区块链技术在高校往来账管理中的应用研究

衣亚苹，许钱道

(重庆工商职业学院，重庆 400052)

随着我国高等教育事业的迅速发展，高校规模不断扩大，各种基建、招投标业务越来越多，与之相对应的就是与各种公司的业务往来越来越多，对财务工作者来说有着庞大的往来账款需要清理。每年年末，都需要专门人员清理各种往来款，传统的财务系统已经不能满足日益增长的财务工作量。当前大数据及信息技术的引入给高校财务信息化带来了新的设计理念，区块链技术作为当前大数据技术的一种，其去中心化、信息不可篡改等技术特征可以帮助高校建立区块链共享服务平台，实现财务数据共享，同时优化报账流程，以改善巨大的报账工作量所耗费的人力、物力、烦冗的机械化工作等问题，为高校财务信息化建设提供新的思路。

1 高校往来账的构成及现状

对于高校来说，往来账务是很正常的现象，一般是指高校与个人或公司因业务活动而产生的各项债权、债务，包括应收账款、预付账款、其他应收款及其他应付款等。主要构成有：高校日常运行或基建项目采购的货物、服务等产生与公司往来的履约金、质保金；为职工代扣代缴的社保、水电、税费等；职工外出产生的借款；因故未能及时打款的个人应付款；门面产生的保证金、押金等。一般在高校财务中占比不大，但是如若清理不及时，往来账务会在财务报表里一直存在，长此以往所占比例就会越来越高，从而严重影响资金的使用效率，甚至像企业一样形成坏账。

对于大多数高校来说，往来款项的比例并不高，因此高校财务人员往往容易忽视这一环节，再加上教委、财政局等对高校往来账务的审核并不严格，因此很多高校往来款管理中都存在往来款项清理不及时、会计核算不规范、往来款中列收支等问题。当突然面临检查，需要清理往来款项时，财务人员会觉得多年的积存旧账无从下手，清理难度相当高。

2 高校往来账管理的问题

2.1 往来款项会计核算不规范

随着新《政府会计制度》的实施，国家越来越重视高校会计核算水平及往来款项管理。但纵观各高校，对往来账的管理并没有特别有效的方式，年终清理也不能完全清理完毕。究其原因，与会计记账有很大的关系，例如：①会计人员众多，每个会计记账不一致，有些对往来账的摘要描述不够清晰，比如某公司转入的工程项目质保金，摘要有可能漏写公司名称，或者公司名称为简写，或者没有写上项目名称，造成冲账时未找到对应科目，给年终清理往来账带来很多难度。②会计人员冲账时没有查询挂账账目，造成挂账账目和冲账账目不一致，比如其他应付款下面的子目录比较多，有可能挂账和冲账的科目不一致，给清理往来款带来不小困难。③会计记账不准确，往来款项应冲未冲。例如，学校委托银行代扣职工水电、物业费失败时，教职工通过其他渠道转入上述费用，会计人员在记账时没有正确判断，直接冲减支出;还有，不少缺乏经验的财务人员将一些不明确的收入放到往来账款中暂时核算，久而久之，形成长期挂账。

2.2 部门之间缺乏有效信息沟通

对于业务部门来说没有对所经办的业务进行实时动态跟踪，导致产生退票时未能及时处理，或者各种质保金没有进行动态管理，应当退回时没有经办人进行办理。而财务部门作为往来款项的管理部门，没有及时梳理各项往来业务，未能及时通知业务部门，导致往来款项越挂越多。部门之间缺乏有效的信息沟通，没有及时反馈往来账款的信息，导致往来款项的管理混乱，难以清理。

2.3 往来款项管理缺乏相关内控制度

高校财务内控制度不健全，很多学校缺乏针对往来款项管理和定时清理方面的专门制度，容易导致往来款项的清理责任不明，未能落到实处，分工不明确，没有相应的奖惩体系，每个人都可以以工作忙为缘由，推脱往来款项清理的责任，久而久之，往来账就成了一堆难以清理的旧账。

2.4 往来款管理缺乏信息化

随着高校的发展，与各种公司的业务往来越来越多，如校企合作公司、广告宣传公司、各种基建公司以及其他业务往来公司，这中间的结算产生了大量的票据，例如订单、合同、发票、结算单、对账单等，这些票据是证明经济业务真实性和合理性的必要资料。但因高校对于往来款的管理缺乏必要的信息化，每到年末或约定的结算时间，财务部门就需要查阅以往的所有单据进行核对，尤其是对方收据丢失或者付款存在争议的时候，工作会变得更加复杂，甚至需要核对几年的往来票据，给财务人员带来巨大的工作量。高校采购几乎都需要相应的招投标流程，一项采购一般需要三家以上公司参与才能开展，投标保证金的收取与退回工作量剧增，现有的财务流程需要财务人员逐一核对，进行开票，并根据收据一一退回，这占用了大量的人力物力，同时人工核对极其容易出错。

