高校学籍档案的数字化管理及实现探索

吕扬

【摘 要】新时期下，信息技术已经实现全面普及，被广泛应用于各个领域中，都取得了较为显著的成绩。当前，高校在开展管理工作中，要积极运用信息技术，紧追时代发展的脚步，学籍档案为高校管理工作中的重要内容，对高校发展具有重要作用。因此，本文将针对高校学籍档案的数字化管理及实现进行探索，使其更好地为师生进行服务。

【关键词】高校；学籍档案；数字化管理

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：11007-0125（2018）20-0177-02

科學技术不断发展，各个行业都在朝信息化、数字化发展。档案管理也要符合社会的发展需求，积极运用信息技术，实现数字化管理。因此，高校在开展学籍档案工作中，实现数字化管理，能够有效提高档案管理工作质量与效率，具有重要的作用。

一、高校学籍档案实现数字化管理的重要性

高校实现学籍档案数字化管理，满足社会发展的需求。新时期下，社会经济迅速发展，科学技术以及信息技术全面发展，在此环境下，改变了人们传统的工作方式、生活方式。科学技术的快速发展，信息化与数字化水平不断提升，很多行业在实际发展中，正在逐渐实现数字化建设，高校学籍档案管理工作也要朝数字化发展。以往高校学籍档案在开展管理工作中，因为工作形式没有及时进行更新，无法有效提升工作效率，并在学籍档案不断增加的情况下，在很大程度上增加了管理工作的难度，为工作人员带来了较大的负担。档案数字化建设能够有效改善当前高校学籍档案管理工作现状，有效提升工作质量[1]。

另外，高校实现学籍档案数字化管理，有效节省了大量资源。在以往高校开展学籍档案管理工作中，工作人员被空间等因素控制。传统的纸质形式的档案会占用很大空间，档案管理部门在实际工作中，因为学生数量的不断增加，学籍档案数量也会不断增加。如果依然采用传统的纸质形式对学籍档案进行管理，将会严重影响档案资源的进一步开发与利用。另外，传统的管理形式存在很大问题，在查询及搜索方面，会浪费一定的人力与物力。并且，数字化管理的实现，可以在很大程度上拓宽工作范围。

二、高校学籍档案数字化管理存在的问题

随着社会的不断发展，高校在学籍档案管理工作上有了一定变化，下面将主要分析高校学籍档案数字化管理存在的问题：

（一）没有全面开展学籍档案数字化管理工作

一方面，高校在引进数字化管理方式过程中，只是对以往的管理方式进行简单的改变，并没有足够重视数字化管理方式。另一方面，高校领导并没有意识到学籍档案的重要程度，忽略对软件的进一步开发与应用。实现学籍档案数字化管理，硬件具有重要作用，在具备良好的硬件基础上，要不断完善管系统。但是很多高校忽略管理系统，从而无法真正实现学籍档案数字化管理[2]。

（二）学籍档案管理系统有待完善

当前，我国有很多高校实现了学籍档案数字化管理，但是所使用的系统并没有经过实践考察。这一环境下，造成在实际使用中会发生漏洞，并且工作人员无法顺利使用系统。另外，一些高校会购进系统，但系统与学校自身发展不相符合。

（三）工作人员专业水平有待提升

高校实现学籍档案数字化管理中，要创建完善的管理体制。在设计管理系统中，对设计人员自身专业能力有着较高的而要求。既要具备丰富的经验，也要掌握管理知识以及信息技术。但是，高校并不注重学籍档案数字化管理人才自身的能力。

（四）缺少一定的资金作为支持

高校对资金的管理为重点内容，管理者通常会将经费进行分类，但是管理者没有足够重视学籍档案管理工作，学籍档案管理资金较少。通常管理者不会重视学籍档案工作，没有充足的资金作为支持，无法建立完善的管理系统，经费在学籍档案的投资力度较小，缺少专业的技术型人才，无法确保管理工作的完善性[3]。

