高校科研经费内部控制体系构建及流程优化

王思远

（延安大学经济与管理学院，陕西延安 716000）

科研经费的投入与使用是近年来我国政府与民间都十分关注的焦点，国家为保证科研工作的顺利进行和科研经费的使用科学有效，制定了一系列的法律法规。现行的这些法律法规、通知办法均在强调高校要加强科研资金的管理，在科研经费的管理中要重视预算管理工作，加强对科研经费预算方案的评估与评审，加强对各级资金拨付、流转、经费结余的管理。但是科研经费内部控制体系不完善、控制重点不清晰、责任主体不明确、监督机制流于形式、执行不严格、存在控制盲点仍是我国高校科研经费实践中存在的普遍问题。高校科研经费管理中上述漏洞的存在会严重影响科研经费的使用，进而直接影响科研工作的进行。为了能更加高效地使用高校科研经费。使财务信息更加客观真实，本文对高校科研经费内部控制的问题进行了分析，进而提出了相应的对策。当前关于科研经费的管理研究，主要集中在对科研单位内控信息化程度的探讨[1]；部分学者关注的是行业或者互联网+下科研管理内部控制体系的构建和深化研究[2]；个别研究则选取单个高职院校，或某个区域、类型的高职院校，作为案例开展内部控制应用研究分析，局限于点状研究而不见行业全貌[3-5]。总体上对科研经费内控体系构建及其优化预算调整流程、优化决算环节内部控制方面的研究，还没有确定的做法和明确的结论。所以，本研究重点也正在于体系内部的风险防控方面的设计。

一、高校科研经费内部控制存在的问题

（一）科研经费监管体制不健全

第一，缺少完善的内部监管体系，内部监督应对学校科研经费内部控制整体框架及其运行情况进行跟踪、监测、识别控制缺陷，保证内部控制持续有效。在科研经费流转的全过程中，财务部门只重视最后的结算，而轻视了项目之前需要的投资成本的预算，科技管理部门只重视项目最初的立项，忽略了后期的跟踪，再由于缺乏审计处有效的参与，导致无法对项目经费的使用做到全程监督。第二，我国相关体制不健全，目前实行的体制中缺少一套健全的科学合理的体制以及管控措施，在实际情况中，可操作性低。

（二）流程设计不完善

由于科研活动具有不确定性，哪怕科研申报的预算编制做得再完善，在科研项目的实际操作中多多少少都会存在一定偏差，这也是为什么预算控制中会允许有预算调整的环节。正是考虑到这一点，国家2014年出台了相关文件，对科研项目的预算调整做出了相关规定，文件中赋予科研人员相对多的自主性，以应付科研活动的种种不确定性。更为喜人的是，文件也对课题经费结余资金的使用做出了规定，允许课题单位将其用于课题后续的相关研究工作，但其支出更为严格。大多高校目前的课题经费控制仅仅能够做到表面上有效，大部分的经费使用控制流于形式，没有能够充分识别课题经费的使用是否与课题相关，是否能够带来预期的效果，对课题的执行效果也没有系统地进行审查。

（三）科研经费相关的组织结构设立不合理

科研经费管理主要涉及科技、财务、国有资产。实验室管理、审计等部门，其主要职责是：科技管理部门负责科研项目申报、合同签订，科研经费报销审核及科研项目中期检查、项目验收、成果鉴定、奖励申报等工作。财务部门负责科研经费的管理和核算，指导项目负责人完成其职责，审查项目决算等；国有资产及实验室管理部门主要负责全校仪器设备采购、验收以及日常管理工作。审计处对科研经费管理和使用进行不定期审计或专项审计。

通过调查研究，各部门相对独立，设置主要采取直线职能制。以直线为基础，在各主管领导之下，设立科技处和财务处等，实行领导垂直式管理，各部门分别从事各自专业管理，有利于科研经费的集中管理，统筹安排。但这种模式也有不足之处：科技处，侧重于项目技术层面的管理，注重争取项目、多出成果或提取管理费，只关注项目的申请及命中率，不跟踪科研经费的使用；而财务部门按照科技处提供的项目任务进行核算，不参与科研项目的运作，不了解科研经费的筹集和运用情况，不熟悉科研项目的进展，只是对费用进行简单的核算，缺乏对科研资金的筹集和运用全过程的综合管理和有效监督，容易出现部门职能独立，导致项目与经费管理相脱节等。

