地方高校图书馆编目业务外包创新模式探索——以惠州学院图书馆为例

彭丽香

(惠州学院 图书馆，广东 惠州 516007)

编目业务外包作为一种低成本、高效率的有效工作途径正被越来越多的图书馆所采用，这是图书馆编目工作的发展趋势。编目业务外包解决了高校图书馆工作负荷不均、专业编目人员不足等问题和矛盾，使得图书馆的工作环境更加和谐有序。通过外包编目工作，也使图书馆得到了许多优惠和附加的免费服务，使图书馆能够对业务流程、人员配置进行重新整合，降低了图书馆的运作成本［1］。惠州学院图书馆作为地方高校馆，也于2004年开始试行业务外包这一新兴的编目工作模式，并取得了一定成效，同时也遇到了不少难题。如何才能解决这些问题，并寻求一种适合本馆的外包模式，使编目业务外包工作的运行有一个良性的发展，是该馆近几年不断努力探索的议题。

一、编目业务外包传统模式的实践

2004年至2006年，为了达到国家教育部的评估标准，惠州学院连续三年加大了对图书经费的投入，同时进行图书采购的院内统一招标。面对年进书量达到十几万册，而编目加工人员无法相应增加的困境，该馆在招标时额外增加了由书商无偿提供部分编目业务外包服务的条款。具体做法是:书商提供图书CNMARC数据，学院图书馆编目员负责分编;图书加工方面则要求书商提供粘贴磁条、盖馆藏章等业务。2006年惠州学院通过评估后，该馆在藏书总量达标的情况下，每年只需完成生均4册的购书任务，年进书量有所减少，依然延续编目业务部分外包的做法。初期的这种外包方式能够适当减轻采编部的工作压力，编目质量也较易控制，但解放出来的人力比较有限。

2010年开始，惠州学院的图书采购被纳入政府的招标体系，同时图书的编目和加工作为招标的售后服务条款被正式列入合同。每年书商均会派员工到该馆实地进行所购新书的编目、加工。图书馆原有专职编目员5名，加工员3名，实行编目外包以后，专职编目员减为2名，加工员减为1名。这种外包模式为该馆节省了新书编目的人工和加工的材料费用，缓解了图书馆编目人员不足的困境。但凡事皆有两面性，在具体实施过程中也遇到了不少问题。比如个别中标书商在投标时提供的图书售后服务方案存在造假现象，没有真正的实力进行编目业务外包，但此时合同已经生效，图书馆无法中途更换其他书商，最后这部分无法由中标书商完成的编目业务只能被迫再次进行转包。有的书商虽能提供基本的编目业务外包服务，但也存在很多不足之处，如选派的编目员稳定性不强，专业水平欠缺;编目和加工质量欠佳;每年都会出现因外包编目员的变动而需要由图书馆重复对新外包编目员进行岗前培训的现象;编目加工的进度较难控制，容易造成由于新书积压或图书上架太集中，给流通阅览部门造成压力等后果。所有这些弊端严重影响了该馆整个编目乃至流通、阅览的正常工作。

二、编目业务外包新模式的探索与实践

传统编目外包模式所存在的弊端对学院图书馆造成了极大的困扰，促使该馆不断探索并力图寻求一种符合其实际情况并让图书馆和书商双赢的外包模式。

(一)编目业务外包新模式的探索

2013年学院图书馆采编部与中标书商不断沟通，并共同探讨编目业务外包的问题。书商的主干业务是图书销售，编目业务并非其强项，他们希望能够与该图书馆共同探讨以寻找到较好的解决途径。学院图书馆对编目外包业务开展得比较好的异地图书馆进行了相关的考察与调研，发现在种种针对编目业务外包的改进和创新的实践中，比较有效且被采用较多的有如下两种模式:

1．馆内自行解决编目外包业务

有些图书馆为保证编目质量，主动放弃了书商提供的免费编目服务。也有图书馆把编目业务转包回来，由书商提供相应的CNMARC编目数据，并支付一定的报酬，安排馆内工作人员完成编目业务［2］。这种方法虽然可以解决上述的很多问题，但似乎又回到了原点，违背了实行编目业务外包的初衷。很多图书馆正是因为人力不足等原因才实行编目业务外包的，如果又转包回来，依然没有足够的人力去完成，而且这部分报酬归图书馆所得是否合理，报酬如何分配也是一个比较棘手的问题。

2．聘请学生承担编目外包业务

部分高校图书馆充分利用勤工助学的优势，协助书商聘请学生承担部分编目工作，取得一定的成效。近两年为了解决编目业务外包过程中所产生的诸多问题，学院图书馆也尝试让学生助理参与编目加工工作。但学生助理能否承担起书商的所有编目外包业务，则存在着很多问题:学院图书馆每年的编目业务量过大，图书分编工作较复杂不易掌握，而学生的流动性强，队伍不够稳定，工作时间不好控制，需要不断重复培训。学院图书馆希望能够培养一支长期稳定的编目外包队伍，而学生参与编目业务只能作为一种辅助的手段［3］。