三、高校学籍档案的数字化管理措施

想要保证学籍档案数字化管理工作全面开展，必须要针对存在的问题，进行全面的解决，从而保证高校学籍档案数字化管理工作的顺利开展，保证高校档案管理工作质量与效率。

（一）全面开展学籍档案数字化管理工作

高校管理的工作具有一定的复杂性与繁琐性，管理者在开展实际工作中，会有很多的琐事。但是，管理者要意识到学籍档案数字化管理的重要性，从而加强开展学籍档案数字化管理工作。学籍档案记录高校的整个发展情况，记录所有学生的成长情况，无论对学生还是高校自身发展，具有重要意义。因此，高校管理者在实际管理学校中，要注重学籍档案管理工作的开展，从而促进管理工作的顺利开展，才能保证学籍档案数字化管理更加细致、有效地开展[4]。

（二）完善学籍档案管理系统

在完善学籍档案管理系统中，主要考虑两方面内容：一方面要严格根据《档案法》有关法律法规开展学籍档案管理工作，高校要从根本上改变学籍档案原有的看法，改变以往的意识。另一方面，高校管理者要结合自身发展情况，各个高校实际情况存在一定差异，高校管理者在开展学籍档案管理工作中，必须要结合高校自身情况，制定符合高校学籍档案的数字化管理系统。

（三）提升工作人员专业水平

高校实现学籍档案数字化管理，想要保证管理工作顺利开展，必须要创建一支专业的管理队伍，合理对管理人员进行组合，将不同专业、知识、技能以及性格的人才进行合理搭配，从而最大程度发挥管理人员的价值。这一环境下，高校管理者要掌握人力资源相关知识，在选择人才过程中，不仅要掌握基本的知识，注重人才的综合素质。针对学籍档案管理工作，需要考虑以下内容：一方面为知识结构。管理人员一定要具备专业的档案管理知识，可以将档案管理基本的理论知识有效运用到实际中，管理队伍中必须要有一个专业的档案管理人员，从而保证管理工作顺利开展。另一方面，管理队伍中要有年轻、充满朝气的员工。

另外，高校也要加强组织工作人员进行培训。学籍档案管理人员要全面掌握档案管理相关知识以及计算机知识，进行数字化管理所运用的知识需要随着时代的发展，科技的进步而变化，对工作人员提出了更高的要求。高校要積极组织工作人员进行培训，根据实际情况学习相关的知识，从而提升工作人员信息技术运用水平，有效将档案管理知识运用到实际中。高校可以开展培训课程，积极鼓励工作人员参与到学习中来[5]。

（四）加大资金投入力度

高校开展学籍档案数字化管理，确保有效实现数字化管理，便要有足够的资金作为支持，只有保证有充足的资金作为支持，管理系统才能不断发展进步。在此环境下，必须要有一定的资金作为支持。高校学籍档案管理工作无法产生相关的经济效益，因此，高校需要通过相关政策进行扶持，或是捐赠等方式，来获取相应的资金。所以，各地档案管理部门要加大与本地的更高校管理者进行有效的交谈，使学校领导意识到学籍档案数字化管理对学校的重要性，也可以提出资金扶持的建议，不断拓宽资金渠道，实现多渠道资金来源。

高校在争取资金支持后，要合理运用资金。积极引进先进的学籍档案数字化管理技术与方式，并且创设现代化的工作环境，为工作人员顺利开展工作提供良好的环境。并且，高校要加大资金投入力度，聘请专业的人才，组织工作人员开展培训工作，从而确保学籍档案数字化管理工作的顺利开展。购进先进的硬件，加强对软件的开发力度，从而为师生提供更好的服务。

四、结束语

综上所述，高校实现学籍档案数字化管理过程中，依然存在很多问题。想要确保高校管理工作符合社会的发展，便要加强完善学籍档案数字化管理工作，提高学籍档案管理工作质量与效率，不断优化学籍档案管理各工作的相关流程。

参考文献：

[1]于国伟.浅谈高校学籍档案管理信息化建设研究[J].科技经济导刊，2018，26（03）：100.

[2]王玮.基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究[J].经济研究导刊，2017（29）：177-178+190.

[3]金梅.网络教务环境中的高校学籍档案管理研究[J].高教学刊，2017（18）：145-148.

[4]纪玲.高校学籍档案管理数字化的探索与分析[J].办公室业务，2017（05）：108.

[5]刘海俊.基于数字化环境下的学籍档案管理方法[J].科技资讯，2015，13（28）：114-115.