小议会计档案资料的收集整理

侯 平

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案。学校会计档案是学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的资料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，它可以为学校及社会制定经营决策提供参考。

《会计基础工作规范》（以下简称《规范》）第四十五条规定：“各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当建立档案，妥善保管。会计档案建档要求、保管期限、销毁办法等依据《会计档案管理办法》的规定进行。”随着社会的发展，学校会计档案正在不断被给予高度重视和利用，已成为学校建设和社会发展的重要组成部分。因此，适应社会信息化进程需要，做好新形势下学校会计档案的收集整理及开发利用已迫在眉睫。

一、提高认识，加强领导，完善会计档案管理体系

《规范》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”做好会计档案工作，第一要加强领导，配备责任心强、专业技能水平高的人员管理会计档案。会计档案资料具有专业性、广泛性和严密性的特点，因此会计档案应实行专业化管理，会计档案管理人员不仅要有档案管理专业知识，还要具备会计专业知识，同时，还应将会计档案管理及操作技能培训作为会计人员岗位培训及继续教育内容，常抓不懈，与时俱进，以不断提高业务能力和水平。第二，要建立并完善会计档案工作规章制度。“无规矩不成方圆”，要根据相关法律法规要求，结合学校工作实际，完善各项会计工作规章制度，特别是建立会计档案归档的各项制度，规范会计档案的收集整理方法、方式，使会计档案工作有章可循，有法可依。

二、做好会计档案工作

档案工作包括档案的收集、整理、立卷归档、保管利用、编研及鉴定销毁等一系列环节。

做好会计档案工作的第一步是要做好会计档案资源的前端控制，以确保收集档案材料的准确、齐全和完整。收集的时候要注意两个范围：一是所需要收集档案的时间范围，二是应收档案的内容范围，两者纵横交织。会计档案一般是在会计年度终了后，暂由财务部门保管一年，期满后再向学校档案部门移交，时间间隔比较长，因此在日常工作中要做好相关文件资料的收集及分类整理工作，如会计凭证等，应以时间为轴线，按照问题分类法，在日常工作中有计划性、阶段性的做好各类凭证的收集、分类工作，要注意做到应收尽收。

做好会计档案的第二步是要做好档案的整理工作。会计档案的质量要求是尽量保持其形成规律，保持彼此之间的有机联系，按照分类方案和归档范围的要求，依据年度、级别、保管期限分别进行组卷。组卷的过程中要要注意严格执行相关的法律法规及规章制度要求，如装订页数的限制（一般不超过200页）、卷内文件排列方法、编写页号的具体要求等，以保证案卷的整理质量。案卷装订要注意拆除金属物和其他多余的原装订材料、整理不规范的纸张，对已污损的文件进行必要的去污和修补，仔细检查确定无误后，再装订，确保装订好的案卷牢固、整齐、不漏页。

做好会计档案的第三步是要做好会计档案的信息化工作。随着现代技术的发展，信息化已经成为现代档案管理的基础性业务。《规范》要求：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”会计档案信息化作为现代会计档案工作的基础，在信息化工作中要融入档案鉴定、收集、保管、编研和提供利用的方方面面，因此，我们财务部门要不断提高人员技能，结合学校实际做好会计档案的信息化工作，这对提高会计档案的利用率和编研能力都将起到很大的作用。

做好会计档案工作的最后一步是要做好向学校档案部门的移交工作。会计档案作为学校综合档案的一部分，必须按期将应归档的档案全部移交学校档案部门，由其进行集中统一管理。因为会计档案的特殊性，档案部门接收保管的会计档案，原则上保持会计部门原卷册的封装，以分清责任。至此，会计档案的整理归档工作完成。

总之，学校会计档案工作是学校财务工作和档案工作的重要组成部分，我们要充分认识做好会计档案工作的重要意义，结合实际、与时俱进，认真做好会计档案工作，为学校和社会发展积累财富。

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