合同管理下的采购业务风险控制

宋书勇 龙昭成 关宇 张燕菊

摘 要：为应对外部环境的不确定性和企业风险的复杂性，从而进一步提高企业的经济效益、保障资产的安全可靠以及实现企业的战略目标，国有企业目前亟须加强风险管理的数字化建设。为此，文章以“合同管理”和“供应商智能管理”为基础，以业财融合为媒介，结合广西交通投资集团有限公司（以下简称“交投集团”）采购业务数字化资金预算管理应用实例，探索采购业务风险数字化管理的实施路径，实现资金管理与业务活动有序联动，帮助交投集团建立全面的数字风险管理体系。

关键词：合同管理；采购业务；数字风险管理；业财融合

中图分类号：F274文献标识码：A文章编号：1005-6432（2024）05-0191-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.05.045

1 引言

2022年国资委发布《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》，要求做强、做大、做优国有资本和国有企业，推动国企财务管理变革，借助数字技术有效增强国企经济的竞争力、影响力和抗风险能力[1]。

采购是企业供应链管理的起点，不仅承担管控企业资源输出的重要责任，而且是物资流入的重要环节。加之采购业务本身的复杂性，事前、事中监督难度大，是企业运营活动中风险系数相对较高的环节。

常见的采购业务风险包括：参与招标的竞争对手可能存在不正当竞争，供应商可能不具备相关的资质或能力，可能存在资金、技术及品牌等方面的问题，从而无法履行合同，给公司带来不必要的风险。

随着企业规模的逐年扩大，采购的规模和范围也越来越广，在采购工作中凸顯了越来越多的问题。

因此，建立有效的采购管理机制，对于企业建立科学的采购工作控制机制、提高采购工作的有效性和效率、规范采购过程中的不确定因素、保证生产经营活动的正常运作等具有重要意义。

文章立足交投集团业务特征和财务风险管理决策的需求，以供应商智能管理和合同管理为切入点，立足交投集团采购业务数字化资金预算管理应用实践，总结其在采购业务风险管理体系建设方面的经验，以推进集团建立更为全面、合规的集团级数字风险控制体系的进程。

2 案例公司简介

2.1 案例公司基本情况

广西交通投资集团有限公司（以下简称“交投集团”）作为资本密集型大型综合国企，主要业务范围涵盖交通建设和经营；对于房地产、金融、物流、建筑和其他产业的投资；工业和民用建设工程的咨询、建设、承包工程；工程项目管理等；金属材料、建筑材料、机械设备和通信器材销售等。

随着集团规模的不断扩大，探索并构建采购业务风险数字化管控模式成为集团数字化转型的重要路径之一。

多年来，交投集团认真贯彻落实地方“交通优先发展”策略，发挥集团公司在交通建设中的主力军、投融资主平台的作用，也担负着地方“保增长，保民生，保稳定，保好势头”的社会责任。交投集团参与投资和建设的高速公路、铁路所需钢材、沥青等原材料规模较大，采购与运输等金额在集团支出中所占比重较多，采购质量及过程控制成为国家重点工程质量保证的关键。

因此，在数字化转型大背景下，集团以塑造数据价值链为核心，积极探索基于智能化技术的集团级数字风险控制体系建设，打造更为智能的采购业务风险控制体系，以期起到服务于前端业务决策、提高效率、降低成本的作用。

2.2 案例公司采购环节存在的风险

2.2.1 履约风险

公司自建高速公路、铁路所需原材料数量较大，拟定长期合同从供货商处以协议价格取得钢材、沥青等产品的体量大。结算方面，公司大宗物资供应及物流采购和销售的结算方式均采用现金或者票据形式，结算周期一般在3个月以内。

