A高校物资采购信息化审计研究

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一、A高校物资采购审计信息化现状

由于缺少审计信息化管理系统，A高校物资采购审计存在以下问题。

一是事前审计中的采购计划的审计实质性不强。由于采购的内容具有较强的专业性，并且缺乏有效的信息化手段，审计人员往往只能对项目预算表和项目申报书进行形式上的检查，不能判断项目是否符合高校的发展目标和客观实际，是否具有合理性，导致事前审计多流于形式。

二是事中审计中对招标流程审计不能做到有效监督。首先缺少供应商和评审专家信息库，对供应商和专家的资质的审查不能细化；其次，缺少招标流程管理信息库，只能人工审查纸质招标流程文档，不仅效率低下，而且容易造成漏判和错判；再次，缺少合同管理信息库，对合同审改、签订等流程无法及时监督到位。

三是事后审计中对验收和结算环节无法有效把握。在验收审计环节，审计部门只能对验收程序进行审查，无法确认实际收货情况和合同约定的条款是否匹配。在结算审计环节，无法对合同执行程度、结算进度进行实时监控。

四是不能通过大数据分析挖掘方法检查物资采购过程中存在的浪费、滥用和欺诈等舞弊现象。

以化学学院采购一批专用设备为例，在事前审计中，应该对采购这批专用设备的合理性进行审计，审计部门没有掌握目前该学院现有多少学生、有多少相关设备机在用、使用该设备相关的课程数、化学学院的发展规划等信息，造成审计部门不能对采购的合规性和合理性进行有效把关。在事中审计中，审计部门应该掌握相应供应商的资质等详细信息、评标专家的详细信息、招投标流程信息和合同信息，以审查流程是否合规合理。在事后审计中，审计部门应该能够获得项目验收的细节，以及实时掌握结算的进度。

二、物资采购审计信息化建设措施的几点建议

一是根据物资采购审计的工作流程，制定相关数据接口规范，合理规范的数据接口对于信息化审计系统的部署、推广、使用和未来系统扩展有着至关重要的作用。数据接口的设计应该以提高审计效率和准确性为目标、以相关法律法规为依据、以审计的具体流程为设计框架。主要分为事前审计相关接口、事中审计相关接口和事后审计相关接口。事前审计主要对项目的合理性进行审查，需要规范使用部门和资产管理部门的相关数据接口，如教职工人数、学生人数、开设课程、科研教学情况、发展规划和已有设备等数据，只有掌握了这些数据，审计部门才能对项目的合理性进行有效判断，从而防止一些与实际需求不相符、与学校发展规划不一致和重复采购的物质采购项目的实施。事中审计主要对招标流程进行监督，需要规范供应商信息接口、评审专家信息接口、招标流程信息接口和合同管理信息接口等，只有获得这些数据，才能有效审查供应商的资质是否符合要求、评审专家的研究方向是否与采购项目一致、招标的形式是否符合相关规范、招标流程是否存在漏洞、签订的合同是否符合规定等；在事后审计中主要对物质验收和结算进行审查，需要规范验收流程信息和财务数据信息等。物质采购相关信息及其接口如图1所示。

二是建立一套完善的，可以覆盖物资采购审计全过程的审计信息管理系统。

信息管理系统可以分为数据库模块、逻辑模块、异常分析模块和人机接口模块。其中，数据库模块以一定格式存储使用单位信息、资产管理信息、供应商和专家信息、合同信息、验收信息和财务信息等；逻辑模块首先对登录人员的权限进行管理，对管理员、学校领导、审计部门工作人员、各相关部门管理人员赋予不同权限。然后对事前、事中、事后和总的审计流程进行管理，对相关数据进行合成，最后生成项目审计报告；异常分析模块在获得审计大数据后，通过数据清洗、机器学习和数据挖掘等技术分析采购过程中存在的不合理和不合法现象，并出具异常报告。人机接口模块分为移动端、PC端和微信小程序端，以方便系统使用人员在不同场合使用。在设计信息管理系统时，还应考虑审计系统与其他部门的信息互通和信息安全等问题。图2为审计信息管理系统结构。

图1 信息接口示意图

图2 审计信息管理系统结构

三是提高审计人员对信息化审计重要性的认识，提升审计人员信息化操作能力。

首先要使学校领导，审计工作人员和相关部门工作人员认识到信息化审计工作的重要性。一方面，要使学校领导认识到信息化审计工作的重要性和推广信息化审计工作任务的艰巨性。因为信息化审计工作的推广和应用涉及到学校的若干部门，其推广和使用是一项艰巨的系统工程，只有在学校领导高度重视的情况下落实所有细节才能有效地推进信息化审计工作的开展。另一方面，要提高审计工作人员和相关部门工作人员的对信息化审计工作重要性的认识。在信息化审计系统的推广过程中，往往会遇到很多阻力，比如一些工作人员已经习惯了处理纸质处理文稿，对信息化系统的使用会产生抵触心理，影响信息化审计系统的使用效果。

其次是全面提高审计工作人员和相关部门工作人员的信息化处理能力和工作能力。首先，对审计工作人员和相关部门工作人员计算机应用能力、信息化处理能力和数字处理能力进行定期培训。其次，实现岗位交流培训制度，派遣审计工作人员参与各相关部门的具体工作，以拓展审计人员的知识结构。最后，在制度上保证审计工作人员的留人机制、晋升机制和奖励机制，激发审计人员的工作热情。

最后是保证审计工作的职业道德操守和提高审计工作的安全保密意识。一方面，要让审计工作人员意识到，不仅纸质审计材料需要保密，电子审计材料也同样需要保密，不能为了私利而透露涉密信息；另一方面，还要有意识防范无意识泄密，在审计信息化系统中，审计人员可以获得比以前大的多的信息量，这无疑给审计人员的安全保密意识提出了更高的要求。

三、结语

本文针对A高校在物资采购全过程审计过程中存在的问题进行分析，指出采用审计信息化管理系统可以有效解决存在的问题。在信息系统数据接口设计、信息管理系统的构建和对工作人员信息化思想和技能提升上进行了一些探讨，虽然本文以A高校为研究对象，但其研究的问题是国内高校大量存在的共性问题。此外，本文还存在一些不足，比如对信息化系统的构建的研究还不够深入，对如何提高审计人员信息化处理水平的描述还不够细化，这些问题将在以后的工作、实践和学习中继续研究。