二、高校科研经费内部控制体系的构建

（一）优化组织机构

为了更好地提高、重视科研经费内部控制工作的执行效率，现针对高校科研经费内部控制涉及相关部门进行组织机构的优化，建立科研经费内部控制管理委员会，委员会下设办公室，下设在财务处，由院长任委员会主席，财务处处长担任办公室主任，负责委员会的日常事务。具体委员涉及到学院院长、副院长、财务处、科技处、审计处、国有资产处、实验室管理处、各院系、项目课题组、技术骨干等，见图1。高校科研经费管理委员会的成立更能促进各部门之间良好的沟通配合，提高科研管理的效率，确保科研管理职能的发挥[6]。

图1 科研经费管理组织机构优化

（二）高校科研经费内部监管体系的三维模型构建

高校立足于监管的过程、节点、影响因素三个方面，因此构建一个适合自身科研经费使用情况的监管体系极为重要，见图2。第一维度：监管的过程，其实质就是按照科研经费控制的时间顺序，从立项前、执行中、验收三个阶段进行全方位、全过程的监管。第二维度：监管的节点，具体到高校的科研经费控制，就是对科研经费的预算工作、执行工作、决算工作进行全方位、全过程的监管。第三维度：影响因素，具体要处理好监管过程中理念、对象、方法三者之间的关系。在该三维监管模型中，科研经费的监管过程和关键控制点相结合的行为实际上对监管起到了定位作用，也就是说通过该二维可以对科研活动所处的阶段以及应该控制的内容进行区别对待。最后加上监管的影响因素，可以制定出相应的监管策略与方法。

图2 高校内部监控控制模型

三、高校科研经费相关流程设计的优化

（一）优化课题立项流程

立项流程优化有利于完善高校内控机制，提高内控管理效率，而要实现课题研究立项流程优化，应该在流程设计和实施过程中保证客观、公正、高水平地完成立项咨询工作，应该保证在征集课题、评审、审批各个环节的公开公正，这既需要设计科学合理的评估程序，构建可行的项目评估指标体系，设计和采用科学合理的评估方法，也需要构建起科研项目立项流程优化的基本制度保障，实现内控长效机制的建立。具体来看，要在三个具体环节上把好关：第一，征集课题。在上级部门发布相关课题征集通知后，科技处应及时在院内进行发布动员，科研教学单位在接到通知后，应及时组织科研力量进行研究论证，分析课题申报的可行性与操作性，在申报立项之前就做好课题的论证工作。第二，评审申请书。为保证课题评审结果尽可能公平有效，科技处应该保证课题申请书编制人员与相关评审人员分离，没有任何接触，并对专家出具的建议书进行痕迹化管理。第三，逐级审批。在该环节，科研申报人员应坚持逐级评审原则，在院系领导审批、科技处审批的基础上向学院分管领导进行逐级审批，最大限度地做到审批的有效性。最终的对科研研究项目的评估指标体系实现系统、全面构建，以构建该阶段的长效机制[7]。

（二）控制预算编制环节

高校科研项目研究也应该重视预算编制环节的控制，应做好问题的分析，采取切实有效的措施和方法，强化预算编制的质量和效果，强化过程管理，提高产出效率，提升科研成果质量。科研项目的预算管理是围绕项目申报、实施、验收的一系列科研管理活动，只有学校科技处、财务处、项目负责人、审计处等多方合作，从项目预算源头控制，参与科研项目全过程管理，审计检查中暴露出的科研经费使用问题才会逐步减少。第一，为强化预算工作整体控制力，高校科研团队要积极完善预算编制的方法，将预算科目细化到最小项，尽可能考虑所有影响科研活动的细节，发挥预算控制的真正约束力。第二，针对预算编制人员的相关知识欠缺问题，在预算编制环节中要充实相关财务与审计知识，为预算编制工作打好基础，必要时积极主动邀请财务人员全程参与到预算编制工作中来。第三，为应对预算编制中存在的风险，高校的科研团队要将预算编制工作程序化、制度化，明确职责。项目组负责人作为团队第一负责人，要主动对照编制要求与标准，合理提出费用预算的宏观数据，并充分征求财务处、科技处、国有资产及实验室管理处、审计处等部门的意见，财务处作为预算编制的把关人员应及时对提交的编制方案进行初审工作，并及时反馈给项目组成员。该阶段，应该使用全面预算管理，将收入、支出、投资、融资等所有关键问题融合于一个体系之中，认真做好预算编制工作，为后续的预算执行和预算考核打下坚实的基础，应充分认识到全面预算编制环节的主要风险，并采取相应的控制措施，确保高校科研发展战略的实现。

