基于信息化平台的电网建设合同管理

吕大娥+陈虹

摘 要：随着电网建设速度的加快，对工程合同管理提出了更高的要求。合同管理工作应该结合实际进行管理创新，吸收传统合同管理的精髓，借助信息化平台提高合同管理水平。

关键词：合同管理;信息化

一、基于信息化平台的电网建设合同管理的实施背景

（一）电网建设任务繁重，合同管理日益复杂

随着电网建设不断发展，电网建设工程衍生的合同不断增多，合同管理难度逐渐提高。在合同制作与管理上，随着建设项目的增多，签订合同的数量也随之剧增。传统的合同管理模式已经不能适应企业发展的需要，基于信息化平台的电网建设合同就显得尤为重要。

（二）原有合同管理模式难易满足各参建方的管理需求

在项目执行过程中，业主有义务将合同信息全面转达给参建单位。但随着合同签订数量的增加，参建方无法快速了解项目的合同进度情况;采用用手工或 EXCEL 汇总合同不仅需要大量时间而且准确率还无法保证;

二、基于信息化平台的电网建设合同管理的主要做法

（一）建立以输变电工程项目为对象的标准化项目合同管理机制

通过数据连接引入经法系统合同数据，利用系统智能识别合同所属输变电工程项目，并以输变电工程项目为对象建立标准化合同管理机制，优化合同管理结构，增加合同管理维度多样性，提高项目合同管控能力，提升标准化管理水平。合同管理系统中不同的角色赋予相应的操作权限。与合同管理相关的系统角色可以分为合同管理员、合同审批人员。

（二）通过合同类型智能识别实现合同分类管理。

通过数据连接引入经法系统合同数据，利用系统智能识别合同所属类型，按照不同合同类型进行分类管理，提高合同管理业务规范性，提升合同管理业务精细化程度，保证合同类型划分便捷性及准确性，为实现合同快速查询业务提供管理基础。

建立标准化合同命名规则，规范合同名称。合同命名规则建立示例：“项目名称”+“单项工程名称”+“合同类别”+“合同时间”+“合同编号”。合同分类标准包括：供用电类合同、购售电输电类合同、工程建设类合同、买卖类合同、运维检修类合同、财务资产金融类、技术服务类合同、信息化建设合同、后勤服务类合同、运输仓储类合同，宣传与公关关系类合同、咨询委托类合同、劳务服务类合同、战略合作类合同及其他合同。通过接口采集经法系统数据，系统对合同名称智能解析，获取项目名称及合同类型信息。

（三）实现合同审批业务、合同会签业务自动提示

对项目基础信息进行人工维护，包括“输变电工程类型”、“工程开工时间”与“工程投产时间”。依据“工程开工时间”自动进行项目合同会签提示。新建立项目“输变电工程类型”字段为“在建工程”，由合同承办人员确认完工后，进入系统将“输变电工程类型”字段改为“完工工程”。新建立项目“工程开工时间”与“工程投产时间”默认为空，由合同编制人员进入系统录入“工程开工时间”与“工程投产时间”。

当用户打开OA时，系统自动提取账户信息，根据当前账户信息，提示当前账户需要审批的合同名称及合同会签信息，提示以右下角小弹窗方式实现;通过同步OA系统用户信息及权限，利用本系统合同审批提示对合同审批人提醒，有效提高合同审批业务流转效率，避免因合同审批业务滞后引发项目周期风险，节省项目时间成本。同步OA系统用户信息及权限，根据项目基础数据中“工程开工时间”，提前三个月对项目相关用户向合同起草人进行项目合同会签提示，在当前的系统中，合同待办事务的提醒仅仅是通过在系统界面中提供灵活多样的提醒方式。比如说邮件方式，或者短信方式，这样就能够保证用户更加及时的获取自己待办的相关事宜。即使用户无法使用系统的情况下，在获取待办事宜后，可以委托部门内的其它合同管理人员来完成相关事务，带来工作效率的提高。

（四）提供数据库高级查询功能，快速查询各建设项目合同签订状态

合同管理系统提供了合同的综合查询功能，可供合同管理人员和合同关注人员查询自己关注的合同，或者利用查询出的结果分析一段时间内合同执行的情况。提供不同维度的合同查询功能，包括项目维度和合同类别维度;设置项目名称、关键字、时间、输变电工程状态、合同类别、合同金额等查询条件，快速定位合同，查询结果按项目维度展现，并可查看合同内容。设置合同类别、关键字、时间、项目名称、合同金额等查询条件，快速定位合同，查询结果按合同分类维度展现，并可查看合同内容;同时提供全数据库高级查询功能，提高合同查询效率，强化合同管理水平。

三、基于信息化平台的电网建设合同管理的实施效果

（一）有效提高合同审批业务流转效率，节约项目时间成本

该系统开发前，每一份从起草开始到合同签订完成，至少需要花费2个月的时间。该系统开发后，每个合同平均节省工作时间10天以上，大大提高了信息传递的效率，也节约了合同管理员签字、盖章的时间和精力，大幅度节约了人工成本，同时办公设备的消耗和纸张的浪费也得以控制。合同管理人员将有限的时间和精力投放到合同文本的研究、设计变更及现场签证等专业工程中，合同管理者的工作质量和工作效率得到大幅度提高。

（二）合同管理规范化

通过信息化合同管理平台的建设，签订合同按照年份自动汇总形成台账，提供合同查询、统计和分析功能。合同编码也按照企业内部编码的规则统一生成。审批流程不仅规范而且较之前更高效。通过计算机技术和网络技术为支撑，实现合同新建、审批、制作、归档等业务的程序化，合同管理工作进一步规范。