略论成人高等教育档案管理的规范化与科学化

●侯军

略论成人高等教育档案管理的规范化与科学化

●侯军

档案管理在成人高等教育管理中居于重要地位，作用重大却易被忽视。成人高等教育档案管理的核心价值主要表现在基础性、服务性、规范化、科学化等方面，要针对这些方面工作中的不足，采取相应策略，与时俱进，提升档案管理水平，从而推动成人高等教育持续健康发展。

成人高等教育；档案管理；核心价值；管理水平

随着成人高等教育的发展，其档案数量日益增加，管理难度也越来越大。成人高等教育档案管理水平总体不高，不仅使大量有价值的档案材料无法发挥其应有作用，而且影响了成人高等教育的管理水平。档案管理在成人高等教育中具有重要的作用，其核心价值体现在基础性、服务性、规范化、信息化等方面。本文主要围绕这些方面，探讨改进成人高等教育档案管理工作的对策，以推动成人高等教育健康发展。

一、档案管理在成人高等教育中的服务性功能

任何一项管理工作都是服务，档案的开发和利用是档案管理的主要目的和价值所在。档案管理工作如果没有服务功能，就失去了发展的动力支撑。目前很多成人高等教育方面的档案室，仅仅停留在日常的收集、整理档案的阶段，档案的利用价值不足，服务功能发挥不够。档案管理工作者要强化服务意识，不断满足教育教学需求，为学生和用人单位提供良好的服务，有效发挥档案在成人教育招生、教学、毕业等各项管理中的作用。

（一）为教学、科研和管理服务。教学、科研和管理是成人高等教育的主要工作，档案管理要从各个方面主动及时服务。成人高等教育档案管理往往封闭运行，人们对档案信息的价值普遍认识不足。档案不只是静止的文字和图像材料，充分挖掘其使用价值，就变为可贵的资源。档案管理工作者要创新服务理念，采取多种形式，不断拓展服务范围，提高服务水平。深入工作第一线，及时了解教科研和管理工作的需求，改变传统的静态管理模式，定期编写各种档案信息资料明细手册，把主要精力放在档案的利用上，主动积极、有的放矢地提供有效服务。

（二）为学生和用人单位服务。档案管理工作要积极做好对学生的服务。从国际上看，很多高校都保留着建校以来学生的全部档案，不论过了多少年都能查到学生上学时的各方面情况。我国成人高等教育发展迅速，档案意识不强，对学生服务的意识尤其缺乏。随着经济社会的发展和对人才的重视，成人高等教育档案价值越来越被认可，其服务领域也不断扩展。特别是学籍档案，体现着成人高等教育的法律性和严肃性，是人事档案的重要组成部分，人事部门和用人单位对学籍档案日益重视。调查发现，学籍档案的利用率非常高，在学历认定、证书补办、出国留学、晋职提升等方面都有需要。要增加档案的开放性，促进服务功能的多元化，及时了解广大学生就业和用人单位的档案信息需求，不断提高服务水平。同时要加强横向联合，积极取得档案主管部门的支持帮助，与综合档案馆加强协作，共同开发信息资源，互利共享档案信息资源。

二、成人高等教育档案管理规范化

规范化是档案管理工作的基本要求。随着成人高等教育改革发展，迫切要求加强档案管理基础建设，完善管理运行机制，遵循档案规律，实现档案管理工作的规范化、标准化。

（一）提高档案管理的规范化。一要把好“入口”，在档案的整理工作中充分考虑连续性和完整性，将文书工作规范化与档案工作规范化同步推进，及时将档案资料入档，分门别类、各归其位。入档时要对相关材料进行认真清点，严格做到账物相符。二要把好“出口”，调阅档案要履行相关手续，经过领导批准，要注意保密。归还的档案要及时归位，保证完整无缺。有关工作人员工作调动时，要对有关档案及时移交。三要完善规章制度，在各个环节做到有章可循。有的单位正是由于管理制度不健全，造成大量有价值的教育教学文件资料无法保存或丢失严重。要定期检查制度执行情况和档案管理，发现问题及时处理，做到及时查缺补漏，保证档案管理周密规范，万无一失。

