基于工作流技术和B/S模式的文档流转系统模型设计＊

王 辉

(青岛电子学校,山东 青岛 266041)

随着计算机技术的快速发展,我国政府机关的电子政务系统普及度越来越高,在政府机关中已经有大量的业务处理转移到计算机平台,各种各样的OA系统层出不穷。把公文流转系统的建设作为政府办公信息化发展的重点,不仅能够利用网络传送文件,处理行政管理事务,将工作流转化为电子信息流,实现发文、收文、签发、批阅等行政事务的无纸化,而且能以网络为交流平台,方便工作人员内部的沟通,上级可以对下级进行工作的指派,工作计划的修正等,对促进我国政府机关信息化建设有着积极的意义。

1 工作流

工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行[1]。

工作流是经营过程的一个计算机实现,而工作流管理系统则是一个实现的软件环境。使用工作流作为经营过程的实现技术首先要求工作流系统能够反映经营过程的几个方面的问题,即业务过程是什么(由哪些活动、任务组成,也就是结构上的定义);怎么做(活动间的执行条件、规则以及所交互的信息,也就是控制流与信息流的定义);由谁来做(人或者计算机应用程序,也就是组织角色的定义);做得怎样(通过工作流管理系统对执行过程进行监控)[2-3]。

虽然不同的工作流管理系统具有不同的应用范围和不同的实施方式,但它们还是具有许多共同的特征,从比较高的层次上来抽象地考察工作流管理系统,可以发现所有的工作流管理系统都提供了三种功能[4]。

(1)建立阶段功能:主要考虑工作流过程和相关活动的定义和建模功能。

(2)运行阶段的控制功能:在一定的运行环境下,执行工作流过程,并完成每个过程中活动的排序和调度功能。

(3)运行阶段的人机交互功能:实现各种活动执行过程中用户与IT应用工具的交互。

2 系统设计与实现

2.1 设计目标

(1)文档工作信息化管理。本系统完成后,将实现各部门之间、工作人员之间以及上下级之间的信息互通有无,增强文档的信息化处理能力。

(2)设计和实现了基于角色的访问控制(RBAC),实现了文档流程的自动化运转。

(3)加快业务信息的流通,极大的提高办公效率。实施文档流转系统后,日常的许多工作都可以交给系统来完成,比如下达会议通知,发布人事公告,还有一些需要有签字程序的文档处理等等,这些应用都将会提高文件和信息的传递速度,方便工作人员办公,极大地提高了办公效率。

(4)业务数据信息化处理,节约资源,实现无纸化办公。系统实施后所有的办公表单都将以电子数据的形式在系统上处理,传统的纸质文档会逐渐的被取代,实现了无纸化办公,节约了办公经费。

(5)信息安全得到保证。文档的传统管理模式信息容易泄密,采用系统后,所有关键数据都会用MD5进行加密,所有应用系统的用户都是基于角色控制的,不是自己要处理的信息绝对看不到,保证了数据安全。

2.2 总体结构

通过对青岛市某区政府机关文档处理的一般性流程调查,结合系统开发的业务需求,文档流转系统需解决文档建模、收发、已存文档信息管理、文档日常处理、部门代码管理等问题,因此,本系统所设计开发的文档管理信息系统,拟包含邮件管理、信息发布管理、工作单发文管理、工作单收文管理、工作单管理、流程管理、系统辅助管理七个模块。

2.3 组织模型

本系统是一个以公文信息化处理为主的软件系统,系统的总体任务是实现公文流转的自动化,实现网上办公。本系统的主要任务是完成信息公告的网上发布、业务单处理过程的计算机化。本系统可以分为后台管理员、前台业务处理人员两大类用户。