3 高校往来账管理与区块链技术的相关性分析

3.1 分布式

分布式，也就是所谓的去中心化，区块链上的账本是分布式的，也就是在每一个相关节点上，储存的都是同样的账本，而且是不可随意更改的。对于高校或者合作企业来说，都不能私自更改这个账本上的记录，从而保证了所有的交易记录是不可篡改的，因此可以保证所有记录的真实性，这也就节约了大量时间来核验票据、交易记录等，高校和合作企业都可以绝对信任区块链上数据的真实性。

3.2 同步化

交易记录的修改或者删除都要经过其他所有节点的认可，一旦这一条记录修改成功后，区块链技术会对链条上所有节点上的账本同时进行修改，确保所有账本数据的一致性。因此，可以绝对信任区块链任一节点的数据准确性，不需要双方反复核对。因此，不管是收取保证金或者退回保证金，在系统上都会有记录，不需要每个公司进行核对，同样延续数年的业务也不需要查询多年的财务票据，直接在系统上可以查询，大大减轻了财务人员的工作量。

3.3 交易的自动化执行

区块链技术当中的智能合约是指，提取财务处理当中的一些共性，转化为自动执行的程序，每当出现这一处理时，就可以自动调用智能合约，提高财务处理的效率与准确率。比如，财务人员收到公司转来的投标保证金时，按照以往处理程序，需要出纳查询银行到款信息，通知相关部门经办人员，经办人员前来填写缴款信息单，收费员根据信息开具收据并通知对方前来认领。但在区块链智能合约中，就可以大大简化流程，银行收到备注投标保证金的款项时，就可以根据数据库里的资料自动开票并推送到相关责任人，大大简化了整个业务流程。对于高校来说，可以设置智能合约的业务有很多，自动开具收据、自动校验，甚至可以自动记账、自动结算等，这样就可以将财务人员从纷繁复杂的具体业务当中解放出来，更多地投入财务管理中。

3.4 加密性

区块链上存储了所有的财务处理数据，对于数据的保密性要求非常高。区块链不仅有不可篡改的特性，同时可以在各个节点上增加加密处理，每个节点只能查看自己相关数据而不能查看高校所有数据，这就保证了财务数据的保密性。

4 基于区块链技术的高校往来账管理模型

利用区块链技术特有的特点，搭建了基于区块链技术的往来账管理模型，如图 1 所示，主要有数据层、网络层、共识层、合约层和应用层。

基于区块链技术的往来账管理模型以高校自身为原点，链接与高校有业务往来的公司、个人以及税务局、教委、财政局等监督管理部门。在区块链链条上，根据业务往来设立一个个节点，并根据往来性质设立节点的数据权限。比如，与高校有业务往来的公司可查询业务相关数据，并可录入业务过程中的票据、银行对账单、订单、合同等，双方都可在系统上面查询关于每一笔往来业务的所有信息，实现信息的透明化和真实性。不仅如此，对于往来公司来说，区块链上的相关信息不再是简单的票据、数字，跟业务相关的所有合同数据、公司详情、发票数据都可在系统上面查询，并且区块链技术特有的不可篡改性从根本上杜绝了双方数据不一致而产生的不信任，从而大大减少财务人员的工作量。而对于税务局、教委、财政局等监督管理部门，可随时查看高校所有财务数据，进行实时监督，从而形成一个内部和外部共同协作的链条式闭环结构。

图1 基于区块链技术的往来账管理模型

模型上给每个合作企业设置单独的钥匙，可以查询合作期间所有的账目及相关数据，一旦出现名称或账户信息更改可自行修改，并通知高校相关责任人，避免了同一个公司反复建立会计科目。同时模型上设置了准确的往来款的会计科目，一旦出现会计人员记账错误会自动报错，提醒会计人员修正。对于业务部门来说，有借款需求时，首先需要在系统中提出借款的申请，提交至业务部门相关领导人审核，部门领导审核完毕后自动推送到财务部门进行会计核算，财务人员付款结束后，系统自动设置一定的日期，超过日期未完成或未清理时，系统会通过短信或办公信息的方式自动推送提醒消息至经办人要求及时还款，规定时间内未能完成清理时，系统将会通知经办人领导，起到实时动态监控和催缴的作用，提高资金的使用效率；对于每一教职工来说，区块链上同样建立一个节点，可以通过这种方式随时查询自己经办的各项经济业务，有借款尽快归还，办理的公司业务也可以查询付款时间以及相关票据，切实提高往来款清理力度和效率。

5 结语

对于各大高校来说，往来款的管理几乎都存在一些不容忽视的问题，但因各种原因，未能引起重视，长期不清理不仅占用学校资金，降低了资金流动性，也增加了资金管理成本。文章引入区块链技术到往来账务的管理中，从数据安全层面、会计核算方面、财务流程方面等对往来账务管理进行优化升级，希望能够对高校财务管理工作有积极的促进作用。但区块链技术在高校财务管理应用方面，仍处于理论阶段，还需要根据高校实际情况不断完善，也需要社会各界都意识到区块链技术的重要性并参与其中，才能更好地应用于高校财务管理工作。