浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用2

袁晓坤

摘 要：文章提出要正确的认识档案信息资源的开发、利用，对档案管理工作开展现状进行总结。在此基础上重点探讨提升档案信息资源开发利用效率的措施，加强基层人员技能培训、对传统管理理念做出创新，能够促进档案利用率稳定增长，在此基础上开展的统计工作也能高效完成。

关键词：数字化时代；档案信息；资源利用

一、正确认识档案信息资源地位和使用现状

档案中包含大量的信息资源，只进行管理而不使用，会造成严重的资源浪费。在数字化时代中，发展前景的决定性因素是信息更新速率，掌握全面的信息资料，能够制定出积极有效的管理计划。目前档案利用已经得到了各行各业的广泛关注，但在使用方式上还存在一些不足有待提高。这其中包括了信息化技术落实程度不足，方案管理方式落实，信息的更新时间与实际情况存在差异等问题。管理工作是分层次进行的，只有在工作中加强沟通配合，才能完成资料信息的整理任务。

在各地注重文化建设，挖掘地方资源的今天，这些档案史料的价值不言而喻。我国档案信息资源虽然很丰富，越来越多的人已认识到它的价值，但由于受到多种主客观因素的制约，各地档案利用率很低。目前存在的问题主要是档案现代化管理落后，传统的档案管理模式仍占主导地位。多数档案馆（室）采取被动上门服务的方式，且对自身宣传力度不够。

档案人员做到了收集、整理、保管和保护等基础性工作，但对档案利用这一中心工作却没有应有的认识，没有发挥它们应有的社会经济价值。从档案的编研工作来看，不少编研部门形同虚设，它远远跟不上档案信息资源的开发利用需要，使社会各界难以了解馆藏情况，不能及时了解馆藏中有哪些资料可供自身的使用。再者没有充分利用网络这一载体，没有实现档案数字化、网络化，因而使用者难以方便、快捷地利用档案信息。二、开发利用档案信息资源的途径和方法针对档案信息资源丰富，但档案管理方式落后、档案利用率不高的现象，我们认为目前应从提高档案工作者的素质和优化馆藏结构两条途径来加以改变，实现档案信息资源开发利用工作的新局面。

二、着力提高档案工作者的素质

档案管理人员专业技能水平直接影响到档案的利用率，应遵从管理制度来开展工作，对于传统监管模式中存在的问题，可以进行优化处理。随着使用需求的不断增大对管理制度进行更新。网络信息化技术应用在档案管理环节中，工作效率有明显的提升，这对基层工作人员也是一次全新的挑战。要求工作人员掌握计算机操作技能，能够解决工作中遇到的一些基础问题，并维护系统的运行安全。创新管理理念能够帮助提升工作质量，以使用为管理目标来开展工作，资料信息能够真正发挥使用价值。档案信息化的发展，要求他们与时俱进，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应时代发展的要求。

（一）改变档案工作者的管理理念

创新管理方式在落实过程中，需要对工作人员进行培训，只有基层档案管理人员在主观意识上介绍这种工作模式，数字化计划才能高效落实。开展档案信息资源的过程中，基层岗位人员发挥着重要作用，也能最直观的反应出开发利用是否有效。针对传统管理理念中存在的弊端，可以通过技术手段来解决，如果完全否认重新规划，会浪费大量的工作时间。有针对性的进行局部优化处理，既能够减少工作开展所用时间，在落实程度上也会有明显提升，不会造成基层档案人员与管理层之间的矛盾问题。

（二）优化档案工作者的结构

针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生，档案部门应引进部分高科技人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。此外，新引进的人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想。其次，必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训，使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用，壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。

三、优化馆藏结构，提高馆藏利用效率

（一）丰富和充实馆藏内容

丰富和充实馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础。长期来，档案工作者所做的努力，无论是档案的收集、整理、鉴定，还是保管、统计、检索等环节，都为档案信息开发利用打下了坚实基础。丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，也是优化馆藏结构的前提。在充实馆藏工作中，档案工作者要注意档案信息资源的系统性，连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性，应扩大到社会各个方面，注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的档案以及企业生产经营管理方面的档案，包括具有地方特色的历史文化档案。

（二）稳步推进馆藏档案信息资源的数字化

传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等，这些纸质的档案信息资源即使再充实，但未实现数字化之前，它们还将淹没在历史的灰尘之下，无法实现档案信息资源的共享。实现档案数字化建设，就可突破传统档案利用的种种局限，最大限度实现档案信息资源的共享。档案信息资源的数字化分为两个方面进行。

四、对现有纸质档案进行数字化

对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式，主要有两种方式，一为文本录入，一为图像录入。这两项工程都需耗费大量的精力，由于人力、物力、财力的限制，一般情况下应优先考虑具有较高价值的馆藏档案、特色馆藏档案以及利用率高、需求大的馆藏档案，同时兼顾档案原件的字迹质量，尽量选择字迹比较清晰的档案文件。“在具体实施数字化时，要制定电子文件标准，规范电子文件格式，充分考虑与现行电子文件的统一，及数据的共享，避免因重复建设而造成的资源浪费”。

五、小结

数字化时代档案信息资源的开发与利用，涉及的问题很多，各种新技术的发展也会带来许多新的问题。因此，需要我们档案工作者不断关注，及时调整自己的知识结构，及时补上网络技术这一课，同时制定相应的档案信息化标准，对馆藏档案进行数字化处理，以促进档案信息化水平稳步提高。

参考文献：

[1]曾嵘.档案信息数字化及档案信息资源的开发与利用[J].群文天地，2011（08）.

[2]荣新红.浅谈档案数字化、信息资源的开发与利用[J].才智， 2011（07）.