信息技术应用于企业物资采购管理中的探讨

[摘 要]在市场经济环境下，物资采购管理是企业管理中的关键部分，因为它与企业的成本和收益直接相关。如何实现低成本且高质量的物资采购是所有企业关注的问题。基于此，文章以信息技术的应用为切入点，对企业物资采购管理涉及的问题进行集中討论，希望能够对大家有所启发。

[关键词]信息技术;企业物资采购管理;信息化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.35.176

在当今经济高度发展的环境下，企业物资采购管理水平高低对企业的发展有重要影响。大多数企业都拥有专门的物资采购管理系统，这不仅有助于企业控制成本和增加利润，还可以在一定的框架下不断加强采购管理并提高企业的物资采购管理水平。但是，到目前为止，很多企业的物资采购仍然存在一系列问题。

1 加强企业物资采购管理的必要性

追求最大的经济利益是企业的本能。市场竞争越激烈，或者市场为企业提供的竞争环境越公平，企业对最大化其经济利益的渴望和冲动就越强烈。除了创新的生产技术，标准化的生产和运营管理，科学的发展计划和企业决策可以推动企业的经济效益提升外，良好的物资采购管理也是必不可少的组成部分。良好的物资采购管理应包括科学规划、组织和控制各种物资的购买、储存、运输和使用。物资采购管理的任务是确保企业生产和运营所需的各种物资的质量、数量和按时供应，保证供应和销售之间的平衡，使得企业有足够的物资来进行市场竞争。企业物资采购管理的内容包括建立物资采购计划、组织供应商、签订采购合同、运输和核对物资、分配物资储备以及建立库存。如果没有良好的物资采购管理，例如验收、存储、维护、物资发放、物资消耗汇总分析、物资核算处理等，就不可能实现更高的企业经济效益，也不能提高企业的市场竞争力。

2 信息技术在企业物资采购管理中的涉及领域及必要性

在现代社会中，不仅经济在飞速发展，信息技术也在持续进步，各行各业的成长已逐渐与信息技术密不可分。各种信息技术应用的强大信息处理功能可以实现新的信息管理方法，催生出了各种实用性的软件。同时，信息技术的应用还可以实现信息的远程即时通信，这对于物资采购管理非常重要。因为很多现代企业所需要的物资不是传统的物资，因此信息技术的引入使得企业对这些物资的处理变得非常方便。以下将进行详细阐述。

2.1 信息技术在企业物资采购管理中的涉及领域

（1）采购信息。这里所说的采购信息是不涉及具体资金数额的信息，是信息技术应用于企业物资采购管理时涉及的最基本信息元素，主要包含产品和供应商的信息。信息技术与企业物资采购管理整合的关键是实现采购信息的数字化。对采购信息的数字化管理意味着企业物资采购信息化管理的基础得以实现。

（2）资金信息。资金信息是企业物资采购管理中另外一类重要的信息。随着信息化的发展，企业物资采购管理信息的处理变得更加便捷，企业可以随时获取所有必要的数据，其中就包括资金信息，这是绕不过去的重要信息内容。而且，实现企业盈利目标的最重要途径就是资金管理，尤其是占用大量资金的核心设备采购，会直接影响企业最大收益的实现。

2.2 信息技术在企业物资采购管理中的必要性

（1）信息化是企业物资采购管理发展的基本要求。无论何种企业都是需要进行物资采购的。特别是一些生产或建筑类的企业，涉及的物资不仅种类多，而且数量也非常庞大，这些企业的物资采购涉及采购计划的创建、查询和分配，否则很容易出现混乱。信息化工具必须满足实际需求，才能实现对关键信息的有效管理，最大限度地利用资源，改善业务流程，建立完善的供应链流程，实现可持续和高效的发展。

（2）信息化是企业竞争能力不断增强的坚实基础。在物资的信息管理方面，企业一般会提出诸如全面提高管理者的素质和整合物资数据信息等目标。遵循这些指导原则，可以解决企业内部各部门信息不互通的“信息孤岛”问题，促进企业物资采购管理信息化平台的标准化，实现不同部门之间的业务数据集成。但其前提，则是企业必须可以依靠信息化参与市场竞争，建立适当和有效的内部改革。同时，企业还要建立高效且全面的信息应用系统，以最终实现企业物资采购管理系统的集成，改善资金流，并在此基础上进行整体改造。这是我国企业的核心竞争力所在。

3 企业物资采购管理信息化应用现状

3.1 企业采购管理部门的信息化基础相对薄弱

现代企业越来越重视信息技术，这是客观现实，但现实的另外一面是很多企业在采购业务中仍然存在明显的传统思想，信息建设相对滞后。以ERP系统为例，该系统涵盖了物资、人员、财务、信息管理等，是现代企业所需的管理信息工具。有的企业虽然引入了ERP系统，但是不注意系统升级，较低版本的ERP系统软件与其他办公软件不兼容，物料采购管理功能不完整。