（三）控制经费支出环节

应根据高校的规模、机构设置、财务状况等建立评价机制，对内部控制制度的建立和执行情况进行考查，并作出评价。对内部控制中的具体问题，特别是对差错、浪费、损失、非授权使用或滥用职权等敏感问题进行评价，找出失控的原因，提出相应的改进、补救措施。特别是在四个环节上做好工作，是实现经费支出环节控制的关键：第一，详细的规章制度有助于减少业务风险。健全的科研经费管理制度有助于科研经费管理控制制度化、规范化、科学化、流程化。高校应将费用的支出明晰化、制度化、流程化，从高校现有的科研经费管理规章制度中剔除过时的、不合理的制度，引入先进的、科学的制度，对办公费用支出、差旅费用的报销、科研招待费用的支出、会议费用的支出、交通住宿费用的支出进行明细化的规定，对上述费用的支出设置不同的档次审批权限。第二，做好科研费用支出的审批工作。目前各高校和企业比较流行的做法是对不同额度设置不同的审批权限，即分额度审批，是谁的权限就由谁审批，严格杜绝超范围的审批[8]。第三，制定费用支出标准。涉及到科研经费的支出标准制定时，要充分考虑尽有的可能，根据科研项目的实际情况，列支不同的科研经费支出标准与使用范围，对费用的支出范围和标准应做到巨细靡遗，比如人员差旅费、招待费、交通费、住宿费、会议费、耗材使用费具体包括哪些，哪些能够支出，哪些不能够支出，对于不能够支出的坚决杜绝报销。第四，加强原始单据的审核工作。财务部门对于科研项目组提交的原始单据进行严格审查，单据是否真实、内容是否合规、金额是否符合要求、是否有审批，审批权限是否正确、用途是否清晰等。比如科研人员在报销差旅费用的时候，科研人员出差的时间、地点、事由、人员构成必须明确。通过各环节的过程管理，编制内部控制评价报告，内部控制评价报告必须对经费支出内部会计控制作出评价，就是对内部会计控制制度的完整性、合理性和有效性进行分析及价值评定。由于内部会计控制的完整性、合理性和有效性直接影响着高校科研工作业绩目标的实现，所以认真组织好内部会计控制的评价，制定评估报告、过程管理具有重大意义。

（四）优化预算调整流程

近年来，高校科研经费使用采取项目进度拨付制，即使高校内部项目经费也不例外。当然，进度拨付将带来预算调整的问题，所以，对预算调整流程的优化和监控管理非常重要。

高校对项目预算调整实行规范化管理是非常重要的，通过规范化管理，可以加强项目监控管理、提高项目投入产出效率，提高高校的经济效益，促进可持续发展[9]。为实现以上目标，需做好三个方面工作：第一，判断预算调整属于的类型。如在科研项目组向财务处和科技处提出预算调整申请后，相关人员应该及时、准确地判断出此次调整属于什么类型，即判断其属于院校内部权限还是属于上报经费拨付权限的单位进行调整，无论属于哪种类型都应及时报告有关负责人。第二，上报预算调整申请与审批。如果预算调整类型审批权限属于学院内部，财务处与科技处在上报处室负责人之后，应充分参考项目课题任务书，对调整的合理性进行认真考量，经过考量之后，如果确实需要调整，则根据相关管理办法进行进一步的审核并及时调整。如果判断属于经费划拨单位的预算调整，应首先判断其合理性，对于明显不在调整范围内的，或者调整不符合相关制度规定的，应该不予调整并退回；对于符合规定的应及时上报经费划拨单位进行进一步审核，并随时做好沟通反馈工作。第三，预算调整得到批复后的处理。不论属于哪种类型的预算调整，一旦得到批复，不论批复结果如何应该第一时间反馈给科研项目组，并做好相应的解释工作，另外要将批复后的预算调整方案进行重新归档处理并交由财务处保管，以更新原有的预算方案。

四、结语

通过对校内预算管理流程的优化和整合，形成一条符合预算管理和信息管理规律的主流程，将使预算管理工作由不确定走向确定，由粗放走向精细，使和预算相关的信息依附流程流动，各预算责任单位通过流程得以衔接，预算执行得以控制，预算工作效率得以提升，预算管理工作的局部最优必将实现学校管理工作的全局最优，进一步提高项目投入产出效率，实现高校持续发展，这也是高校对科研项目管理的终极目标。