档案管理。

（三）培养管理人员的专业素养

由于运用信息技术进行档案管理，所运用的各个操作专业性比较强，因此电子档案的管理需要专业的管理人才，才能够很好对档案进行管理。为了使得信息技术能够更好的应用到档案管理中，就需要加大对管理人员专业培养的力度，提高档案管理人员的整体操作水平。保证管理人员在进行档案管理的时候，能够更加规范和高效以及高质，提高档案管理的工作效率。专业的管理人员，更能够应对突发状况，如果在档案管理过程中出现故障等等，专业管理人员能够及时的妥善处理，能够最大程度上减少文件的损坏和丢失，提高文件的安全性。

（四）减少或避免出现安全隐患

安全问题是档案管理中比较重要的一个问题，必须排除安全隐患，才能够保证档案完备性和可靠性，相关档案文件才能够长久的保存。对于计算机中的电子档案，可以备份，如果计算机出现故障，备份数据还存在，这在一定程度上降低了数据丢失和损坏的可能性。如今进入网络时代，档案管理必然和网络接触，为了避免档案信息的泄露，需要设置网络秘钥，提高档案数据的保密性和安全性，减少安全问题的出现。

四、结语

通过本文研究发现，想要提高电子档案管理的效率和信息技术在档案管理中的作用，就需要加快信息技术档案管理的规章制度建设和提高档案数据安全防范意识，使得档案管理变得更加规范和标准以及完备，保证档案信息的准确性和质量。

参考文献：

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