（二）实现档案管理的标准化。实施全程规范化档案管理，必须强化标准化理念，引入全面质量管理的思想，积极探索档案工作标准化建设。成人高等教育档案的分类要严格按照教育部发布的《高等学校档案实体分类法》的有关规定执行。档案工作资金投入不足，是制约很多成人高等教育办学单位档案管理工作规范化的瓶颈。要探索引入ISO9001质量管理体系，在硬件建设方面加大投入力度，实现阅览、办公、库房分设，档案库、文件柜等要合乎要求，防潮、防尘、防光、防火要达标。高等学校成人高等教育如果办学层次较多，还要指导各院系和办学点采用统一标准、统一流程，做好各类档案的管理工作。运用科学方法对档案管理过程进行有效控制，不断优化档案过程管理，统一标准，统一行动，严把质量关。在不少单位，档案管理水平一直不高，主要原因就是对档案管理标准化建设重视不够，没有建立起符合成人高等教育特点的档案管理质量保障体系。致使档案管理流于形式，不能发挥应有作用。

三、成人高等教育档案管理科学化

知识经济时代已经到来，数字化、网络化技术的应用和不断发展深刻地影响着经济社会的各个方面，信息化的巨大作用超出人们的想象。成人高等教育档案管理工作中存在着管理手段现代化不够、管理队伍素质不适应需要等问题。在新的时代背景下，成人高等教育必然发生相应的变革，档案工作必须与时俱进，不断提高档案工作者的业务水平和创新意识，积极推进档案管理工作科学化。

（一）推进档案管理由传统向现代转变。在信息化背景下，网络技术、数字技术已经融入成人高等教育的内容、方式与评价等各个教学环节，档案管理工作也正在悄然发生革命性转变，即由传统形式向现代管理转变，其重要标志就是电子档案的份额和作用不断加大。以照片档案为例，从若干年前的黑白照片、彩色胶卷照片为主，目前已经完全被数码照片取代。数码照片方便快捷，易采集、易传输、易存取、易共享，而且储存量大，已广泛运用于成人高等教育各项管理工作之中。在新形势下，电子档案应运而生。档案管理必须要破解新的难题，加速实现由传统管理向现代管理的转变，加快档案数字化、信息化建设步伐。同时，继续做好传统纸质档案的搜集与管理，使纸质档案和电子档案并存、互补，相得益彰。要加强档案管理信息系统建设，将成人高等教育档案管理纳入学校办公自动化系统的设计，建立快捷、方便的档案使用平台，为师生和管理者服务。

（二）加强档案管理队伍建设。档案管理作为一种现代管理，要倡导“以人为本”的管理理念，抓基础、抓队伍、抓创新，以队伍建设提高管理科学化水平。特别是档案管理工作单调、繁琐、枯燥，长期不受重视，尤其要加强档案管理队伍建设。一是注重档案专职管理人员的配备和培训。要选拔工作责任心强、业务素质高的人员专门负责档案管理工作。针对档案工作繁重的特点，要充分尊重和爱护专职工作人员，努力营造一种尊重、理解的工作氛围，激发他们的工作热情。针对档案工作必须与时俱进的特点，要认真开展业务工作培训，构建适合档案人员特点的继续教育模式，不断提高工作人员的业务能力，完善知识结构，特别是加强电子档案管理方面的知识和技能培训。二是建立科学有效的管理机制。成人高等教育工作者要认真贯彻落实《档案法》等法律法规，切实提高档案意识。要加强对档案管理工作的领导，明确单位分管负责人，建立全员参与的工作机制，将档案管理纳入每个人的岗位目标任务。所有工作人员都要定期把自己的工作文件分类，按照“即形成、即转交”的原则，及时将形成的档案材料进行初步整理，转档案室入档。形成领导重视、全员参与、有效控制、科学高效的档案管理网络。

改进档案管理工作任重道远。在成人高等教育办学中，要回归档案管理工作固有的核心价值，在职责、程序等各个层面，加强管理和协调，夯实基础，强化服务，实现档案管理工作的规范化、科学化，进一步树立成人高等教育的良好形象。

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（责任编辑：何言）

侯军/山东政法学院副研究馆员，研究方向为档案管理