其中前台业务处理根据业务流程处理的需要以及方便程序开发的需求,可以定义工作人员、业务角色、职务、职能部门和流程工作组几种模型。

(1)工作人员:对应于办公室中每一位职员,具有一定技术能力和行为能力的独立实体。

(2)业务角色:一般是指拟稿人、审核人、签发人等能够完成某项功能的人员的总称。

(3)职务:一般是指具有一定行政级别的上下等级关系。比如科员、科长、主任、部长、局长等。

(4)职能部门:对应于政府部门的组织结构划分,由各机关单位的实际科室设置情况来决定。

(5)流程工作组:执行某一个特定任务流程将所需要的人员角色等构建成的一个结构模型。

工作人员、业务角色、职务、职能部门与流程工作组之间可以具有资格关系、组成关系、设置关系和责任关系,模型图如图1所示。

图1 组织模型结构

2.4 发文流程模型

公文流转最核心任务包括发文和收文两个部分。发文过程由拟稿开始,拟稿人拟定发文内容,由该部门负责人对公文进行核稿,如有必要由核稿人指定相应的处室同步进行会签。最后文档交由领导进行审批签发,此过程如未通过,则退回至拟稿处进行重新拟搞或取消发文。发文稿通过领导审批签发后则先进行发文存档,然后由系统流转至相关职能部门进行传阅等动作。在整个发文流转过程中,从拟稿到最终领导的签发每一步在出现需要修改或者否决的情况下,文档都可以由当前处理退回至前一处理,这可能会是一个反复的过程,如果最终文档被退回到拟稿人时,拟稿人根据前面反馈有权结束发送,终止当前发文过程,工作单的发文过程模型如图2所示。

图2 工作单发文过程模型

2.5 收文流程模型

工作单收文管理模块是系统的核心模块,主要完成对收到外部文件的收文登记及收文查询流程管理。

收文过程由文书的收文登记开始。在政府机关的组织模式下,收文工作一般由秘书或文书充当接收人角色,负责对文档的收文工作,接收完成则转至拟办员处理,拟办员可以由秘书科长或是办公室主任充当。然后由拟办员将文档转至涉及到的部门或领导进行批阅,最终处理完成后由收文处进行签收归档,收文流程结束。工作单的收文流程模型如图3所示。

图3 工作单收文过程模型

3 关键技术

3.1 基于角色的访问控制(RBAC)

基于角色的访问控制方式具有灵活、易用的特点,且通常符合企业单位的职权设置规则,本系统中基于这种规则定义访问控制权限,将权限分配给各种角色,例如文档登记人、归档人、部门领导等,并将这些角色分配给相应的用户。如果部门内权利设定明确,且职责互不交叉,则可以每人设置一个角色,如果权限相互有交叉,则可以一人具备多个角色,这些都可以根据实际情况灵活设置。

3.2 M VC体系结构

从本系统的业务需求的角度来说,建立B/S结构的文档管理系统更加符合系统的需求。青岛市某区政府机关已经建立好了一个内部办公网络,十几个单位上百个科室部门在一个大楼内办公,还有部分部门在其它地方办公,所以非常适合构建一个基于Internet/Intranet结构的B/S模式文档流转系统。B/S结构模式一般是三层或四层,以三层常见,即表现层、中间逻辑层、数据库层,四层一般是Web层、业务外观层、业务规则层和数据访问层。这种多层结构如图4所示。

图4 多层结构图

(1)表示层:即我们常说的人机交互界面,它负责管理系统用户接口部分功能及系统与用户的交互操作。具体来说主要用于将系统操作结果以一定形式(程序代码定义的规则)显示在页面上;负责采集用户录入数据并进行相关校验;将输入的数据传送给系统的业务逻辑层。

(2)应用服务器层:主要负责执行系统的应用和业务逻辑,如验证数据合法性、数据处理与数据层交换等。

(3)数据访问层:由数据库服务器构成,主要负责对系统数据库的操作与维护。

4 结束语

针对文档管理的发展要求,运用Web服务技术构建了基于web的分布式文档管理系统体系结构,以此实现了政府机构的文档信息的高效管理以及跨部门、跨地域的协同工作。系统采用目前流行的.NET Framework3.5实现,结合SQL Server2005数据库,采用多层体系结构设计,使得系统获得最大的性能。系统在开发过程中严格遵循层次模型开发,即表现层、中间逻辑层、数据库层,这种分层的结构为系统提供了较强的可配置性和可扩充性。然后,运用工作流技术对文档流转业务加以抽象,建立其工作流模型,使得文档流转成为一个机动可变的过程。该文档流转管理系统弥补了传统文档管理系统的不足,为办公自动化、电子政务、知识管理等提供了很好的解决方案。

[1]罗海滨,范玉顺,吴澄.工作流技术综述[J].软件学报,2000,11(7):899-907.

[2]褚光华,吴家春.文档管理系统的设计与开发[J].现代计算机,2000,(7):27-29.

[3]范玉顺,吴澄.工作流管理技术研究与产品现状及发展趋势[J].计算机集成制造系统-CIMS,2000,(1):2-8,14.

[4]张秋余,袁占亭,郑玉峰,等.基于OA系统的工作流技术的实现[J].甘肃工业大学学报,2003,29(4):88-91.