公司前五大供应商采购金额占采购总额的50%以上，集中度较高。在供需关系中，交投集团上游议价能力低，管控能力不足，而整体年百亿以上规模的体量又是集团战略定位的未来主导发展方向之一。如果发生违约风险，例如供应厂商提供的物资质量与合同约定不符；在招投标时，供应商串通投标抬升价格或恶意压低中标价格；供应商设下合同陷阱，拒绝履行合同约定，拖延供货，或通过恶意讨债等，将会给企业带来不可估量的损失。

2.2.2 合同风险

首先，交投集团合同管理工作主要由公司法律部门负责，采购部门只作为配合工作的角色。其次，集团的合同管理与信息系统衔接尚不充分，部分信息化系统功能缺失使合同管理系统与采购系统之间存在信息壁垒，如合同签约关联方信誉识别不充分、合同订立格式不标准规范、合同执行跟踪不实时流畅等问题，不仅会给集团带来法律风险，而且不利于集团防控采购业务风险。

2.2.3 资金风险

采购资金风险也是目前交投集团在采购工作开展上常见的风险问题。采购资金风险指企业在进行采购过程中，由于采购资金不足或未及时到位，导致采购无法完成或影响采购质量、数量、时间等因素的风险。采购资金风险对企业的影响十分重要，直接关系到企业的生产经营和市场竞争力。

做好采购资金预算管理，提前规划采购资金是避免采购资金风险的关键。交投集团物资采购计划由物资管理部门按照预算进行安排，因预算不准，采购计划和项目实际用量的偏差较大产生大量存货，会占用大量资金；或物资管理人员对市场的跟踪调查研究不足，不能对市场行情的变化进行准确的判断，如物资价格的大幅度波动，将导致施工成本超出项目测算成本。

3 建立供应商智能管理系统

3.1 供应商智能管理系统建设

企业数字化转型是发展的必由之路，企业打造更为智能的采购体系，服务于前端业务决策、降低业务风险是转型过程中的核心需求。供应商智能管理对企业采购业务风险的控制具有重要作用，其重心是建立企业专属供应商流量池，按照一定的标准将供应商划分为五种类别，分别为潜在、初审、合格、淘汰、黑名单，建立供应商档案，对整个供应商的全生命周期进行全面管理。

供应商智能管理系统的核心功能是建立更有秩序的供应商评估、准入、考核、退出机制，利用大数据识别供应商潜在风险。

除此之外，通过将征信信息加入智能管理系统中，进行事前监控，把风险控制在形成之前。供应商智能管理系统从计划、寻源、订单、发货、结算等环节提升整体合作效率。供应商直接在线参与寻源事件，采购商第一时间接收信息并进行反馈；供应商随时自检绩效，获知业务改善点，采购商自定义设置供应商绩效考核标准，增强业务掌控力，减少风险点。

3.2 供应商智能管理系统应用效果

通过供应商智能管理系统，交投集团可以对上游供应商的基础信息、资质认证、过往业绩等信息进行标准化管理，实现对供应商管理的规范化和精细化。同时，能够实现供应商评估的自动化和标准化，包括进行供应商商务质量评估、供应商稳定度评估、供应商风险评估等。

在实时管理过程中，交投集团能够快速发掘供应商的风险情况，对企业采购风险进行有效控制。智能化供应商管理系统能够对供应商信息进行收集及监测，将异常信息主动告警企业，并进行风险提示，可快速应对供应商可能存在的风险，并主动采取措施，避免货物的损失及企业的风险状况。

由于供应商智能管理系统可以实现采购流程的电子化，因此企业可以节省大量的人力物力资源，标准化采购管理流程，优化供应商谈判流程，提高资源利用效率，最终降低采购成本，提高采购效率，降低企业采购环节中的相关风险。

4 打造合同管理下的全场景数字化平台

4.1 全场景数字化平台设计

对于集团来说，实现合同管理系統与各个业务系统的对接，建立全生命周期的智能化管理体系，能够帮助集团在经营活动中全过程、全方位地把控风险[2]。

同时，利用合同数据赋能业务发展，支撑管理决策，全程把控业—财—资—税，成为交投集团合同管理模式创新的重点。

打造合同管理下的全场景数字化平台是交投集团降低采购业务风险的重要措施之一。该平台可以降低采购成本、提高采购效率，同时建立全面风险管理机制，从而有效降低企业采购风险。全场景数字化平台为交投集团提供全面、精细的采购管理流程，包括采购需求登记、供应商管理、合同签订、履约管理等环节[3]。

