创新高职院校系级办公室管理的对策建议

张 宏

创新高职院校系级办公室管理的对策建议

张 宏

随着我国高等职业技术教育的迅猛发展，传统的系办公室管理已不能适应新时代的需要，成为制约系级办公室管理成效甚至是高职院校发展的重要因素。文章从树立“以人为本”的管理理念、建立以师生为导向的办公室管理制度、搭建信息化管理平台、提升办公室工作人员综合素质、实施绩效管理等五个方面提出了对策建议。

高职院校；系级；办公室管理；对策建议

一、创新高职院校系部办公室管理的必要性

1.高职院校系办公室在系部管理体系中居于中心地位

系办公室是系部领导决策的重要参谋，是其管理教学、科研、日常事务的得力助手，也是系领导联系上下、协调左右、统筹全局，保证系部各项事务正常运转的重要枢纽。由于系办公室工作的内容具有广泛性和综合性，使得系办公室实际上处于系部管理系统的参谋中心、信息处理中心和组织机构中心的地位。因此系办公室工作只有不断地创新管理理念，改进管理方法，才能满足复杂的日常工作需要。

2.高职院校系办公室在系部管理体系中居于“窗口”地位

系办公室是系部的服务窗口，是对外联络、沟通的“窗口”，也是广大师生员工联系领导的“窗口”。一般无论是校外来访还是校内师生来系部办事，首先都会先去系办，系办公室工作人员的精神面貌、服务质量、工作效能，都能从侧面反映出整个系部管理层的思想作风、党群关系和机关工作效率。因此，切实改进和创新系办公室的管理和服务方式，对于全面、及时贯彻上级指示、树立良好的社会声誉和保证系部各项事务圆满完成，都有重要的意义。

二、创新高职院校系部办公室管理的对策建议

1.以科学发展观为指导，树立“以人为本”的管理理念

高校的管理理念决定了其管理成效和发展前景。党的十八大明确要求要继续深入学习和落实科学发展观，其第一要义是发展，要求高职院校要解放思想，与时俱进，不断更新系办公室的管理方式，树立现代化的管理理念，实现信息化、高效化、无纸化办公。所以高职院校要坚持以发展的眼光看待问题，注重了解国内外最新的办公室管理成果，突破传统经验的限制和束缚。

“以人为本”是科学发展观的核心和本质特征，是培养现代化管理人才，调动管理人员工作积极性、创造性，提高系办公室管理水平的关键，是当前高职院校系办公室管理的最新、最有效的管理理念。在实际执行中，它包含两个方面的内容：一是领导者要加强对办公室工作人员的人文关怀，满足他们的尊重需要，为办公室工作人员的自我实现创造条件。二是办公室工作人员也应该合理定位，强化服务意识，“以人为本”对他们来说，实际上就是以领导、教师和学生为本，从学校的领导和师生员工的实际需要出发，不断提高自身的服务意识、服务水平和办事效率，做事不推诿，真正在工作中做到能够全心全意为学校各级师生员工服务。

2.运用新公共服务理论，建立以师生为导向的办公室管理制度

新公共服务理论是以美国罗伯特·B·登哈特为代表的公共行政学者们提出的一种新的公共行政范式。其核心理念在于“充分重视民主、公民权和为公共利益服务”，[1]以凸显服务和回应性为其标志，反对传统公共行政利用控制来实现效率，强调授权和承诺的重要性，鼓励民众参与，并为实现政策目标而共同努力。这种以公民为中心的服务原则，有别于中国传统的行政管理思想，为我们创新高职院校系办公室的管理提供了很好的借鉴价值。

借鉴新公共服务理论，一方面要求高职院校的系部领导要更新管理观念。领导在管理过程中要树立民主与法制观念，行事不能独断专行、刚愎自用，而是要努力营造民主、平等的人际氛围，让办公室工作人员参与到管理和决策当中来，提高他们管理的积极性和主动性，提高办公室的工作效率。另一方面，系部办公室管理要以保障师生的合法权益为根本。在高校的师生权利、行政权力和学术权力三种权利(力)体系中，师生才是最根本，后两种权力都应为其服务。因此，系办公室工作人员应转变思维，建立以师生为导向的服务体系和管理制度。鼓励师生参与办公室管理，建立人人参与的民主管理体制，这样既增强了师生对系部办公室管理的认同感，减少执行阻力，又为实现真正的管理民主化、制度化、科学化打下基础。