通过对上述两种模式的综合分析，学院图书馆借鉴其中的一些经验，结合该馆的实际情况，提出了聘请该馆合同制人员利用业余时间来兼职完成书商的编目外包业务的设想。这一设想的理由体现在:(1)学院图书馆的合同制人员队伍具有年轻化的特点，学历和职称较高，熟悉图书馆的各项业务，便于培训上岗。(2)合同制人员的工作多为轮班制，有较多业余时间兼职，而且因自身收入不高的原因参与兼职的欲望比较强。(3)不影响该馆其他工作的正常运行，兼职人员由馆内统一安排管理。这一设想得到众多书商的一致认同，认为聘请合同制人员兼职编目比较理想，它能够使馆方和书商双方得利，书商能减少一定的费用，解决其编目能力不足的问题，图书馆又可以控制编目的质量和进度，保证整个编目工作的顺利开展。

(二)新的编目外包模式的具体实施

在决定使用新的方案以后，学院图书馆采编部管理人员与书商共同制定了详细的实施方案并付诸行动。

1．制定用人计划和工作要求

首先由图书馆采编部制定出兼职编目员的招聘人数、兼职条件和工作要求，再由书商按拟定条件在该馆合同制人员范围内进行招聘，薪酬由书商和兼职人员双方商定。

(1)招聘人数:按学院图书馆年进书量来确定，2013年的购书经费220万，预计可购入7万余册图书，拟招聘4－5名兼职编目业务员，负责完成本年度新书编目工作。

(2)兼职条件:参与图书分编工作的人员需具有大专以上学历，熟悉该馆图书分类排架规则，有一定的计算机操作水平，熟练运用汉语拼音。他们负责全年所购新书的编目修改、取著者码、贴条码、打印书标等工作。图书加工优先考虑具有多年图书加工经验、动手能力强的员工，承担新书盖馆藏章、加磁条、粘贴书标、加保护膜等工作。

(3)工作要求:严格按照馆内有关工作规则进行编目、加工，保证每周工作时长不少于规定时间，编目差错率不超过2%。

2．进行岗前培训

在确定人选以后，学院图书馆对新上岗的兼职人员进行了岗前培训。培训以一对一的方式进行，由该馆专职编目员对兼职人员传授编目理论知识并进行实操训练。兼职分编人员与专职编目员一样，有独立的办公用机，有独立的系统工号，这样便于工作中互相沟通，便于专职编目员随时了解兼职人员的情况，及时给予帮助［4］。图书加工工作聘请的则是学院图书馆有多年图书加工经验的合同制人员，他们动手能力强，效率较高，因此只需制定严格的加工标准让他们参照使用，并定期进行质量检查。经过一个星期的动手实践，兼职工作人员基本熟悉了各项工作要点，很快进入工作状态。

3．加强审校，严把质量关

书目数据是图书馆自动化建设的核心［5］。学院图书馆采编部指定专人负责检查兼职人员的工作进度和质量，对兼职编目员完成的数据逐一审校，对每一道工序进行审核，及时发现问题并解决，降低差错率，确保馆藏书目数据的质量，把质量管理与审核贯穿于编目业务外包实施的全过程［6］。经过半年的实践，学院图书馆的合同制兼职人员顺利完成了3万多册新书的分编加工工作，取得初步成效。

(三)新的编目外包模式的有利之处

通过半年的尝试，学院图书馆合同制人员兼职完成编目外包业务的好处逐渐显现:它摆脱了以往编目外包造成的不可控制的局面，使该馆的编目工作在各个方面都有所进展。

1．保持编目员队伍的稳定性

以往每年更换书商以及由此带来的书商编目员的变动，增加了图书馆的人工培训成本。人员变动需要重新培训，重新熟悉业务工作和满足图书馆的个性化需求，这就使学院图书馆员工必须付出相当大的管理、培训、指导成本，无形中增加了管理者和专业编目员的压力。合同制人员以主人翁的态度参与编目业务外包，有利于保持编目员队伍的稳定性，确保每年编目业务外包工作的顺利开展。

2．提高编目工作质量

图书编目是一项技术性、专业性、延续性较强的工作，它需要较长的工作实践才能积累经验。相比外包编目员的临时性和非专业性，学院图书馆的兼职人员具有很大的优势，他们在图书馆工作多年，对该馆的馆藏体系、分类特点有比较深刻的认识，通过上岗培训和工作经验的不断积累，能更快更好地掌握该馆特有的分编规则和细则［7］。由于兼职和专职编目员都是图书馆的员工，他们的沟通或交流更为顺畅，他们经常一起探讨工作中出现的各种问题，对双方的工作都起到促进作用，使该馆的编目工作在数量和质量上均能达到一个全新的高度。