3.2 物资采购管理者的信息技术操作能力不足

随着企业物资采购管理系统研发的深入和应用范围的扩大，对采购管理人员综合素质的要求也越来越高。研究表明，企业内部的许多采购经理并不熟悉相应管理信息系统，只能完成基本操作，比如数据资源的获取和分析、采购和供应协调等工作，而不擅长其他的重要功能。在这种情况下，采购管理的信息应用优势没有得到体现，无法为企业创造应有的价值和利润。部分企业的高层领导对此也缺少关注，不利于企业物资采购信息化的真正建立。

4 信息化在企业物资采购管理中的创新应用

4.1 供应商团队的动态管理

供应商的质量直接影响企业物资采购的质量。有效的方法是整合供应商，在需要采购物资时首先选择高质量的供应商。优秀供应商的选择要通过特定的信息化审核流程来判断，要综合考虑供应商的信誉、价格和产品质量，以此来检查供应商的综合实力。另外，有必要建立评估监督机制，通过评估监督对所有供应商进行分类，特别是要在一定时期内对供应商进行详细检查，并根据检查结果进行分类。好的供应商可以提升其合作优先级，不合格的供应商则应直接从合作清单中删除，以促进供应商团队之间的公平竞争。在精细化的管理要求下，企业物资采购可以更加密集且有效。

4.2 开展大数据采集与应用

大数据即通过计算机网络获取各种原始数据，通过对海量数据的有效分析和利用来达到一定的目的。信息化与大数据是一体两面的关系。所以，企業要想将信息技术应用于企业物资采购管理，就必然要引入大数据，需要完整、一致和标准化的原始数据。企业要通过网络平台选择、分析、开发和应用对其自身有用的数据信息。企业应该从自身情况出发，主动对接大数据，深度挖掘大数据，利用起大数据的价值。在确保物资材料供应的同时，大数据可以更有效地为企业降低成本和提高效率，以提高企业的竞争力。总之，使用大数据更好地为企业提供真实可靠的物资采购决策依据。

4.3 加强对库存管理的改进

改善库存管理的重要性在于减少库存余额，释放流动资金，提高资金流动效率并增加企业生产和运营的灵活性。如果企业的库存管理不善，在消耗不及的情况下必然造成库存过多，则企业的营运资金流动不畅，生产经营会受到限制，难以保证达到促进企业发展的目标，获得企业应有的经济利益。为了改善库存管理，需要瞄准两个方面的工作：一种是查明物资库存并及时调整库存状态;另一种是与供应商合作，按需和按时供应物资，以减少库存，防止物资压力或供应中断。而这些都是信息技术发挥作用的机会。

4.4 建立有效组织管理架构

在物资采购领域，企业需要良好的管理，必须建立起相应的管理机构或部门，依靠这些机构部门对物资管理重要性有正确认识，更加科学合理地实施和执行各项物资采购管理任务。所以，企业必须建立一个全面的物资采购管理系统，明确具体的管理工作流程，以便企业相关人员在管理系统的支持下可以科学合理地进行物资采购管理，全面提高物资采购管理的效率和质量。在进行物料采购管理时，管理人员需要与生产和销售等各个部门进行沟通，通过对特定物资进行数据统计和分析，有效提高物资采购管理水平。此外，企业还必须建立全面的物资采购管理监督制度，对物资采购管理人员的日常工作绩效进行规范化的监督，以确保各项任务的顺利执行，全面改善总体工作。为了避免发生贪污受贿等不良行为，企业应根据各自基本的需求和采购原则来优化采购方式，进行创新，优化采购工作环境，提高工作效率。

4.5 建设信息数据管理系统

企业应加大资金投入，引进先进的信息技术应用，为企业的高效发展提供良好的基础。首先，企业需要利用信息技术作为载体来改进其物资采购管理系统;其次，企业还必须优化信息化物资采购管理系统的内部模块，并改善某些管理功能;最后，为了有效利用信息化物资采购管理系统的服务功能，企业需要集中精力加强信息技术管理人员的专业知识，积极组织培训活动，并以先进的管理理念和方法向员工渗透。通过确保管理人员可以正确地操作信息技术并有效地管理采购物资，为企业运营的顺利进行奠定良好的基础。此外，企业可以根据自身业务情况的变化，引入、优化和创新信息管理系统内部的服务功能，使用各种先进的技术手段，使物资采购管理工作更加全面具体，规避相应风险。

4.6 注意管理系统功能开发

除了以上事项外，企业还必须为物资采购管理的信息化提供人力和财务支持。比如在物资采购管理信息系统已经初步完成并开始使用后，随着时间的推移出现了一些问题，其功能仍然相对简单，不能在满足企业需要的情况下，有必要根据企业采购事项的实际需要，重点加强某些系统功能的开发，尽快扩大系统功能。例如，企业所需的部分物资市场价格波动很大，可以将诸如历史价格统计和对未来价格趋势的预测之类的功能添加到系统中。根据预测结果来进行采购，可以节省企业大量的采购成本，降低决策成本。

5 结论

综上所述，随着我国经济的不断发展，企业的需求也在不断变化和增长，物资采购管理工作对企业越来越重要。以上分析了当前企业物资采购管理中存在的问题，但具体做法仍然要靠各企业结合自身具体情况去加以确定。

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[作者简介]李鸿（1982—），男，安徽全椒人，中海油能源发展采办共享中心，中级经济师，研究方向：采办价格管理。