平台上的流程优化和智能化，能够极大地提高交投集团的采购效率，降低人力成本。实现采购数据的实时同步与共享，提供数据分析和预警服务，减少人工操作和复杂度，从而优化采购路径转化和决策执行效能。

4.2 全场景数字化平台实施路径

首先，需确定数字化平台的核心目标和业务需求。从交投集团业务流程优化和绩效指标出发，确保平台能够充分满足企业的需求。

其次，为了确保数字化平台顺畅运作，需要建立统一的数据源，业财信息集中管理，以提高数据的准确性和可访问性，避免信息重复处理。

再次，为了支持数字化平台的运作，需要选择合适的技术方案。确定平台的核心目标、业务需求和技术方案之后，需要开始建设数字化平台的具体功能模块，包括文档管理、合同审批、数据分析等。

最后，需要对数字化平台进行测试和优化，确保其能够稳定运行并满足企业需求。在测试完成之后，平台可以上线运营，并持续优化和改进，以确保随着业务需求变化而不断演进。

4.3 实现全链路风险控制

通过全场景数字化平台，交投集团能够从合同签署、资质评估、供应商选择、采购流程管理到物流和质量验收等各个方面进行风险控制和预警，实时把控采购风险，有效降低采购过程中可能出现的风险。数字化平台还可以对供应商的实时信息、实地审核、实时监控等业务进行定位监测，锁定风险操作点，快速推进相关预警和风险处置流程。

5 重塑数字化采购管理模式

5.1 数字化采购业务资金管理

交投集团以交通基础建设及运营、商贸物流、成品油销售为主营业务。对于资金预算管理，集团有准确及时、动态多维、全面长远的一系列要求。为了满足以上要求，集团加快推进资金预算管控技术的应用，运用大数据、人工智能等数字化技术，帮助相关部门实现工作可以跨越时间和空间，不断得到业务资金的走向信息，并实时探寻业务流和资金流间的规律，从而帮助企业能够及时且有效地估计出未来预算的体量，让企业能够获得更加精准的预算分析能力，从而实现企业价值最大化的目标[4]。

采购业务是交投集团资金使用程度较高的板块，其中的资金预算管理工作对于精确度和全面性都有着较高要求。为此，交投集团构建了采购业务资金预算的数字化管理机制。该机制的具体运行流程如图1所示。

图1 数字化采购业务资金预算管理机制

第一步，数据归集和筛选，涉及流程①至流程④。首先，由预算管理部门提交采购预算。与此同时，预算管理系统会从资金数据信息库调用和采购业务相关的资金数据信息。其次，通过算法对数据进行清洗与集成，获得真实性高、格式规范并与采购业务相关的资金数据信息。最后，企业可以通过聚类分析算法，筛选出更有借鉴意义的采购预算管理数据，从而为日后的数据模型训练以及数据预测奠定必要的数据基础[5]。

第二步，预测并制定资金预算方案。涉及流程⑤，预算管理系统将模型所需要的特定数据从采购业务资金分类数据中提取出来，通过各种函数表达式模拟不同种类的采购业务与资金的关系，以此合理科学地预测未来资金的预算情况。由于可以进行多个模拟训练，计算得出的数据之间可能存在多种关系，因此会产生n个资金预算方案。

第三步，资金预算方案选择，涉及流程⑥至流程⑧。首先，预算管理系统将通过偏差分析等方法，在多种不同的资金预算方案的基础上，对这些方案的战略性、合理性和合规性进行对比和综合评价；其次，得出最符合用户整体需求的采购资金预算方案。随后通过可视化的方式，把最优方案以最直接易懂的方式展示给用户。最终，决策者会根据反馈的结果进行更加合理的决策。

