基于信息化探索事业单位采购全流程内部控制

时间：2024-04-24

江琳

(江苏省疾病预防控制中心总务科，江苏南京 210009)

当前，事业单位内部控制工作已经向狠抓内控执行转变，明确把抓“落实”、抓“执行”作为主攻方向。通过梳理采购全流程各个环节，从内部控制的角度进行精细化分解研究，发现存在的风险，并采用信息化的手段逐一攻克，实现全流程内部控制。

1 梳理采购全流程，发现各环节存在风险

以某疾控中心为例，梳理事业单位采购全流程(如图1所示)存在的风险，即：从单位内各部门发起项目申请、可行性论证、计划和预算编制，到逐级审批、立项，制定参数、需求调查、审查管理，采购执行部门按照预算金额选择委托第三方有资质的代理机构或自行采购的方式办理，最后合同签订与履约，项目验收及报销，资产清查及报废。

1.1 计划和预算编制

编制计划和预算时漏报、少报现象严重，个别项目经费虽余额充足，但其中专业设备经费、材料费却余额不足，影响合同签订和资金执行。

图1 采购全流程

1.2 逐级审批及立项

按照项目类型和预算金额由不同审批权限的角色进行逐级审批时，同一项目的不同内容由需求部门分批申请，分别提交给采购部门不同负责人审批，间接导致项目拆分，存在拆标风险。

1.3 需求调查及制定参数

需求调查及技术参数往往以专家意见表、调研报告、技术参数比对表等形式呈现。实际调研时不够全面和充分，仅满足于电话询问、查看官网、翻阅彩页，特别是对于一些新产品的参数、功能及市场应用等方面了解不够及时和清楚，从而影响参数制定，存在排他性风险。

1.4 采购执行

组织自行采购时，比价询价有时局限于曾用品牌或合作过的供应商，在一定范围内公示后，由于标的较小，往往不能达到充分竞争，导致中标供应商依然是以往供应商，存在走形式的风险。

1.5 合同签订与履约

合同签订与履约时，若没有考虑周全，则存在履约风险。根据合同内容的不同特点，有不同的约定和履约要求，即设备、试剂、实验耗材、水电耗材、维修配件、办公用品、工程服务、技术服务、设计服务及印刷品、搬家运输、软件开发或运维服务、危化品等。比如设备应注意质保年限，配套软件升级或试剂耗材是否通用的问题，试剂、耗材、配件、办公用品等实物类应考虑有效期限及退换货的约定，工程类项目涉及施工范围、明细项目罗列等问题，技术服务、设计印刷、搬家运输、软件服务类项目涉及预付款比例以及验收标准的约定，危化品则要约定运输及管理要求。

1.6 验收与报销

目前新购仪器设备的验收由使用部门及有关技术人员完成，验收完毕由使用科所在办公OA填验收表完成流程；对试剂耗材、办公用品、零配件等的验收由总务科及需求部门在入库前共同完成验收时应确保双人验收，按照验收要求逐条对照，细化到实物数量、产品信息、随机资料等；对软件类项目应会同信息部门组织验收。对于检测服务类项目，要求附测序或基因合成项目明细，但由于检测结果没有统一标准，且周期较长，尚未对结果进行验收。

1.7 资产清查与报废

在实际工作中，资产清查通常采取科室设备管理员自查方式，存在清查不全面、不彻底的情况，对于因人员调换部门发生的设备归属变更但账目未及时更新，甚至出现设备不在单位，存在资产流失风险。

2 通过信息化实现全流程内部控制

通过信息化的手段，串联起需求部门、财务部门和采购部门相关工作，让合作更加高效、规范、便捷、透明。以下以某单位总务采购管理系统为例。

2.1 系统设计依据[3]

根据政府采购法律法规和财政部门的文件精神，以及事业单位管理相关规定，结合本单位实际情况，修改并完善采购相关规定，包括规章制度3个共119条、程序文件1套、质量手册1套，并针对不同类别、不同预算的项目制定相应的标准操作规程两个共46条，发布相关规定和通知7个共98条。

2.2 将各项规定部署为信息系统的模块，同时进行流程再造

(1)模块包括10万元及以上仪器设备申请与验收、10万元及以下仪器设备申请与验收、10万元以上其他项目、万元项目申请(即万元到10万元项目)、一般项目申请(即万元以下项目)、采购安排、领用七大模块。

(2)流程包括申请、编制预算、论证、审批(学术委员会及党委会记录)、需求调查、审查到采购、合同签订(外贸免税合同)、验收报销、入固定资产或下发分配流程，以及固定资产报废和调拨、检定和维修等，每一项业务都必须按照设定的流程和程序办理，否则无法进入下一步，有效防止缺少材料、跳过程序等问题，特别是与财务管理系统进行对接，实现经费与预算控制，确保项目有合适的经费来源并预留充足的可用余额。另外，为了更加高效地保障突发公共卫生事件的应急处置，设置应急项目模块，按照项目金额设置不同的审批流程；审批通过后实施采购活动时，20万元以下应急物资由采购人询价并上传询价记录、资质、合同等材料，20万元以上应急物资需组织单位内部采购小组紧急询价并上传资质、会议纪要、询价记录、合同等。

