试论档案以“件”为保管单位的归档管理

陆国荣

摘要：废弃立“卷”而采用“件”为基本保管单位。这将是档案工作发展方向，也是对档案的传统理论、观点、方法产生巨大影响。虽有些弊端，但能节省人力、物力、财力，也就促进了生产力发展。

关键词：“件”;节省人力;节省物力;节省财力

国家电网上海市电力公司《按件归档整理细则》2016年6月批准实施，正式拉开了文书立卷改革的序幕，以“件”为保管单位，在档案整理、保管、利用等过程中有提高工作效率、方便提取利用、减轻档案工作者的劳动强度等许多优点，而且还可以列出以下几个有利方面。

（一）有利于档案的保密和开发利用

以往，由于档案中的每一本案卷大多数是有几份、十几份甚至几十份文件材料按其有机联系组卷装订起来的，同时，由于受文件材料形成者的级别、地区和保管期限及形成过程以及整理中的组卷原则等因素的制约，不可能将标有同一种保密标志（如秘密、机密、绝密等）的文件材料集中在一、两个卷本中，因此，工作中往往采取以整本卷定密的办法，即一本卷中只要有一份秘密文件，就将一本卷定为秘密档案，机密及绝密卷也是如此。这给未标保密标志的文件利用带来不便。

（二）节省了卷皮、卷内目录、案卷目录及其卷内备考表

以往，我们是将整理好的卷包皮装订，然后再把装订好的案卷入盒存放。这样可以节约很大一笔经济费用。同时也节约了时间，其中，仅拟制案卷标题就是一项十分费工费时的工作。

（三）大大减轻了档案人员的劳动强度

以往，一年一度的文书立卷归档工作和档案的平时整理，都少不了装订档案这一关，且要求装订的案卷要结实、整齐、美观，不压字迹、不掉页、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读，采用三眼一线背面打结的方法等。每当这时，案卷少的单位就采取手枪钻，大针引线，剪刀裁齐的办法装订，案卷多的单位还要专门购买装订机、裁纸机等装订用具，不论采取哪种方法，档案人员都要费劲装订几天，再加上卷内目录、备考表、编制案卷目录、贴口取纸等，确实很辛苦。

（四）减轻了对档案原件的破坏

以往在档案整理与组卷装订过程中，要求装订要结实，这就不可避免地要在档案原件上打孔引粗线，从而损坏原件;同时，要求“下左齐”，这就不得不对部分较大纸型的文件进行剪裁，也会损坏原件;再一个是要求大张折叠、小张托裱、满张贴边，要达到这些要求，都不可避免地会对原件产生损坏作用。

（五）能保证归档工作的按时完成

以往，文书立卷归档工作是一项进度慢、战线长、质量差别大、经常督促过问、检查才能“基本结束”的工作。现在省去了组卷装订编目等一系列工作环节，每收、发一份原文就可随即归档，这样“一有文件就归档”就可避免“今年归的去年的档”的现象，既加快了进度，又在很大程度上保证了应归档文件材料的齐全完整。

由于“不裁不订‘件当家”，省去了许多工作程序，上述问题可望得到解决。并且，以往文书处理和档案管理中的一些概念也就自然而然地即将消失。

正如“事物总是一分为二的”这一普遍原理所揭示的那样，以“件”为档案保管单位，在体现了许多好的方面的同时，也显而易见地暴露出了不少弱点，主要的有：

（一）开发利用不太方便

由于以“件”当家，随办随归档并写档号编目录，因而所归档案很难保持和反映文件之间的内在的、历史的、有机的密切联系及其自然形成规律，也在一定程度上破坏了系统文件的完整性。对一些联系特别密切的连带性文件如请示与批复、问函与复函、针对性文件等，以及由于问题重大而可能要处理较长一段时间或多次处理才能结束的文件，形成周期较长如重要法规文件的历次修订稿等，不同时期不同地区就同一个问题形成的多份文件等，则可能破坏它们之间的有机联系而被分割在各处存放，从而形成利用的不方便性和管理的不系统性。

（二）所保存档案的特点不明确

由于多方面的原因，许多文件在其形成、运转、办理、归档过程中经常会出现这样那样的特殊情况，而这些情况对当时的当事人或者档案管理者来说可能是清楚的，而当事人变动或时间久远时就不清楚了，为此，原来以“卷”为保管单位时，专门设立了“卷内备考表”一栏，以便对该卷有关情况进行说明，并填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，以解除查档人的疑虑，方便利用。而以件为保管单位时，则没有了这一项工作内容，对一份文件的特殊情况既不便直接在原件上注释，有很难在非常有限的文件归档目录中加以记述。这就给档案的管理和利用造成诸多不便。

（三）插取档案较为麻烦

在平时的收集工作中常常会碰到前几年的文件漏交，而该年的文件已经立卷归档，插卷不可避免。对整卷装订的档案插取文件时，虽然要拆开装订线，插取之后再装订并重新编页。这虽然麻烦，但毕竟是在一个卷内进行，案卷号、归档号、案卷目录等均不作变动，而以“件”为保管单位的档案进行插取时，插取件后面的早已排列好并加盖了档案章的每一份文件的档号就要依次改变，插取几次文件改变几次档号，与此相应的文件归档目录中也要加编或减去所插取的文件的内容项目，如果只插取一、二份文件，还可以在原文件目录中间挤加填写或划除，如果插取文件份数较多时，有可能使插取件后面的归档文件目录全部作废，就得重新编制。因为“卷盒只作为档案保管装具，不作为档案的保管单位”。这不但起不到“省时省力”的作用，而且会造成更大的浪费。

参考文献：

[1]徐青.不裁不订“件”当家[J].中国档案，1999（8）： 15.

[2]陈魁.耀成.以“件”为保管单位的利与弊[J].中国档案，2000 （2）：16-17.

[3]国家电网上海市电力公司.按件归档整理细则，2016，6.