5.2 数字化采购管理模式实施成效

首先，系统化的流程、自动数据收集方式提高了采购效率，节省了大量时间和人力成本。通过数据挖掘等技术，分析和管理采购流程中的数据，交投集团可以深入了解采购行为、供应商情况等信息，为采购策略决策提供依据。

其次，数字化采购预算通过设置审批节点、权限控制等方式，强化采购审批流程，提高审批效率。通过设置预算控制、风险预警等方式，降低了采购风险，从而达到控制采购成本的目的[6]。把采购业务的资金预算管理方式转化为数字化运作方式，有效保证交投集团实时互联、准确多维的监管诉求，从而提高采购资金使用效率，让资金安全更加稳定。通过算法模型计算出最优方案，以可视化方式展示，便于采购人员进行分析和决策。

6 结语

综上所述，文章根据大型企业集团的业务特征与财务风险管控的转型实践，在合同管理的基础上，探索采购业务风险管理智能化的实施路径，结合交投集团的多业务集成系统和内外数据融合，梳理集团采购业务管理数字化的管理机制和实施路径，为大型企业进行基于合同管理的采购业务风险控制提供了良好的借鉴。合同管理下的采购业务风险控制是企业采购管理中至关重要的一环[7]。

在采购合同签订前，必须强化风险识别和评估，根据实际情况确定合同条款，避免漏洞和纠纷的发生。

采购合同签订后，需要做好合同的履行和监督，注意合同变更和解决合同争议，尽可能地降低受采购过程中的风险形成的影响。

此外，通过合同管理数字化，加强对采购流程及合同履行的数据监测与统计，可以收集更多信息为采购管理提供数据分析和决策支持，对于风险防范和控制有更好的效果和保障作用[8]。

因此，在企业采购管理中，应重视合同管理下的采购业务风险控制，建立科学有效的管理流程和体系，不断加强风险管理和防范措施的建设，提高采购管理的水平和效益，为企业发展保驾护航。

参考文献：

[1]关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见[J].中国管理会计，2022（1）：5-11.

[2]孙浩，张瑞.合同管理视角下物资采购服务供应链业务流程优化研究[J].商业经济研究，2022（22）：31-35.

[3]曹敏慧.国有企业合同管理中的问题与对策研究[J].商场现代化，2023（2）：48-51.

[4]刘宏，韩佳凝，袁翰青，等.基于数据价值提取技术的资金预算管理机制设计[J].财会月刊，2021（10）：52-57.

[5]林东.企业集团资金管理数字化模式探究——以P集团资金管理数字化建设为例[J].新会计，2022（4）：30-33.

[6]尹剑锋，彭爱华，陈剑虹，等.运营商供应链管理数字化转型[J].通信企业管理，2021（3）：66-67.

[7]胡颖.国企采购管理模式的发展阶段与创新路径研究[J].中国物流与采购，2021（2）：46-47.

[8]史宇鹏，王阳，张文韬.我国企业数字化转型：现状、问题与展望[J].经济学家，2021（12）：90-97.

[基金项目]2022年广西计算中心自主立项科研项目“基于分布式多維大数据的集团级企业财务风险预警关键技术研究与应用示范”（项目编号：桂计算中心〔2022〕13号）。

［作者简介］宋书勇（1983—），男，汉族，四川资阳人，硕士研究生，广西交通投资集团有限公司高级会计师，研究方向：财务管理；龙昭成（1991—），男，壮族，广西凤山人，本科，广西交通投资集团有限公司中级审计师，研究方向：财务管理；关宇（1975—），女，汉族，广西南宁人，本科，广西交通投资集团有限公司高级会计师，研究方向：财务管理；张燕菊（1993—），女，壮族，广西横州人，大学本科，广西交通投资集团有限公司中级工程师，研究方向：计算机技术。