2.3 把重点环节的风险细化并归类，采取相应的信息化措施进行内控

2.3.1 提醒和预警功能

设置办理提醒和审核流程反馈，当审批未通过时审批人可备注不同意或退回的依据和原因，并在接收人的代办事项中提醒查看，可解决因遗忘办理或不符合规定需要重填而导致流程停滞在某一环节的问题；在采购人页面中，到货时间应具体到某一日，按照采购计划安排日期为开始日往后推算，设置国内常规试剂10天到货，进口试剂3个月到货，提醒采购人及时跟进货期，防止货期过长导致遗忘；增加同类品目预算金额超限预警功能，可有效避免相同项目拆分申请的风险。

2.3.2 查询和比价功能

进行项目及物资的精细化分类和名称标准化，优化综合数据处理和统计分析，可查看既往配置数量，避免重复审批。采购页面中新增询价比价记录表链接，曾经采购过的材料名称应采用不同颜色字体识别，并可链接到既往比价记录表中查看或新增填写，比价完成后材料名称自动更换颜色显示，同时支持以往价格和一定范围内市场情况的查看，使竞争更为充分，并预留端口，逐步对接其他比价系统。

2.3.3 合同签订及验收

根据项目内容设计合同模板，充分考虑技术要求、商务条款以及适合项目特征的特殊要求，并与财务系统对接，增加合同审核，有效控制履约风险。结合验收规定优化验收模式，即根据合同内容生成需验收项目基本信息，且不可更改，由采购部门推送至需求部门按照验收表逐条验收，有效防止实际验收与合同约定不符或有偏差的风险；针对批量领用的物资，设置验收后各部门库存管理，各部门经由采购部门领用的物资，自动生成各部门库存，统计使用量、剩余量，便于使用中的管理。

2.3.4 引入二维码管理

以设备二维码管理为例，一物一码，锁定采购及管理信息，防止账实不符的风险，规范资产管理，实现到货后状态实时查询。根据工作实际，赋予相关人员不同权限，且不同类别的项目除了包含基本信息，还会根据各自特点包含其他信息，比如设备二维码包含存放地点、保管人、质保期、设备状态、设备的维修、计量检定情况、使用评价；特种设备二维码信息包括维修、计量检定、使用评价，并设置自动提醒下次检定日期；办公用品、试剂耗材包括品名、货号、申请科室、使用人、保存条件及科所具体使用情况，通过扫描二维码实现入库、出库及采购状态自动更新。定值以上的办公用品、耗材设置电子标签，剧毒、易制爆、易制毒等危化品设置电子标签加强管理，设置有电子标签的物品不得突破电子围栏的范围。

2.3.5 零散采购“最后一公里”的管理措施

批量或单项10万元以下项目，相对零散琐碎，涉及分散采购、内部分散采购、询价采购、比价采购及直接采购等采购形式，按照不同采购金额设计了不同的申请审核表及办理流程。特别是验收环节的上传功能，对于下发至省内基层疾控或社区医院开展业务工作的物资，本单位人员无法现场验收，需由当地验收人员拍摄现场图片或视频及时上传。

2.3.6 合格供应商动态管理

批量导入合作供应商资质，设置到期提醒，定期维护更新。在审查供应商完整资质的基础上，由使用部门和总务科动态地根据实际合作情况对供应商从价格、质量、供货、服务等方面进行量化评价，90分以上者纳入合格供应商名录，低于60分者取消其供货资格。

3 应用效果

(1)采购全流程信息化，使采购全过程更加公开透明。既往采购数量、价格等成交信息均可查，计划逐步对接其他询价比价平台，充分利用大数据，以便多部门价格监督、成本控制和资源共享，不仅是领导审批的重要依据，也是各部门自我管理的重要资源。

(2)采购全流程风险控制，有效推动采购管理规范化。当规章制度逐条落实为信息系统的每一步操作，规范采购变得更为清晰明确，制度约束更为切实可行，风险防控也更有据可循，同时可明确各部门对经费及物资的管理责任。通过信息系统的操作培训，融入采购相关法律法规和规章制度，使采购管理各环节有效串联、高效合作，促进采购信息化、专业化，并且所有环节做到留痕，可溯源。

(3)制度约束和风险防控的同时，通过人性化的操作设计，最大限度地提高效率。个性化的服务配置，根据每个科所实际需要和个人使用习惯自行设置，增加每个用户的使用体验感，提高工作幸福度。正值新冠肺炎疫情防控期间，及时将紧急采购相关内控制度体现到信息系统中，便于今后突发公共卫生事件发生的应急采购管理工作，做到及时降低采购风险并兼顾执行采购管理制度。