3．保持编目加工的有序性

由于学院图书馆的中标书商大多在异地，每次往返两地完成编目外包任务都要考虑路费、住宿费等成本问题，因此书商编目员到所在馆的工作都是阶段性的突击加工，往往是从早做到晚，完成编目的图书在短期内堆积如山。新书大量集中入库又给流通、阅览部门造成了工作压力。兼职人员利用空闲时间工作，每天都保证有2－3人在岗，使整个编目工作有条不紊地进行。图书馆还按照图书的时效性分配编目加工次序，如优先加工考级类、外语类、计算机类等热门图书，尽早让这些图书上架与读者见面。

4．拓宽合同制人员的职业发展空间

惠州学院图书馆的合同制人员达全馆总人数的三分之一，且有继续扩大所占比例的趋势。他们大多固定工作在一线的流通、阅览部门，较少有机会参与别的部门的工作。事实上合同制人员中并不缺乏人才，他们年轻好学、精力充沛，需要有更多的舞台来施展才能。通过参与编目业务外包工作，他们的职业有了新的发展空间。他们在创造价值与获得回报的同时，也是实现自我发展的一个过程。这有助于提高他们的工作满意度和敬业度，同时也能增强他们对图书馆的归属感。

三、几点思考

(一)树立编目外包工作模式的新观念

为了图书馆的长远发展，必须树立先进的编目外包服务理念和探索新的服务模式。不少高校图书馆在这方面不懈努力，如前文所提到的馆内转包模式、学生助理参与模式、合同制人员参与模式等，这些都是有益的尝试。每个高校图书馆的类型不同、规模不同、需求不同，所面临的环境和问题也不尽相同，符合每一图书馆实际的才是最好的。

(二)掌握编目外包模式的主导权

目前图书招标体制的不完善，造成很多图书馆无法充分自主选择满意的书商，中标书商往往有数家，他们提供的售后服务大多不尽理想，今后要避免这种情况的出现，由图书馆自主选择编目外包的模式是较好的解决途径。图书馆必须制定并与书商签署有效的合同，形成书面文件，使书商有标准可依。例如，可以把招聘学院图书馆合同制人员承担编目外包工作的条款作为个性化要求列入招标售后服务的相关合同中，形成事实合约。

(三)重视馆员队伍的建设和协调发展

随着业务外包事业的发展，有些图书馆已经不局限于编目业务外包，也尝试把流通服务、信息系统建设、后勤管理等业务进行外包。业务外包后图书馆的组织结构和服务模式发生了变化，这个时候就要本着“一员多能”的原则来培养人才，这样既能确保图书馆在任何情况下都能提供最基本的服务，又可以让馆员的工作具有差异性和丰富性，提高他们的工作积极性。对非事业编制的馆员，图书馆应加大对他们的关注度。目前高校图书馆的人事呈现出一种共性，一方面是越来越紧张的事业编制，一方面是非事业编制人员的比例不断上升。近几年由于惠州学院的人才引进政策偏向于教学，图书馆很难争取到事业编制来吸引人才，只能引进合同制人员。图书馆应重视合同制人员的培训和培养，给予他们充分的职业发展空间，促进他们的自我发展，有意识地进行横向的轮岗锻炼，使之具备多个关键业务和职能领域的经验［8］，让他们与在编人员形成优势互补，保障图书馆外包事业的持续稳定发展，使图书馆的工作效率和服务能力提升到一个崭新的高度。

［1］张淑梅．高校图书馆编目业务外包利弊及对策［J］．晋图学刊，2011(3):41－42．

［2］郑喜胜．高校图书馆编目外包模式实践研究——以韩山师范学院图书馆为例［J］．河南图书馆学刊，2012，32(3):98－100．

［3］熊建莉．编目业务外包的特殊形式——学生助理参与图书馆编目的实践与思考［J］．农业图书情报学刊，2011，23(1):84－86．

［4］张艳．高校图书馆编目外包的管理与实践——以湖北大学图书馆为例［J］．图书馆学刊，2013(1):24－27．

［5］黎邦群．OPAC书目纠错功能的设计与实现［J］．大学图书馆学报，2012，30(1):59－63．

［6］王江．高校图书馆文献编目创新应对策略探究［J］．农业图书情报学刊，2011，23(6):68－70．

［7］吴海霞，朱志伯．编目外包的实践与思考——以南通大学图书馆为例［J］．农业图书情报学刊，2011，23(12):128－130．

［8］黄晓芳．公共图书馆阅读推广工作探讨［J］．河北科技图苑，2011，28(1):19－21．