3.搭建信息化管理平台，提升办公室工作的效率

当前我国高等职业技术教育蓬勃发展，各学校的办学规模日益扩大，传统的系办公室管理模式不利于工作信息的交流与沟通，容易造成办公室工作忙于应付，越来越不能满足日常的管理需要。特别随着以微电子技术为代表的第三次科技革命的深入发展，“人们逐渐意识到，改变传统的办公模式，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化已经势在必行”。[2]搭建一个信息化的系办公室管理平台，不仅可以实现信息资源共享互通，增强决策的科学性，还可以提高管理水平和效率，使办公室职能、办公程序、办公方式都发生深刻的积极变化。

高职院校要搭建信息化系办公室管理平台，应着重做好以下三点：首先，要为办公室配备现代化的办公硬件设施，主要包括：办公电脑、通讯设备以及资料输出、储存、检索设备等，这就需要高职院校加大对系办公室硬件设备的资金投入。其次，高职院校还要保证能对办公硬件设备定期加以维修与更换，对于使用时间超过规定年限的设备要及时加以更新，进而提高办公效率。最后，高职院校还要能对办公室工作人员进行必要的信息化办公培训，以确保其能够正确使用新的设备，减少因操作失误而损坏设备以及因不会使用而导致的设备闲置和资源浪费。

4.多管齐下，努力提升办公室工作人员综合素质

第一，广开办公室人员的招募渠道。采用公开招聘、公平竞争的方式，挖掘更多优秀的具有管理学、心理学知识或是具备与教学管理相关专业知识的人员进入到系办公室的队伍当中来。第二，要重视对已有办公室人员的培训，提高他们的各方面素质，要求他们具有良好的思想政治素质、良好的心理健康素质、良好的知识结构、过硬的业务素质和勇于求实及改革创新的素质。第三，要帮助办公室人员建立良好的职业晋升机制和有进有出的竞争淘汰机制。让那些工作兢兢业业，有服务意识和工作能力的人，通过踏踏实实工作一步步走上更高的工作岗位，而对于那些工作懒散，既无上进心又无敬业心的不合格员工要及时淘汰出系办公室的管理队伍。

5.实施绩效管理，建立合理的考核评价机制

绩效管理是目前国内外企事业单位在人力资源管理过程所普遍使用的管理方法之一。“它是一种提高员工的绩效和开发团队、个体的潜能, 使组织不断获得成功的管理思想和具有战略意义的、整合的管理方法”。[3]对于高职院校系办公室的管理来说，加强办公人员的绩效管理，引入竞争机制与合作机制，通过优化分配激励制度，有利于提高办公室人员素质，优化管理队伍，提升办公室管理的水平。一方面，在绩效管理的过程中可以引入目标管理。将任务、目标和责任挂钩，在任务的层层分解过程中，将办公室每个成员的工作目标具体化、明确化，使他们有自己的清晰的目标，对完成目标的给予奖励，对未完成目标的必须给予惩罚，这样就能很好地调动每个成员的工作积极性和主动性。另一方面，要规范绩效考核的评价机制，做到公平公正，考评不能只是填个表，走走形式，所以要做好以下三点：首先，要有考评制度和具有广泛代表性的考评组织；其次，考评要科学，内容要全面、完整，包括“德、勤、绩”等多方面；最后，考评的结果要反映到奖优罚劣激励行为当中，要与被考核人的薪酬、职称评定和职级晋升挂钩，让系办公室人员对工作充满希望，坚定其通过爱岗敬业、自强不息的努力劳动来实现自己人生价值的信念。

[1][美]珍妮特·V·登哈特，[美]罗伯特·B·登哈特，丁煌.新公共服务：服务而不是掌舵[M].北京：中国人民大学出版社，2004：164.

[2]彭媛媛. 新形势下高校院系办公室管理职能的拓展[J].办公室业务，2010(12).

[3]刘燕.实施绩效管理 提升高校系办公室管理水平[J].中国成人教育，2007(3).

责任编辑：陈兴安

张宏，常州轻工职业技术学院讲师，主要从事教育教学管理、学生思政教育研究(江苏 常州 213164)。

G717

A

1671-2277-(2016)05-0038-02